Итак...
• Поставьте телефон в удобное место.
• Запомните советы, которые только что прочли.
• Сделайте так, чтобы с вами всегда можно было связаться.
Желаем успеха!
ПРАВИЛА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ
Мудр, кто знает нужное, а не многое.
Эсхил
Вопросы
1. Как пишется дата при отправке письма в Европу: а) месяц, день, год; б) день, месяц, год?
2. То же— при отправке письма в США.
3. Приняты ли в международной переписке сокращения написания дат типа 21.03.1996?
4. Где ставят исходящий номер на фирменных бланках при отправке письма за рубеж?
5. Какую дату ставят на письме: написания или отправления ?
6. Где ставят точки в адресе и дате при отправке письма за рубеж?
7. Сколько интервалов отступают при Печатании с красной строки?
Ответы
1. При отправке письма в Европу дату пишут так: день, месяц, год. Например, 21 марта 1996.
2. Письмо в США датируется следующим образом: название месяца, число, год. Например: May 3, 1996.
3. В международной переписке не приняты сокращения в написании дат. Название месяца пишут полностью (словом).
4. Исходящий номер на корреспонденции за рубеж писать не принято. Поэтому его ставят только на копии пиеьма, остающейся у вас.
5. На письме ставят дату его отправления, а не написания.
6. При написании адреса и даты точки не ставят нигде.
7. При печатании с красной строки отступают 5 интервалов.
Вопросы
8. Допускается ли перенос слов в тексте, предназначенном для отправки за рубеж:?
9. Где указывают наименование адресата, адрес? Где пишут обращение к адресату?
10. Какими словами принято начинать письменное обращение к адресату?
11. В каких случаях при обращении к зарубежному партнеру можно указывать только его фамилию, без имени и инициалов?
12. Какой максимальный объем письма принят для коммерческих предложений ?
13. Какова стандартная концовка делового письма?
14. Какие слова в письме за рубеж пишут с заглавной буквы ?
Ответы
8. За рубежом не приняты переносы слов в тексте.
9. Наименование организации, фамилию адресата и адрес печатают в левом верхнем углу листа, немного ниже даты. Ниже на той же стороне листа пишут обращение к адресату.
10. По-русски обращение должно начинаться словами: «Уважаемый...», или «Дорогой...» По-английски — Dear Mr (Mrs), если адресат мужчина (женщина).
11. При обращении к зарубежному партнеру фамилию без инициалов пишут только в случае, если перед фамилией указывают ученую степень и (или) ученое звание.
12. Деловое предложение, напечатанное через 1,5—2 интервала, должно укладываться в 1 — 1,5 страницы формата А4.
13. Традиционно деловые письма заканчиваются словами благодарности за сотрудничество и надеждой на его продолжение. И затем, перед вашей подписью — «С уважением...», «Искренне Ваш...».
14. С заглавной буквы кроме собственных имен пишут прилагательные, обозначающие национальную принадлежность (English, Russian); слова в названиях фирм; полные и сокращенные названия месяцев и дней недели; названия должностей; сокращения названий городов, государств, улиц, дорог; названия торговых марок и товаров.
Вопросы
15. Вкаком порядке заполняют конверт для зарубежного письма?
16. Обязательно ли посылать перевод вашего письма на язык зарубежного партнера?
17. Вы получили из-за рубежа факс с деловым предложением. Каким временем вы располагаете для ответа ?
18. В течение какого времени принято отвечать на письменный деловой запрос?
19. Каков срок ответа на сообщение по электронной почте?
20. Должностное лицо посылает поздравление в другую фирму. Кому оно должно быть непосредственно адресовано?
21. Можно ли использовать визитную карточку для поздравления ? Если да, то как; если нет, то почему.
22. Означает ли отсутствие ответа в срок, что на вопрос просто не готовы ответить?
23. Вы пишете деловому партнеру впервые. С чего вы должны начать свое деловое предложение?
24. Если ваше письмо занимает более одной страницы, нужны ли какие-либо указания на это?
25. Как необходимо сложить листы с текстом письма: текстом внутрь или наружу? Какие письма не рекомендуется сгибать?
Ответы
15. Сначала пишут «кому», а затем — «куда»; перед фамилией адресата (инициалы пишут перед фамилией) — обращение Mr (мистер) или Mrs (миссис).
Если письмо не личное, указывают должность адресата. В случае отсутствия адресата в момент получения письма имеет право вскрыть тот, кто замещает адресата.
Следующая позиция — название фирмы. Затем номер дома, название улицы и города, штата (земли). В самом конце — почтовый индекс и название страны.
16. Желательно посылать письма на двух языках — родном и языке партнера. Это позволит избежать ошибок, связанных с языковыми особенностями.
17. На послание, полученное по факсу, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных дней.
18. На письменный запрос принято отвечать в течение 10 дней. Если этот срок для вас нереален, то сразу по получении надо известить об этом адресата. В этом случае вы имеете право на ответ в течение 30 дней.
19. На информацию, полученную по электронной почте, необходимо отвечать в течение суток, не считая выходных.
20. Поздравление следует адресовать лицу той же должности, что и у поздравителя.
21. Визитную карточку можно использовать для поздравлений, рекомендаций, соболезнований и т.п. Как это следует делать, описано в параграфе 10.2.
22. Отсутствие ответа в установленный срок воспринимается однозначно: не ответивший — невоспитанный человек. Принято отвечать всегда, даже если ответить по существу нечего. В этом случае приносят извинения, что не могут дать исчерпывающий ответ.
23. Если вы пишете партнеру впервые, необходимо представить свою фирму, ее цели и задачи, виды деятельности и интересы. Еще лучше приложить буклет с подробной информацией о фирме. Его текст желателен на языке адресата либо на английском.
24. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце каждой (исключая последнюю) пишут: «Продолжение следует». Страницы (начиная со второй) нумеруют арабскими цифрами.
25. Листы письма складывают текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, отправляя в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать пополам и даже вчетверо.
Вопросы
26. Какие сокращения приняты за рубежом при написании должностей и званий?
27. Какое значение придают за рубежом формальным сторонам корреспонденции?
28. Что можно сделать для ускорения доставки корреспонденции за рубеж?
Ответы
26. Сокращения, используемые при написании должностей и званий: Ph.В. — бакалавр философии; Ph.M. — магистр философии; Ph.D. — доктор философии; B.L. (LL.B.) — бакалавр права; LL.M. — магистр права; Dr. — доктор; LL.D. — доктор права; B.S. (B.Sc.) — бакалавр естественных наук; M.S. k(M.Sc.) — магистр естественных наук; Sc. D. — доктор естественных наук; А.В. — бакалавр гуманитарных наук; L.H.D. — доктор гуманитарных наук; [М.В.А. — магистр экономики и управления; Mgr. — менеджер; asst. — ассистент; atty. — адвокат, поверенный в делах; Eng. — инженер; СЕ. — инженер-строитель; Е.М. — горный инженер; М.Е. — инженер-механик; G.M. — генеральный директор; Dir. — директор; Pres.— президент; Prof. — профессор; V.P.— вице-президент; V.C. — заместитель председателя; Esq. — эсквайр.
27. Современные формы переписки, принятые в международной практике, сложились около 150 лет назад в Англии. За рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. И чтобы не испортить первое впечатление о себе, необходимо учитывать отмеченные выше нюансы.
28. Обычно международные почтовые отправления идут в некоторые страны в течение месяца и более. Ускорить прохождение писем можно несколькими способами. Если в городе есть международный почтамт (или его отделение на Главпочтамте), то лучше отправлять письма оттуда.
Международная ускоренная почта (МУП) намного дороже, но гарантирует доставку корреспонденции за 2—4 дня.
У нас работают представительства международных компаний, предлагающих услуги по экспресс-доставке документации и посылок в любую страну мира через сеть своих представительств. За небольшую дополнительную плату в страны Европы доставка осуществляется в течение 24 часов.
Дата добавления: 2014-12-01; просмотров: 2707;