Этапы поиска документной информации

Этапы поиска документной информации:

ü установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы;

ü установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя;

ü определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя;

ü определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами;

ü визуальный просмотр единицы хранения с целью выявления необходимых документов.

В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме: архив — фонд — опись — единица хранения), по кото­рому можно найти требуемый документ в архивохранилище. После выявления единицы хранения можно использовать хра­нящиеся в ней документы.

Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей

Характеристика информационного обеспечения пользователей

Информационное обеспечение пользователей может быть либо
по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.

Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе на­звания организации или фамилии, имени, отчества запра­шивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хроноло­гических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее ин­формация в запросе, тем больше исходных данных для его вы­полнения.

Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и со­держании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня доку­ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их хроно­логии и поисковых данных.

Понятие, содержание запроса и виды ответов архива

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

ü 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой ар­хив и извещения об этом запрашивающего;

ü 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному ап­парату архива;

ü 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архи­ва. Ответом архива являются архивная справка, архивная вы­писка, архивная копия.

Архивная справка — официальный документ, имеющий юриди­ческую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводя­щий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых доку­ментов, изучение выявленных документов, составление справки.

Основными требованиями к тексту справки являются точ­ность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список исполь­зованных документов с их поисковыми данными. Справка пе­чатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

ü справки, выписки, копии - бесплатно;

ü тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть плат­ными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с пол­ным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребите­лей, тематики возможной информации. Затем происходит вы­явление документов по данной тематике и составление ин­формационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.