Удаление связи таблиц

Закрыть все открытые таблицы. Перейти в окно базы данных. Схема данных.

Щелкнуть правой кнопкой на средней части линии связи и в контекстном меню: Удалить.

Создание поля подстановки.Access позволяет использовать коды вместо значений (например, текстовых) данных – это ускоряет доступ к данным. При необходимости внести изменения (или просмотреть значение в данном поле) удобно использовать поле подстановки. В этом случае, вместо того, чтобы определять числовой код конкретного товара (например, стола) и вносить его, можно выбрать текст «Стол» в раскрывающемся списке.

Например, пусть имеются две таблицы Заказы и Товары. Их можно связать общим полем Код Товара. До связывания этих таблиц, в таблице Заказы, в режиме Конструктор, в строке Код товара щелкнуть левой кнопкой в правой части ячейки столбца Тип данных. Появится раскрывающийся список, в нем выбрать пункт Мастер подстановок. В первом окне диалога мастера подстановок выбрать вариант использования данных из таблицы, Далее. Во втором окне выбрать таблицу Товары. , Далее.В третьем окне выбрать поле Название товара, щелкнуть на кнопке “ >”, Далее. Выбрать порядок сортировки. Далее, Готово. Установить связь между таблицами. Теперь при просмотре таблицы Заказы, в поле Код товара вместо числового значения будет видно текстовое название товара. При изменении значения Кода товара в таблице Заказы (в режиме таблицы) надо щелкнуть в правой части ячейки столбца Код товара и в раскрывшемся списке выбрать нужный текст (например, “Стол”). Аналогично, при заполнении записи нового заказа.

Формы

Предполагается, что имеется готовая таблица (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах), и что требуется создать форму для просмотра или изменения данных в этой таблице. Форма может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса, причем можно отображать только часть полей данных. Например, некоторым пользователям нужны лишь некоторые поля большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Подчеркнем, что при изменении данных в Форме автоматически вносятся изменения в соответствующие таблицы.

Использование инструмента Форма для создания новой формы и ввода данных.

В области переходов (слева) щелкнуть на имени таблицы или запроса, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание-Формы щелкаем Форма (слева наверху). Access создаст форму (с отображением всех полей таблицы) и представит ее в режиме макета. Сохранить Форму.

Если Access обнаруживает еще одну таблицу, связанную отношением «один-ко-многим» с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, Access добавляет таблицу в форму (показывая только соответствующую часть записей). Если существует несколько таблиц, связанных отношением «один-ко-многим» с исходной таблицей, то Access не добавляет таблицы данных в форму

Разделенная форма (слева на вкладке Создание-Формы) позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой из двух частей формы.

Создание форм с помощью Мастера форм.С помощью Мастера форм можно отобрать только часть нужных полей, указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов, при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами. На вкладке Создание-Формы щелкнуть на черном треугольнике Другие Формы (внизу посередине), выбрать Мастер форм. Следовать инструкциям на страницах Мастера форм. Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Повторите шаги для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово. На последней странице нажмите кнопку Готово.

Отчеты

Для вывода на печать определенным образом систематизированной информации используют отчеты. Как и обычно, есть два способа.

С помощью мастера: Создание\ Отчеты\Мастер отчетов. Указываем источник – таблицу, или запрос, сделанный по одной или нескольким связанным таблицам; выбираем нужные поля и внешний вид отчета. В отчете можно сгруппировать данные, для этого выбираем уровни группировки, их может быть несколько. Например, группировка по факультетам, а затем по специальности или наоборот, сначала по специальности, а затем по факультетам. Данные в отчете можно отсортировать (до 4 полей) в порядке возрастания или убывания.

В режиме конструктораСоздание\ Отчеты\Конструктор отчетов. Начинающему пользователю лучше сделать отчет с помощью мастера, а затем в конструкторе его отредактировать.

Отчет можно перенести в файл MS Excel или в файл MS Word (используя меню Сервис ® Связи с MS Office или соответствующую кнопку на панели инструментов).

Программные средства презентаций. PowerPoіnt 2007

Основные понятия

В настоящее время существуют прикладные программы для подготовки выступлений или создания презентаций (демонстрационных материалов) с использованием компьютерных слайдов. К таким приложениям относится Mіcrosoft PowerPoint, входящее в комплект Mіcrosoft Office. С помощью Power Point пользователь имеет возможность самостоятельно подготовить выступление с применением компьютерных слайдов, которые можно представить на экране или на прозрачной пленке, либо создать конспект выступления и материал на бумаге для раздачи слушателям. Презентации можно также распространять через интернет. Для размещения презентации на сайте необходимо сохранить ее как веб-страницу. Презентация состоит из множества слайдов, которые хранятся в одном файле. Расширение файла ".ppt". С помощью редактора PowerPoint можно создавать слайды, в которых текст сочетается с таблицами, диаграммами, графическими объектами, картинками, рисунками, фотографиями, фильмами и звуком, видео клипами.

Каждый слайд презентации обладает свойствами, которые влияют на его отображение во время демонстрации:

- размер слайда;

- разметка слайда (расположение заголовков, текста и объектов на слайде);

- шаблон оформления (дизайн слайда);

- эффект перехода от слайда к слайду.

Презентацию можно создать несколькими способами:

- новая презентация (без разметки или на базе: макетов текста, макетов содержимого или макетов текста и содержимого);

- из шаблона оформления;

- из мастера автосодержания (на базе шаблонов презентации);

- из имеющейся на компьютере презентации.

Способы вывода презентации (стили презентации):

- презентации на экране (для показа презентации используется компьютер или компьютер и мультимедийный проектор).

- WEB-страницы для размещения презентации на сайте.

- черно-белых прозрачек (для черно-белых иллюстраций к презентации)

- цветных прозрачек (для цветных иллюстраций к презентации)

- 35 - мм слайдов (пленки размером 35 мм).

Программа PowerPoіnt представляет пользователю разнообразные шаблоны слайдов на различные темы. Шаблоны – это пустые слайды с размещенными в них местозаполнителями, в которые можно вставить свой текст, рисунки, таблицы и т.д., а также изменить цветовое и художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн и снабдив каждый слайд особыми эффектами.