Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным ¾ непосредственно после ее окончания. Все первичные документы можно разделить на следующие группы: организационно–распорядительные; оправдательные; бухгалтерского оформления.

К организационно–распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы разрешают проведение операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не отражается в учетных регистрах.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт совершения операции, и соответственно информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры. Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.п.

Первичные документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером: различные расчеты, справки. Информация данных документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они оформляются на бланках унифицированных (типовых) форм или в специально разрабатываемых формах.

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов: наименование документа; дату; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание операции; ее количественные и стоимостные измерители; наименование должностей лиц, ответственных за ее совершение и правильность оформления; личные подписи этих лиц и их расшифровки.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, на принтере).

В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений: ошибка зачеркивается тонкой чертой, над ней надписывается правильная запись и оговаривается исправление; в денежных документах не допускается никаких исправлений.

Все первичные документы, учетные регистры и отчетность должны составляться на русском языке. В организациях с иностранными инвестициями они могут составляться и на иностранном языке (по требованию иностранного инвестора), но должны иметь построчный перевод.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

- по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

- арифметически (подсчет сумм);

- по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

После приемки первичного документа информация с него переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, исключающая возможность его повторного использования. Например, при ручной обработке на документе проставляется дата записи в учетный регистр.

Все первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки “Получено” или “Оплачено” с указанием даты.

Все документы подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, вспомогательные регистры, первичные документы – 5 лет, лицевые счета работников организации, работников, принятых до 2002 года включительно – 75 лет; работников, принятых начиная с 2003 года – 50 лет). Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Для целей налогообложения первичные документы должны храниться в течение четырех календарных лет, предшествующих отчетному году.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, отчетных документов у организации может производиться органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями на основании постановлений этих органов в соответствии с действующим законодательством. Изыматься могут все документы, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Изъятие документов производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица органа, который производит изъятие. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц организации. Должностным лицом изымающего органа при изъятии составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, можно дооформить документы (сделать опись, пронумеровать, прошнуровать, опечатать, заверить подписью и печатью) и снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации назначается комиссия по расследованию причин пропажи или гибели, в которую при необходимости приглашаются представители следственных органов, МЧС, охраны, пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, утвержденным руководителем.