ПРИНЦИПЫ ЭФФЕКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Как показывают многочисленные исследования, из каждых ста менеджеров только один имеет достаточно времени. Сегодня время — это не только деньги. Оно дороже денег. Время необратимо. Его нельзя умножить и накопить. Неисполь­зованное время уходит безвозвратно.

Перед каждой страной стоит проблема научиться экономить время деловых людей и руководителей.

Даже квалифицированные, опытные менеджеры порой допускают достаточно типичные ошибки: переносят принятие решения па потом, выполняют работу не до конца, стремятся делать все сразу или все сами, не умеют правильно разграничить функции между подчиненными, недооценивают значение планирования личной работы, не верят в возможность эффективной организации личного труда.

Зайверт называет тридцать самых главных причин потерь времени.

30 «ПОГЛОТИТЕЛЕЙ» ВРЕМЕНИ

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их реше­ния.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.

7. Чрезмерное чтение корреспонденции.

8.Скверная система досье.

9.Недостаток мотивации (безразличное отношение к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

11. Недостатки кооперации или разделения труда.

12. Отрывающие отдела телефонные звонки.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «Нет».

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечения (шум и др.).

19. Затяжные совещания.

20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

22.Болтовня на частные темы.

23.Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25.Синдром «откладывания».

26.Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).

28.Спешка, нетерпение.

29.Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Чтобы успевать делать больше в меньшее время требуется всего два качества: организованность и самодисциплина. Для того чтобы их выработать у себя, необ­ходимо следовать ряду правил:

• точно определить свою цель;

• составить план ее достижения;

• сосредоточиться на главном;

• придумывать себе стимулы;

• установить твердые сроки;

• научиться быть решительным;

• научиться говорить «нет»;

• не увязать в телефонных разговорах;

• приобрести привычку записывать все самое важное;

• ликвидировать досадные помехи;

• научиться слушать, отказаться от шаблонных подходов;

• не упускать из виду мелочи;

• приступать к делу сразу же;

• полнее использовать время;

• следить за использованием свободного времени;

• ежедневно контролировать выполнение намеченного;

• менять занятия;

• уважать свое время.

Соблюдая эти правила, вы окажетесь в том мире, где время перестанет быть вашим противником.

Для того чтобы правильно организовать свое время, нужно уметь его учитывать и анализировать.

ЗАКОН ПАРЕТО В ПЛАНИРОВАНИИ ВРЕМЕНИ

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соот­ветствии с законом Парето, 80% всех результатов достигается нами в течение 20% по­траченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказывает­ся, времени у нас может хватать. Ведь по-настоящему продуктивно оно используется лишь па 20%.

Суть четвертого поколения, занимающегося управлением временем, по мнению С. Кови, можно уяснить по матрице, приведенной в табл. Исходная идея заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.