Выбор программного обеспечения для комплексной автоматизации торгово-технологических процессов

К программному обеспечению автоматизированного системного обеспечения (АСУ) предъявляется ряд требований, которые позволяют добиться надежности работы системы в целом. В частности, программное обеспечение подбирается и настраивается таким образом, чтобы отсутствие отдельных данных не сказывалось на выполнении функций АСУ, при реализации которых эти данные не используются. В обязательном порядке осуществляются меры по защите от ошибок при вводе и обработке информации, обеспечивающие заданное качество выполнения функций автоматизированной системы.

Используемое программное обеспечение должно иметь средства диагностики технических средств АСУ и контроля достоверности входной информации.

Общее программное обеспечение АСУ должно позволять осуществлять настройку отдельных компонентов специального программного обеспечения и дальнейшее развитие программного обеспечения системы без прерывания процесса ее функционирования. Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. Кроме того, необходимо обеспечение защиты уже сгенерированной и загруженной части программного обеспечения от случайных изменений.

Подробнее остановимся на вопросе инвестиций в программное обеспечение торговых фирм западных стран. Анализ планируемых инвестиций в приобретение программного обеспечения показывает, что основной задачей западных ритейлеров по-прежнему остается оптимизация их торговой системы. Очень часто торговым фирмам приходится отказываться от использования собственных программных разработок и заменять их на стандартные программы, потому что только это даст им возможность идти в ногу со временем. Дело в том, что многие из них имеют собственные программные разработки достаточно высокого уровня, однако сейчас назрела острая необходимость в их замене. Во-первых, сети просто «вырастают» из того программного обеспечения, которое у них было. Во-вторых, опыт развития западных сетей более длительный, чем отечественный, и они появились в эпоху другой компьютерной технологии. В этом кроется еще одна причина, из-за которой нельзя слепо копировать структуру программного обеспечения ведущих западных сетей. В структуре программного обеспечения многих из них видно, как их модернизировали и переделывали; до сих пор еще применяются различные технологии и используются компьютеры, которые уже больше нигде не существуют. И поэтому количество денег, которые тратятся на замену программного обеспечения на западе, очень велико.

Исходя из схемы торговли и возможностей приобретения технической базы автоматизации можно определить, какое программное обеспечение потребуется. Прежде всего это касается, естественно, самих программ учета в торговле: эти программы более разнообразны, чем бухгалтерские, и, тем самым, возможности приобретаемой программы сильно отличаются в зависимости от фирмы-производителя; кроме того, программа одной и той же фирмы может быть представлена в нескольких версиях, рассчитанных на различные потребности пользователя.

Продемонстрируем это на примере абстрактной программы «Торговля». Если Вы будете пользоваться только одним компьютером, приобретаемая версия «Торговли» не обязана быть сетевой (сетевая, естественно, дороже), достаточно однопользовательской (будучи однопользовательской, эта версия обеспечивает, тем не менее, наличие нескольких рабочих мест, которыми можно пользоваться поочередно). Более того, если Вам не требуется полный набор функциональных возможностей стандартной версии, то Вам может подойти более дешевая базовая версия. С другой стороны, если система учета настолько сложна, что требует наличия нескольких компьютеров, которые нельзя объединить в сеть по причине, например, удаленного расположения, потребуется набор из нескольких экземпляров программы, независимо установленных на удаленных компьютерах и организованных в систему распределенных баз данных. Они будут обмениваться информацией об оформленных торговых операциях через дискеты или модем или по выделенному каналу.

Наиболее существенно для стоимости программы и протекания самого процесса автоматизации учета деление программ на заказные и тиражные настраиваемые. Промежуточное место между этими двумя категориями занимают программы-конструкторы. Рассмотрим эту классификацию подробнее.

В то время как в программах, написанных на заказ специально для конкретной торговой организации, адекватно отображены (или, по крайней мере, должны быть адекватно отображены) именно те бизнес-процессы, которые были поставлены разработчику, в тиражных программах основные бизнес-процессы запрограммированы и не меняются; однако у тиражной программы есть возможности, позволяющие ей подстраиваться под конкретные требования. Обычно в тиражной программе имеются документы, свойства которых определенным образом заданы в программе. Эти документы, по сути, одинаковые у всех торговых организаций, объединены в программе на уровне старших документов в несколько основных наборов, каждый из которых предназначен для отображения простой складской, торговой или предпродажной операции. Вы можете запрограммировать свою схему торговли, указав свои организации, склады, кассовые аппараты, расчетные счета, рабочие места и их права доступа к данным и действиям с ними, алгоритм расчета себестоимости, регистрируя по мере надобности новых контрагентов, устанавливая курсы валют и прочие переменные величины и пользуясь подходящими документами или целыми наборами из имеющихся. Документы можно по-разному объединять в цепочки в пределах операции. Например, при продаже с предоплатой сначала оформляется получение денег, а затем — отгрузка товара. И то и другое может происходить частями, причем важно в каждый момент времени знать, сколько товара оплачено и сколько отгружено, что можно проконтролировать по старшему документу операции — счету на продажу, в котором отображаются текущие результаты операции. Общий учет в простых случаях производится с помощью таких показателей, как сальдо контрагента, остаток по кассе, количество товара на складе (в том числе, сколько свободно); для анализа состояния дел в сложных случаях по мере надобности формируются отчеты различного вида, каждый из которых имеет широкие возможности настройки.

Что касается заказных программ, то вместе с очевидным достоинством учета всех потребностей торговой организации (если будет правильно поставлена задача разработчику) они имеют следующие недостатки по сравнению с тиражной программой:

¨ Стоимость работ на заказ больше, чем у тиражных программных продуктов, и составляет более 10 тыс. долл. Если включить в рассматриваемую категорию заказных программ и самоделки, которые могут быть изготовлены работающим на фирме программистом, то их стоимость, конечно, становится ниже (примерно та же, что у тиражной программы), но возможностей они имеют на порядок меньше, чем профессиональные программные продукты.

¨ Фирма-заказчик становится заложником разработчика, так как для любого изменения схемы учета потребуется обращаться к нему. У производителя тиражных программ фирме действительно необходимо получать только обновленные программы в связи с изменениями в законодательстве; по желанию (и обычно с большой скидкой) можно приобретать также новые версии с их дополнительными возможностями.

¨ Отлаживание программы, написанной для конкретной фирмы, будет происходить непосредственно в процессе торговли, что чревато не только замедлением ее работы, но и даже остановками при обнаружении ошибок в программе, а это, в свою очередь, может привести к убыткам; в то же время тиражная программа давно отлажена.

Среди тиражных программ можно выделить программы-конструкторы, в которых имеется, по сути, язык для описания необходимых пользователю документов. Как по своим достоинствам, так и по недостаткам программы-конструкторы занимают промежуточное место между обычными тиражными программами и программами на заказ. Гибкость программы-конструктора выше, чем у обычной. В то же время, сложность ее изготовления и настройки также выше. Также больше и возможности торговой фирмы самостоятельно, не обращаясь к изготовителю, правильно сформировать в такой программе все документы, их взаимосвязи и отображение в справочниках оформляемых документами перемещений товаров и денег также более несомненны, чем возможности изготовления программы на свой собственный заказ с самого начала, но и более сомнительны, чем возможность настроить обычную тиражную программу. Это естественно, поскольку программы-конструкторы, собственно, перекладывают на фирму ту часть работы, которую, как кажется их разработчикам, фирма сделает лучше, чем они. С другой стороны, пользуясь тиражной программой, фирме не остается ничего другого, как ожидать, например, пока разработчики отразят в программе все пожелания (чего можно вообще не дождаться) или не приведут программу к последним новациям законодательства (что обычно происходит не так скоро, как хочется).

Определив тип требуемого программного обеспечения, необходимо сравнить программы, имеющиеся на рынке. Следует иметь в виду, что их сильные и слабые места часто связаны, поскольку имеют источником одну и ту же особенность программы. В рекламе программ на этом обычно стараются внимания не заострять. При покупке или заказе программного обеспечения руководству торговой фирмы необходимо ответить на следующие вопросы:

¨ MS DOS или MS Windows? Версия одной и той же программы, работающая в среде MS DOS, чаще всего, быстрее, чем в среде MS Windows (это очень существенно, если у Вас будет большая база данных, что зависит, в большой степени, от величины списка товарной номенклатуры), а главное, версия для MS DOS не так требовательна к технике (работает на менее мощных компьютерах). Версия для MS Windows лучше взаимодействует с современными средствами оформления документов такими, как MS Winword.

¨ Единая программа или из отдельных модулей? Программы, построенные на модульном принципе, экономят место на жестком диске компьютеров (можно поместить не все модули на конкретный компьютер со специфическими задачами рабочего места), но могут повышать сложность выполнения торговых операций (если в операции задействовано несколько модулей и для проведения операции необходимо постоянно переключаться между ними).

¨ Сколько места занимает оперативная память? Программы, работающие очень быстро за счет размещения большого количества информации в оперативной памяти, могут предъявлять повышенные требования к ее величине.

Лучше всего, если по всем этим вопросам руководству фирмы не только удастся проконсультироваться с фирмой-производителем программного обеспечения или ее сертифицированным представителем, посмотреть демонстрацию возможностей программы и оценить пригодность к решению стоящих перед фирмой задач и сложность освоения, но и с пользователями программы, которые могут сообщить, насколько хорошо развита у данной фирмы-разработчика система технической поддержки, какова оперативность отклика на новые законы и постановления Правительства, в результате чего требуется изменять систему учета и т. п.

Необходимо особо отметить, что, как указано в описании каждого из вышеприведенных подготовительных этапов компьютеризации, все они взаимообусловлены. Таким образом, торговой организации, для выработки оптимального варианта комплексной автоматизации торговли придется возвращаться к уже пройденным этапам, и, возможно, неоднократно.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Автоматизированные системы обработки экономической информации: Учебник для вузов / В. С. Рожнов, О. М. Островский, В. Б. Либерман, Г. Н. Козлова; Под ред. проф. В. С. Рожнова. — М.: Финансы и статистика, 1986. — 272 с.

Балабанов И. Т. Электронная коммерция. — СПб.: Питер, 2001. — 336 с.

Балагин В. В. Теоретические основы автоматизированного управления: Учебное пособие для вузов. — Мн.: Вышэйшая школа, 1991. — 252 с.

Баласанян В. Э. Электронный документооборот — основа эффективного управления современным предприятием: [Автоматизация управленческого труда] // Управление персоналом. — 2002. — № 2. — С. 22–24.

Басалыга В. И. и др. Ведение управленческого учета в корпоративной информационной системе «Галактика»: Учебно-методическое пособие В 8 ч. Ч. 5: Торгово-закупочная деятельность (Оптовая торговля. Оперативный и бухгалтерский учет) / В. И. Басалыга, О. А. Левкович, Е. Г. Мелких. — Мн.: УП «Технопринт», 2001. — 164 с.

Блистер В. И. и др. Автоматизированные системы управления в кооперативной торговле: Учебное пособие для кооперативных вузов / В. И. Блистер, М. К. Ивлиев, В. Г. Шахурин. — М.: Экономика, 1982. — 167 с.

ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения».

Гуров В. Интернет для бизнеса. — М.: ЭЛЕКТРОНИНФОРМ, 1997. — 224 с.

Диго С. М. Обучение программным продуктам фирмы «1С»: Методические рекомендации для партнеров фирмы «1С». — М.: 1С, 2000. — 78 с.

Дорогокупец В. Сравнительная оценка «1С: Бухгалтерии» и «1С:Торговля и Склад»: Автоматизация бухучета // Консультант. — 1999. — № 9 (май). — С. 92, 93.

Евстигнеев Е. Н., Монашкин Ю. М. Автоматизированная система обработки экономической информации в торговле: Учебное пособие для вузов. — М.: Экономика, 1986. — 271 с.

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» № 3850-XII от 6 сентября 1995 г. // Ведамасцi Вярхоунага Савета Рэспублiкi Беларусь. — 1995. — № 33 (179).— С. 3–15.

Закон Республики Беларусь «Об электронном документе» № 357-3 от 10 января 2000 года // Ведамасцi Нацыянальнага сходу Рэспублiкi Беларусь. — 2000. — 25 студзеня (№ 3 (329)). — С. 26–37.

Информационные технологии в бизнесе / Пер. с англ. А. Железниченко. — СПб.: Питер, 2002. — 1120 с.

Климченя Л. С. Электронная коммерция: Учебное пособие. — Мн.: Вышэйшая школа, 2004. — 191 с.

Козье Д. Электронная коммерция: Пер. с англ. — М.: Русская редакция, 2000. — 288 с.

Коновалова О. Значение комплексной автоматизации учета для торговых организаций // Бухгалтерский учет. — 2000. — № 13 (июнь). — С. 68, 69.

О минимальных требованиях к осуществлению эмиссии и проведению операций с использованием электронных денег: Постановление Правления Национального банка Республики Беларусь от 26 июля 2002 г. № 151.

Петров Ю. А. и др. Комплексная автоматизация управления предприятием: Информационные технологии — теория и практика / Ю. А. Петров, Е. Л. Шлимович, Ю. В. Ирюпин. — М.: Финансы и статистика, 2001. — 160 с.

Пэйтел К., Мак-Картни М. П. Секреты успеха в электронном бизнесе / Пер. с англ. А. Година; Под ред. Г. С. Осипова. — СПб.: Питер, 2001. — 128 с.

Самсонов В. С. Автоматизированные системы управления: Учебник. — М.: Высшая школа, 1991. — 238 с.

Сидорович М. Проблемы и решения автоматизации учета в розничной торговле // Белорусская деловая газета. — 2001. — 20 февраля. — С. 8, 9.

Соколова А. Н., Геращенко Н. И. Электронная коммерция: мировой и российский опыт. — М.: Открытые системы, 2000. — 224 с.

Технологии автоматизированной обработки учетно-аналитической информации: Учебное пособие / Ю. Ю. Королев, Л. А. Попкова, Т. В. Прохорова и др. — Мн.: УП «ИВЦ Минфина», 2002. — 352 с.

Успенский И. Энциклопедия Интернет-бизнеса. — СПб.: Питер, 2001. — 432 с.

Холмогоров В. Интернет-маркетинг. Краткий курс. — СПб.: Питер, 2001. — 208 с.

Царев В. В., Кантарович А. А. Электронная коммерция. — СПб.: Питер, 2002. — 320 с.