Стандартизация и унификация внешнеторговых документов.

В связи с ростом документооборота в практике между­народной торговли проводится работа по стандартизации и унификации внешнеторговых документов, используемых при заключении контрактов.

В октябре 1960 г. Комитет по развитию торговли Евро­пейской экономической комиссии (ЕЭК) постановил соз­дать рабочую группу для рассмотрения, в частности, воз­можности разработки рекомендаций с целью возможного сокращения числа, упрощения и стандартизации внешне­торговых документов.

На первой сессии в августе 1961 г. рабочая группа ре­шила, что для проведения национальных мероприятий по стандартизации в одинаковом направлении в разных странах было бы целесообразно составить международный типовой образец документа, включающий в четко опреде­ленных местах все элементы данных, необходимых для раз­личных внешнеторговых документов. После достижения договоренности относительно формата бумаги, принципов разработки форм и списка, который был затем передан пра­вительствам и заинтересованным международным органи­зациям для представления замечаний.

В свете высказанных мнений и после многочислен­ных консультаций с экспертами рабочая группа в октябре 1962 г. решила предложить пересмотренную типовую фор­му, структура которой учитывала результаты дискуссий, состоявшихся в ходе сессии. На третьей сессии в октябре 1963 г. рабочая группа, рассмотрев ответы, полученные от правительств и заинтересованных международных организаций, пришла к заключению, что пересмотренная типовая форма может использоваться в качестве формуля­ра-образца для упрощения и стандартизации документов, используемых при экспорте.

За период с 1963 по 1969 г. решения или рекоменда­ции о согласовании различных документов, составляемых в международном плане, с формуляром, называвшимся тогда формуляром-образцом ЕЭК, были приняты такими международными организациями, как:

Международная па­лата судоходства (1963 г.),

Международная техническая конференция по вопросам рационализации взаимоотно­шений между банками (1963 г.),

Всемирный почтовый со­юз (1964 г.),

Совет таможенного сотрудничества (1965 г.),

Международная федерация транспортно-экспедиторских ассоциаций (1967 г.), Центральное бюро международных железнодорожных сообщений (1967 г.) Международный союз автомобильного транспорта (1969 г.).

В течение этого периода в нескольких странах — членах ЕЭК были введе­ны унифицированные системы документов, основанные на формуляре-образце ЕЭК.

В апреле 1969 г. Европейская экономическая комиссия, отмечая все более широкое международное использование этих документов, приняла резолюцию, которой рекоменду­ется, в частности, «принимать во внимание формуляр-об­разец ЕЭК при разработке документов, используемых в об­ласти международной торговли». Комиссия обратила также внимание Экономического и социального совета на практи­ческое значение для международной торговли работы в об­ласти упрощения и стандартизации процедур и документов и на тот факт, что было бы желательно координировать эту работу в мировом масштабе.

В результате этих рекомендаций многие страны созда­ли специальные органы по упрощению внешнеторговых процедур для продолжения этой работы на националь­ном уровне. Для координации такой работы по упроще­нию в мировом масштабе была создана Специальная про­грамма по упрощению процедур международной торговли (ФАЛПРО) в качестве самостоятельного подразделения секретариата ЮНКТАД (Конференция Организации Объединенных Наций по торговле и развитию), одним из основных видов деятельности которого является рас­ширение применения формуляра-образца в других реги­онах мира.

Быстрый прогресс, имевший место в области автомати­зированной обработки данных (АОД) и передачи данных после принятия формуляра-образца в 1963 г., вызвал опа­сение, что приспособление процедур составления докумен­тации к новой технике может оказаться непригодным для использования АОД. Однако на основании полученного в нескольких странах и организациях опыта было подтверждено, что формуляр-образец применим как при АОД, так и при традиционных методах обработки данных и что вполне обоснованно рекомендовать его в качестве общей основы для составления документов, используемых в международной торговле, независимо от того, будут ли эти до­кументы обрабатываться автоматизированными методами или традиционными, неавтоматизированными методами.

В этой связи рабочая группа отметила, что документы, используемые в международной торговле, все в большей степени служат в качестве основы для ввода данных в си­стемы АОД или получаются на выходе этих систем. По­этому рабочая группа пришла к выводу, что информация, содержащаяся во внешнеторговых документах, могла бы иногда обрабатываться в системах АОД наиболее быстро и экономично, если бы она представлялась в кодированной форме. Правила для размещения кодированных элементов данных были тогда обсуждены и подготовлены.

Эти изменения, а также проведенный обзор прогресса, достигнутого в национальном и международном плане в де­ле унификации внешнеторговых документов, позволили рабочей группе по упрощению процедур международной торговли принять в 1973 г. две рекомендации:

- рекоменда­цию № 1 о формуляре-образце ЕЭК для внешнеторговых документов (подтверждающую формуляр-образец, при­нятый в 1963 г., рекомендующую правительствам и заин­тересованным организациям продолжить работу по согла­сованию всех документов, используемых в международной торговле, с этим формуляром-образцом)

- рекомендацию № 2 о размещении кодов во внешнеторговых документах.

В 1975 г. Специальное совещание отметило, что до­кументы, согласованные с формуляром-образцом ЕЭК, уже введены во многих странах вне региона ЕЭК, включая страны со значительной долей в мировой торговле, такие как Австралия, Новая Зеландия и Япония, и что введение остро необходимых единых национальных систем было об­легчено наличием международного стандарта.

В 1978 г. Комитет по развитию торговли принял к сведе­нию, что формуляр-образец для внешнеторговых докумен­тов, согласованный экспертами ЕЭК в 1963 г. и официально рекомендованный рабочей группой по упрощению про­цедур международной торговли в 1973 г., получил мировое признание, в результате чего представляется возможным ссылаться на него как на «формуляр-образец Организации Объединенных Наций для внешнеторговых документов».

В 1979 г. рабочая группа решила, что рекомендация о формуляре-образце (рис. 1) должна быть издана в ка­честве публикации Организации Объединенных Наций для продажи, и что текст должен включать положения двух ре­комендаций 1973 г., о которых говорилось выше.

Рабочая группа определила также общее понятие «система унифи­цированных внешнеторговых документов Организации Объединенных Наций» и решила включить описание дан­ной системы в эту публикацию.

В силу гибкости применения формуляра-образца стало возможным использовать его без изменения в более широ­ком масштабе, чем это ожидалось в 1963 г. Однако в насто­ящий вариант (1981 г.) формуляра-образца (рис. 1) были внесены некоторые изменения в терминологию идентификаторов полей данных, которые отражают изменения в стандартизации элементов данных. Кроме того, поясни­тельные примечания были несколько обновлены.­

Рис. 1. Формуляр-образец ООН для внешнеторговых документов

Рекомендация о формуляре-образце для внешнеторго­вых документов предназначена для обеспечения междуна­родной основы для стандартизации документов, исполь­зуемых в международной торговле и при международных перевозках, и для представления этих документов в визу­ально воспринимаемой форме.

Формуляр-образец Организации Объединенных На­ций для внешнеторговых документов предназначается для использования при составлении документов, относящих­ся к различным видам административной, коммерческой и производственной деятельности и в сфере распределения, которые составляют внешнюю торговлю, независимо от то­го, заполняются ли эти документы от руки или с помощью механических средств, таких как пишущие машинки, ав­томатические печатающие устройства или копировальные машины.

Он применяется скорее к документам, описывающим отдельные партии товара (или группу партий, например, контейнерные грузы), чем к документам, перечисляющим полную загрузку транспортных средств (например, судовой грузовой манифест). Что касается этого последнего типа документов, то формуляр-образец может применяться для данных, относящихся к описанию товара.

Хотя формуляр-образец касается главным образом документов, используе­мых в торговле товарами, его соответствующие части могут также применяться для сделок, не относящихся к товарам.

Формуляр-образец предназначен, прежде всего, для то­го, чтобы служить основой для разработки унифицирован­ных серий форм документов с использованием основного документа при получении документов методом однократ­ной записи. Его можно также применять в качестве макета для визуального представления информации на экране при использовании систем АОД.

Учитывая, что на основании формуляра-образца было введено значительное число международных и националь­ных систем документации, должно пройти определенное время, прежде чем можно будет вносить в этот формуляр какие-либо изменения, затрагивающие такие виды доку­ментации. Поэтому было решено, что он должен оставаться действительным в течение, по крайней мере, трех лет, пре­жде чем вступит в силу любое согласованное изменение.