Документальное оформление и учет поступления и отгрузки готовой продукции на складах

Учет готовой продукции регулируется Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным приказом Минфина России от 09.06.01 г. № 44н, а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными приказом Минфина России от 28.12.01 г. № 119н.

Движение готовой продукции включает:

- поступление готовой продукции из производства на склад;

- отгрузку (отпуск) готовой продукции покупателям (заказчикам) в порядке реализации (продажи).

Прием, хранение, отпуск и учет готовой продукции на складах возлагается на соответствующих должностных лиц (заведующего склада, кладовщика и др.). Эти лица несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность готовой продукции на складе. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности.

Готовая продукция на складе учитывается в карточках или в книгах количественно-сортового учета. Карточки складского учета открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) готовой продукции. Записи в карточках производятся по каждому приходному и расходному документу с выведением остатка после каждой записи.

Готовая продукция поступает из производства на склад на основании приемосдаточных накладных, актов, спецификаций и других аналогичных документов, которые выписываются в двух экземплярах. Один экземпляр предназначен для сдатчика готовой продукции, другой является сопроводительным документом для хранения на складе.

Отпуск готовой продукции покупателям оформляется, как правило, накладными типовой формы № М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону», утвержденной постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 30 октября 1997 года №71 а.

Основанием для выписки накладных являются распоряжения руководителя организации или уполномоченного лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

При отгрузке готовой продукции как облагаемой, так и освобожденной от НДС на основании накладных на отпуск готовой продукции организация выписывает счет-фактуру в двух экземплярах, оригинал счета-фактуры передается покупателю, а второй экземпляр регистрируется в книге продаж организации.

При реализации товаров (работ, услуг) налогоплательщик обязан выставить покупателю соответствующий счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными должностными лицами, уполномоченными на то в соответствии с приказом по организации.

По общему правилу счета-фактуры составляются в рублях РФ.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету у покупателя в установленном порядке.

В случае, если счета-фактуры составлены и выставлены с нарушением порядка заполнения их реквизитов или подписания уполномоченными лицами, то они не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Помимо счетов-фактур сумма НДС выделяется отдельной строкой в расчетных документах.

Счета-фактуры регистрируются продавцом в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

В случае получения денежных средств в виде авансовых платежей в счет предстоящих поставок продукции (работ, услуг) счет-фактура также выписывается и регистрируется в книге продаж. Этот счет-фактура является основанием для уплаты в бюджет НДС, исходя из суммы полученной предварительной оплаты. Счета-фактуры, выписанные и зарегистрированные продавцами в книге продаж при получении авансов в счет предстоящих поставок продукции, затем при отгрузке продукции в счет полученных авансов регистрируются ими в книге покупок с указанием соответствующей суммы налога на добавленную стоимость. Указанную в книге покупок сумму НДС организация может предъявить к вычету.

Правила ведения книги продаж установлены постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Книга продаж должна быть прошнурована, ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Разрешается ведение книги продаж с использованием компьютера. В этом случае не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным периодом, книга покупок распечатывается, страницы пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Книга продаж хранится в течение полных пяти лет с даты последней записи.