Информационный процесс

Такой процесс включает частичные процессы (виды работ):

• сбор информации;

• передача информации;

• преобразование информации;

• обработка информации;

• хранение информации;

• использование информации;

• уничтожение информации.

Сбор информации. Рассмотрим применяемые методы сбора информации. К ним можно отнести:

• изучение документов, графиков, номограмм и т.д.

• использование справочной и нормативной документации;

• чтение специальной литературы, периодических изданий;

• просмотр кинофильмов, телепередач и т.п.;

• прослушивание записей с магнитных носителей;

• подсчёт, взвешивание, замер;

• беседы с работниками, опрос информаторов;

• запись данных со счётчиков;

• снятие информации с запоминающих устройств.

Всякий управленческий цикл начинается сосбора информации и заканчивается получением и выдачей управленческой информации в виде решений.

Передача информации. Главный принцип правильной организации передачи информации предусматривает прохождение её по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. Возможны следующие способы передачи информации:

• перенос, пересылка, перевозка, передача устно;

• передача по телефону;

• передача по радио;

• передача по телевизору;

• передача по телетайпу;

• передача по телеграфу, телефаксу;

• автоматизированная передача с помощью средств сигнализации и т.д.

Преобразование информации. Предполагает аналитико-синтетическое изучение её содержания и подготовку новой формы (вторичной) информации. Цель преобразования – придать информации вид, удобный для дальнейшего использования: обработки, передачи, хранения.

Преобразованием информации занятывсе группы служащих в соответствии с разделении труда и должностными обязанностями. В результате деятельности руководителей, специалистов и технических исполнителей по преобразованию информации осуществляется подготовка и реализация очередного акта воздействия субъекта на управляемый объект, чем поддерживается и сохраняется стабилизация системы управления.

Обработка информации. Это совокупность различных действий, производимых над имеющейся информацией и приводящих к тому или иному изменению её вида или характера представления. Здесь нередко объединяется ряд отдельных элементов для получениякачественно нового сообщения, новой посодержанию информации.

Хранение информации. Оно заключается в еёпередаче во времени, связанной с обеспечением неизменности состояний материального носителя информации. Для ускорения поиска хранимая информация систематизируется по классификационным признакам. Существуют специально оборудованные хранилища информации (архивы), а также различные устройства (картотеки) и аппараты с банком данных (компьютеры).

Использование информации. Означает её применение для решения управленческих задач в соответствии с целью воздействия. Пригодной для применения в процессе управления может быть любая достоверная информация с учётом её вида, материального носителя, степени обработки, методов сбора и передачи.

Уничтожение информации. Уничтожению (разрушению материального носителя и содержащихся в нём сведений) информация подвергается в случаях её устаревания или после многократного использования. Возможные варианты техники уничтожения информации: сожжение, измельчение путём резки, стирание и др.

10.5. Информационная система, её формирование и развитие

Информация как вид ресурсов. Добавим к сказанному, что управление – важнейшая общественная функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой организации. Будучи процессом информационным, управление поддерживает структуру, режим деятельности, выполнение программы функционирования социально-экономического объекта за счёт полной, своевременной и достоверной информации. Причём информация выступает одним из основных ресурсов. Она собирается, передаётся, накапливается, подвергается обработке и используется для принятия управленческих решений, регулирующих производственно-хозяйственную деятельность предприятий, коммерческих сбытовых и финансовых организаций.

Чрезвычайно важным является тот факт, что информация не только проявляет себя как любые другие ресурсы (материальные, трудовые, топливные, энергетические и т.п.), т.е.имеет стоимость и потребительную стоимость, но и выгодно отличается от них тем, что после переработки её объём и полезность не уменьшаются. Информация при этом не теряет своей ценности, а наоборот,увеличивает её, отражая новые знания, которые могут многократно использованы для анализа производственно-хозяйст­вен­ной ситуации, принятия обоснованных управленческих решений.

Однако для этого требуются необходимые условия – наличие чётко организованной информационной системы предприятия, которая обеспечивает информационное обслуживание аппарата управления, реализует обмен информацией между структурными элементами внутри управляемого объекта и с внешней средой.

Понятие и функции информационной системы.Информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи социально-экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в многоаспектных процедурах обработки информации и подготовки управленческих решений.

Информационная система, являясь системой информационного обслуживания работников управленческих служб, выполняет технологические функции по накоплению, хранению и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определённом методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном предприятии, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Различают информационные системы, ориентированные при решении задач управления на ручную или машинную технологию обработки информации.

Ручная технология обработки информации достаточно традиционна, ориентирована на использование различного рода калькуляторов и полностью регламентируется действующими инструкциями по решению управленческих задач в рамках сложившихся методологии и законодательства.

Машинная технология обработки информации рассчитана на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего, электронных вычислительных машин и средств связи для создания вычислительных систем и сетей различных конфигураций с целью не только накопления, хранения, переработки информации, но и максимального приближения терминальных устройств к рабочему месту специалиста или руководителя, принимающих решения.

Современная информационная технология реализуется в условиях спроектированных компьютерных информационных систем, где в процессе их создания увязываются наиболее рациональные методы решения управленческих задач и человеко-машинная технология обработки информации.Компьютерная информационная система (КИС) представляет собой упорядоченную совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических и программных средств, организованных на базе новой информационной технологии решения производственно-экономических задач и информационного обслуживания специалистов служб управления.

Этапы развития компьютерных информационных систем.В середине 60-х годов с появлением ЭВМ и информатики получило развитие новое научное направление–автоматизация управленческого труда. С тех пор и до настоящего времени главным фактором повышения эффективности деятельности работников информационной сферы является внедрение компьютерных информационных систем. Речь идёт об использовании в управлении современных технических средств и компьютерных информационных технологий, обеспечивающих автоматизацию таких функций и процедур, как:

• подготовка и регистрация информации;

• передача информации к месту обработки;

• собственно обработка информации;

• хранение и поиск информации.

В этой работе пройдено несколько этапов.

1. Механизация отдельных видов трудоёмких управленческих задач была характерна для 50-х годов.

2. В 60-е годы основные усилия были направлены на обеспечение непрерывной – в реальном масштабе времени– передачи от управляемых объектов и обработки на ЭВМ самой разнообразной информации с целью принятия своевременных и обоснованных решений.

3. Исключительно важным было распространение в 70-е годы систем комплексной обработки информации на ЭВМ. Это была эра человеко-машинных автоматизированных систем управления (АСУ), где при централизованной обработке в условиях вычислительных центров роль человека-оператора оказывалась не менее существенной, чем технических устройств. Однако сверхцентрализованная обработка имела свои отрицательные стороны – отторжение пользователей от процесса обработки информации, снижение аналитичности и качества результатной информации.

Опыт создания АСУ, внедрение оптимизационных методов в практику экономической работы, формализация ситуаций производственно-хозяйственных процессов, оснащение государственных и коммерческих структур современными вычислительными средствами коренным образом видоизменили технологию информационных процессов в управлении. Повсеместно создаются компьютерные информационные системы управленческой деятельности (КИСУД).

Преемственность между АСУ и новейшими КИС несомненна. В первых и во вторых системах управление рассматривается как информационный процесс, а объект управления (социально-экономическая система) – как сложная информационная система. В обоих случаях при проектировании систем требуется комплексный подход к изучению производственно-хозяйственного механизма автоматизируемого объекта.

В принципе КИС можно рассматривать как этап дальнейшего развития АСУ, обусловленный внедрением в практику управленческой работы относительно недорогих, но обладающих большими возможностями микроЭВМ и персональных ЭВМ, рассчитанных на конкретного пользователя, владеющего основами информационной технологии.

Несмотря на новизну, концепция КИС прошла уже в своём развитии три этапа.

Дляпервого этапа была характерна слабая оснащённость низовых уровней системы управления микро- и персональной техникой. Отсутствовала автоматизированная связь иерархических уровней управления. Автоматизация зачастую рутинных, часто повторяющихся операций существенно обедняла функциональные и программно-аппаратные возможности ЭВМ.

Второй этап развития КИС характеризуется объединением с помощью каналов связи разрозненных, расположенных на различных уровнях технических средств управления влокальную вычислительную сеть. Она открыла возможности для осуществления ряда таких дополнительных функций как:

• автоматизированная связь между техническими средствами низшего уровня (автоматизированными рабочими местами – АРМ);

• совместная работа технических средств различных уровней;

• «перекачка» вычислительных ресурсов как по горизонтали, так и по вертикали управления с целью исключения «узких» мест в процессах информационного обслуживания пользователей и принятия управленческих решений.

На третьем этапе развития КИС дальнейшая персонализации использования вычислительной техники сочетается с объединением АРМ в единую систему, обеспечивающую каждому пользователю доступ ко всем вычислительным ресурсам системы, её информационным базам, а также к внешним вычислительным ресурсам и базам данных других систем.

Классификация компьютерных информационных систем. Компьютерные информационные системы чрезвычайно разнообразны и могут различаться по нескольким признакам:

• по отрасли функционирования объекта управления (промышленность, сельское хозяйство и др.);

• виду управляемого процесса (технологический, организационный, экономический);

• уровню в системе государственного управления. Так как классификация систем по первому признаку очевидна, рассмотрим второй и третий признаки.

По виду управляемого процесса выделяют такие компьютерные информационные системы:

• управления технологическими процессами;

• организационно-технологические;

• организованного управления;

• обработки информации;

• научных исследований;

• обучающие.

1. КИС управления технологическими процессами – это человеко-машинные системы, обеспечивающие управление технологическими устройствами, станками, автоматическими линиями. Ядром комплекса технических средств (КТС), осуществляющим все формализованные операции по сбору, регистрации, первичной и окончательной обработке, передаче, хранению информации, являются мини-ЭВМ. Принятие управленческого решения в системе остаётся за человеком.

2. Организационно-технологические КИС представляют собой многоуровневые системы, сочетающие функции КИС управления технологическими процессами и КИС управления производством предприятия. Это, по существу, интегрированный КИС.

3. КИС организационного управления. Для такой системы объектом управления служат производственно-хозяйственные, социально-экономические процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой (межотраслевом, отраслевом, территориальном, на уровне предприятий и организаций). Типичный пример системы организационного управления – КИС управления производством предприятия.

4. КИС обработки информации. Объектом автоматизации для таких систем являются информационные фонды, массивы данных на носителях и процессы по их формированию, сбору, передаче, обработке. Цель таких систем – информационное обслуживание различных пользователей. Чисто КИС обработки информации смыкаются с КИС организационного управления и входят в контур последних. Разновидностью КИС обработки информации являются многочисленные системы обработки экономической информации – бухгалтерской, статистической, финансовой.

5. КИС научных исследований обеспечивают высокое качество и эффективность инженерных расчётов и научных опытов. Методической базой таких систем служат экономико-математические методы, технической базой -самая разнообразная, вычислительная техника и технические средства для проведения экспериментальных работ и моделирования. Системы научных исследований могут включать в свой контур системы автоматизированного проектирования работ (САПР).

6. Компьютерные обучающие системы получают широкое распространение при подготовке специалистов в системе образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

В соответствии с третьим признаком классификации компьютерных систем выделяют отраслевые, территориальные и межотраслевые системы, которые одновременно являются системами организационного управления, но уже следующего – более высокого уровня иерархии.

7. Отраслевые КИС функционируют в сферах промышленного и агропромышленного комплексов, в строительстве, на транспорте. Эти системы решают задачи информационного обслуживания аппарата управления ведомств.

8. Территориальные КИС предназначены для управления административно-территориальными районами. Деятельность территориальных систем направлена на качественное выполнение управленческих функций в регионе, формирование отчётности, выдачу оперативных сведений местным государственным и хозяйственным органам.

9. Межотраслевые КИС являются специализированными системами функциональных органов управления национальной экономикой (банковских, финансовых, снабженческих, статистических и др.). Имея в своём составе мощные вычислительные комплексы, межотраслевые многоуровневые компьютерные системы обеспечивают разработку экономических и хозяйственных прогнозов, государственного бюджета, осуществляют контроль результатов и регулирование деятельности всех звеньев хозяйства, а также контроль наличия и распространения ресурсов.

Тема 11