Этапы выбора системы автоматизации
В выборе программного продукта необходимо участие экспертов — специалистов разных подразделений организации, а процесс подготовки управленческого решения должен иметь коллективный (групповой) характер. В этом смысле требуется взаимодействие службы ДОУ с подразделениями информатизации и информационной безопасности. Указанные обстоятельства позволяют утверждать, что управленческое решение по выбору программного продукта для автоматизации документооборота является многоцелевым.
В условиях растущего предложения программных продуктов задача лиц, принимающих решение, заключается в выборе оптимального варианта программного обеспечения системы автоматизации документооборота на основе многокритериального подхода.
В современной теории принятия решений многокритериальные задачи выбора занимают особое место, в том числе задача выбора лучшей альтернативы считается одной из основных в практике менеджмента [19, 38, 49]. Сложность выбора определяется как количеством альтернатив (в нашем случае возможных программных продуктов), так и количеством критериев. Критерии выбора решения из некого множества имеющихся альтернатив характеризуют их привлекательность (приемлемость, предпочтительность) для участников процесса выбора.
При всем многообразии управленческих решений, в том числе связанных с выбором программного продукта, можно выделить четыре основные стадии работы:
o подготовительная (постановка задачи);
o разработка возможных вариантов решений:
o выбор решения;
o реализация принятого решения
На рис. представлена одна из возможных технологических схем этого процесса, отражающая последовательность этапов подготовки управленческих решений и основные виды используемой информации. Схема отображает логику и рациональную последовательность действий. На практике может возникнуть необходимость повторения уже пройденного этапа, если получен отрицательный результат, нет требуемой информации или коренным образом изменилась ситуация. Знание технологии процесса принятия решений позволяет рационально организовать его информационное обеспечение и тем самым содействовать обоснованности и своевременности решений.
На подготовительной стадии принятия решения о выборе программного продукта важно определить:
o какие потребности автоматизации документооборота (в общих чертах) должны быть удовлетворены;
o какие источники информации будут использоваться для знакомства с программными продуктами,
o какова степень полноты и достоверности информации,
o как познакомиться с демонстрационной версией;
o кто войдет в круг экспертов, оценивающих альтернативы;
o сколько времени будет проводиться экспертная оценка.
На этой же стадии работы важно определить в общих чертах, какие потребности автоматизации документооборота должны быть удовлетворены. Экспертам необходимо определиться с возможными альтернативами выбора, т.е. с теми программными продуктами, которые по предварительной оценке могли бы удовлетворять потребности предприятия или учреждения. Для этого можно воспользоваться информационно-рекламными публикациями, материалами конференций и выставок по автоматизации документооборота и архивов (например, материалы конференции «Docflow 2000»—«Docflow 2004», журнальными публикациями [20, 21, 52, 58], результатами сопоставительного анализа [51, 57, 61, 63], сайтами фирм-разработчиков в Интернете, а также запросить у разработчиков интересующие организацию дополнительные сведения..
Важно предварительно определиться с теми программными продуктами, из числа которых предстоит сделать выбор. Безусловно, некоторые предложения могут быть отсеяны еще на предварительной стадии по ценовым соображениям (к примеру, цена намного превосходит возможности учреждения) или по соображениям концептуального порядка (например, отсутствуют принципиально важные функции или сферы ДОУ). Полагаем целесообразным наметить для выбора три-пять (максимально семь) альтернативных вариантов программного обеспечения, которые на следующей стадии должны быть оценены в соответствии с имеющимися целями и ограничениями.
Процесс принятия решения по выбору программного обеспечения для автоматизации документооборота в каждой организации может иметь свои особенности и нюансы. В качестве возможного ориентира на стадии анализа альтернатив и выбора программного продукта предлагается использовать логическую схему, представленную на рис. 9. Эксперты должны сформировать перечень критериев, по которым будут оцениваться программные продукты. При большом количестве критериев они могут быть объединены в группы, что позволяет оптимизировать процесс принятия решений. При этом требуется оценка программных продуктов с точки зрения, как предъявляемых функциональных требований, так и системно-технических характеристик, адаптационных возможностей, особенностей внедрения и, наконец, стоимости.
Рассмотрим выделенные этапы работы несколько подробнее (курсовая работа)
Дата добавления: 2017-10-09; просмотров: 809;