Протокол

Протокол — один з найпоширеніших документів колегіаль­них органів. У ньому фіксують хід і результати проведення збо­рів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена осо­ба. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й се­кретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

Стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолю­цію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою “Слухали“ — назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол зано­сять також запитання доповідачеві та конспективний запис ви­ступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відпо­віді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плів­ці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Протокол має такі реквізити:

- Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

- Порядковий номер протоколу.

- Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначен­ням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

- Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

- Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку зазначають місце проведення (назву міста).

- Кількісний склад учасників, який пишуть з нового ряд­ка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10—12 осіб, то зазначають усіх присутніх.

- Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конферен­ції, наради (голови, секретаря, членів президії).

- Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на збо­рах, нараді або конференції. Питання в порядку денному фор­мулюють у називному відмінку.

- Текст.

- Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

- Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які від­повідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: “Слухали“, “Виступили“, “Ухвалили“.

Слово “Слухали“ друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказу­ється, що текст додається.

Так само оформляється розділ “Виступили“.

У розділі “Ухвалили“ повністю записується прийняте рішен­ня, що може складатися з одного чи кількох пунктів або з кон- статувальної частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної ко­місії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — ре­зультати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

1.За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номе­рами, документи, що стосуються одного протоколу, — за поряд­ком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорю­ване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Крім повного протоколу є ще коротка форма — витяг з про­токолу. У витягу зазначають прізвища та ініціали тих, хто ви­ступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазна­чають, кому його вручено чи надіслано.