Управление выполнением процесса

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром или вариантом. Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает:

o одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

o передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

o обмен произвольными сообщениями между пользователями;

o доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;

o взаимодействие путем обмена данными с внешними программами на сервере и клиенте.

Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

o просмотр содержимого;

o заполнение и/или редактирование полей;

o печать формы;

o выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще непросмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения. Например, в системе Staffware для работы с очередью заданий имеется специальное окно.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

o выбор задания;

o переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

o выпуск выбранного задания - информирование системы об его выполнении;

o пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

o установка критериев сортировки заданий в очереди;

o ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;

o управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди.

В управлении и выполнении процесса Workflow участвуют следующие классы пользователей:

администратор системы -поддержка и сохранение целостности всех данных, не относящихся к процессам, например данных о пользователях;

разработчик процесса - разработка, тестирование и поддержка конкретного процесса;

владелец процесса -редактирование конкретного процесса;

менеджер - контроль исполнения экземпляров процесса посредством регистрационных отчетов и сервисных программ;

пользователь - доступ к системе через очередь заданий, функция запуска экземпляра конкретного процесса и справочная подсистема.

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, функции запуска экземпляров процесса и возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

o регистрационные журналы;

o отчеты о состоянии;

o пересмотр данных;

o административные отчеты.

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Отчет о состоянии - это внутренний отчет системы, в котором отражается текущее состояние каждой операции каждого процесса. Различается четыре типа состояний: выпущена, не выпущена, отозвана или не отправлена. Кроме того, для любой операции можно получить данные о текущих значениях полей. Функция пересмотра данных отличается от отчета о состоянии лишь тем, что позволяет модифицировать значения полей и таким образом управлять выполнением экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

.

ЭЦП

У любого неподготовленного пользователя системы элек-тронного документооборота понятие электронной подписи ассоциируется с образом рукописной подписи, проставляе-мой в электронный документ из графического файла (аналог факсимильной подписи).

Технологически это выполнимо. Однако, юридически, такие документы, в большинстве случаев, не имеют силы. Для ис-ключительно внутренних документов такой вид визирования решается на уровне администрации

При электронном визировании задача состоит не в том, чтобы поставить «подпись», схожую с рукописной на доку-мент. Проблема заключается в том, чтобы текст документа, с которым был согласен визирующий, не был изменен впоследствии (при чтении другими лицами или при создании бумажной копии).

Таким образом, хочется подчеркнуть, что электронная цифровая подпись наиболее широко используется на этапе согласования документов. Особенно, когда идет подготов-ка документов, требующих визирования несколькими лицами, то требуется длительное время, чтобы собрать все замечания и поправки к тексту

Система электронного визирования значительно сокращает время согласования. Однако каждому визируемому лицу требуется быть уверенным, что он получил именно исходный текст и его замечания и поправки не будут искажены

Решение проблемы авторства безбумажного документа может быть достигнуто лишь с использованием электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись - это средство, позволяющее на основе криптографических методов, установить авторство и подлинность документа.

Электронная цифровая подпись позволяет заменить при безбумажном документообороте традиционные печать и подпись

Для создания электронной цифровой подписи необходимо иметь

текст документа, требующий заверения;

личный ключ (секретный), доступный только заверяющему

публичный ключ (открытый), который является общедоступным

Алгоритм создания электронной подписи можно разделить на два этапа:

- создание электронной цифровой подписи;

- проверка электронной цифровой подписи.

1 этап: создание электронной цифровой подписисостоит из следующих действий

2 этап: проверка электронной цифровой подписисостоит из следующих действий