С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(утв. Росархивом от 06.10.2000)
(Извлечение)
Срок хранения «постоянно» применяется в соответствии с пунктом 2.4 Указаний.
Отметка «ЭПК» применяется в соответствии с пунктом 2.8 Указаний.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документов | Примечание | ||
| 4. 1. Бухгалтерский учет и отчетность | |||||
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | <1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии годовых, квартальных - пост. | ||||
| а) сводные годовые | Пост. | ||||
| б) годовые | Пост. | ||||
| в) квартальные | 5л.<1> | ||||
| г) месячные | 1 г. <2> | ||||
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним | Пост. | ||||
| Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам | Пост. | ||||
| Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов | 5л. | ||||
| Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов | Пост. <1> | <1> Квартальных - 5 л. | |||
| План счетов бухгалтерского учета | 5л. | ||||
| Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) | Пост. | ||||
| Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. | 5л. <1> | <1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласии следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения | |||
| Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) | 5л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласии, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |||
| Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.) | 5л. <1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |||
| Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями | 5л. | ||||
| Переписка о финансово- хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 5л. | ||||
| Лицевые счета работников | 75 л. ЭПК | ||||
| Положения о премировании работников | 5 л. <1> ЭПК | <1> После замены новыми | |||
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат <1>; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат | 5 л. <2>. | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. <2> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |||
| Переписка о выплате заработной платы | 5л. | ||||
| Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов | 5л. | ||||
| Гарантийные письма | 5л. | ||||
| Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий | 5л. | ||||
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности | 5л. | ||||
| Исполнительные листы | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 л. | |||
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях | 5 л. ЭПК | ||||
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | До замены новым | ||||
| Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков | До минования надобности <1> | <1> Не менее 5 л. | |||
| Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации | Пост. | ||||
| Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях | 5л. | ||||
| Оборотные ведомости | 5л.<1> | <1> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения | |||
| Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах | 5л. <1> | <1> После снятия с учета | |||
| Отчеты по налогам: | <1> При отсутствии годовых - пост. <2> При отсутствии | ||||
| а) годовые | Пост. | ||||
| б) квартальные | 5л. <1> | ||||
| в) месячные | 1 г. <2> - | ||||
| Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней | 5 л. ЭПК | ||||
| Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | 5 л. ЭПК | ||||
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам | 5 л. ЭПК | ||||
| Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда | 5л. | ||||
| Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг | 5л. | ||||
| Лицевые счета акционеров | 5л. <1> | <1> После перехода права собственности на акции. При условии завершения про верки (ревизии) | |||
| Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) | 5 л. <1> ЭПК | <1> После истечения срока действия договора, соглашения | |||
| Паспорта сделок | Пост. | ||||
| Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ | 5л. <1> | <1> При отсутствии лицевых счетов - 75 л. | |||
| Договоры о материальной ответственности | 5л. <1> | <1> После увольнения материально-ответственного лица | |||
| Образцы подписей материально-ответственных лиц | До минования надобности | ||||
| Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей | 5л. <1> | <1> При условии завершения проверки -(ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вы несения окончательного решения | |||
| Книги, журналы, карточки учета: | <1> После окончания срока действия последнего договора контракта, соглашения <2> После ликвидации основных средств при условии завершения про верки (ревизии) <3> При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения <4> После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии) <5> С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | ||||
| а) ценных бумаг | Пост. | ||||
| б) договоров, контрактов соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных) | 5л. <1>ЭПК | ||||
| в) основных средств (зданий, сооружений) | 5 л. <2> | ||||
| г) расчетов с организациями | 5 л. <3> | ||||
| д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 л. <3> | ||||
| е) погашенных векселей на уплату налогов | 5 л. <4> | ||||
| ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость | 5 л. <5> | ||||
| з) хозяйственного имущества | 5 л. <3> | ||||
| и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) | 5 л. <3> | ||||
| к) подотчетных лиц | 5л. | ||||
| л) исполнительных листов | 5л. | ||||
| м) сумм доходов и подоходного налога работников | 5л. | ||||
| н) депонированной заработной платы | 5 л. <3> | ||||
| о) депонентов по депозитным суммам | 5л. | ||||
| п) доверенностей | 5 л. <3> | ||||
| Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности | Пост. | ||||
| Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности | 5л. | ||||
| Заказы на бланки учета и отчетности | 1 г | ||||
| Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности | 5 л. ЭПК | ||||
В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.
Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.
Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:
· в Положении «О документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;
· в Инструкции «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан», утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
Дата добавления: 2016-11-02; просмотров: 584;