Министерское делопроизводство.

В начале XIX века Александром I были проведены очередные административные реформы. Их основными принципами были:

- совмещение коллегиальности в принятии решений высшими органами власти с единоначалием в управленческой деятельности созданнных министерств;

- строгая иерархия в функциях структурных подразделений и чиновников всех рангов, которая позволила установить строгую последовательность процедур подготовки и решения дел и ответственность должностных лиц всех уровней в работе по принятию решения.

В 1802 г. были созданы первые министерства, а в 1811 г. был принят закон «Общее учреждение министерств», который регламентировал деятельность министерств и порядок работы с документами – «образ производства дел». Авторы этого документа уже четко различают 2 аспекта делопроизводства: «письмоводство» - оформление документов и их составление (документирование - в современной терминологии), а также движение дел и документов (т.е. организация работы с документами), которое было тесно увязано с производством дел (в современной терминологии - с принятием управленческих решений).

ОРсД:

Регулировалось прежде всего производство дел, т.е. решение вопросов (5 составных частей):

· порядок вступления дел

· движение (производство) дел

· отправление дел

· ревизия – ежемесячный контроль за движением дел;

· ежегодные отчеты – в суммах; в делах; в предложениях (планы на следующий год).

Были четко расписаны все управленческие (делопроизводственные) операции: в губернском правлении – 54; в департаменте министерства – 34; в кабинете министров – 36. Все документы были распределены на 2 группы: 1) - внутреннее делопроизводство (внутренний поток); 2) - документы, поступавшие из других учреждений и отправляемые в них (входящий и исходящий потоки).

ДУД:

Уточнялись виды документов: от императора - указы и повеления в министерства; от Государственного Совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские приказы; от Кабинета министров – выписки из журналов заседаний; - от министров наверх - высочайшие доклады императору и мнения, предложения, представления в другие органы, а вниз - предписания; снизу в министерства поступали рапорты и донесения; между министерствами – отношения, сообщения, официальные письма.

Во второй трети XIX века появилась нормативная регламентация отдельных систем документации: «Устав о службе гражданской» 1832 г.; «Общий счетный устав» 1848г. (бухгалтерские документы) и др.

В оформлении документов также появились новшества:

- вводятся угловые бланки (сначала рукописные, с конца XIX в. печатные) с определенным набором реквизитов на постоянных местах, вследствие чего документы приобретают вид, который с некоторыми изменениями дошел до нашего времени;

- скрепляются отдельные листы документа;

- с исходящих документов снимаются копии, которые хранятся и сдаются в архив.

Нормативно-методическое обеспечение делопроизводства:

В течение всего XIX века осуществлялась законодательная регламентация делопроизводства административных учреждений; издавались «Письмовники» - сборники образцов документов (за весь этот период их было издано около 100).

В последней трети XIX века появляются теоретические работы по делопроизводству. Особое место среди них занимают работы Н.В. Варадинова (1873, 1887гг.), который разделял делопроизводство на теоретическое - наука, излагающая правила составления деловых бумаг и самих дел, и практическое – общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и установившимся образцам. Варадинов исследовал также слог (стиль) документа, особенности написания слов, дал классификацию документов.

Начиная с последней трети XIX века в связи с социально-экономическим развитием общества и техническими изобретениями появляются новые виды документов – телеграммы, телефонограммы, стенограммы, а также и более современные способы документирования информации: пишущие машины, множительная техника, фотография, кино. Появление технических средств документирования информации произвело революцию в технологиях делопроизводства:

- документ становится компактным;

- убыстряется его исполнение, в том числе изготовление копий;

- повышается общая культура работы с документами.

Все эти процессы стимулировали работу по рационализации делопроизводства как нового направления деятельности по документационному обеспечению управления. Старая система делопроизводства государственного аппарата, сложная и рутинная по формам и методам работы, не соответствовала новым социальным и хозяйственным тенденциям. В отдельных организациях проводилась рационализация делопроизводства. В 1911 г. государственное учреждение - Военное ведомство, технически оснащенное лучше других, издает «Положение о письмоводстве и делопроизводстве»[6], которое вводит систему упрощенного делопроизводства (например, использовались только 3 вида документов, рапорт, предписание, отношение, внедрялась карточная система регистрации, современная техника, более четко разграничивались полномочия должностных лиц в работе с документами). Другие ведомства не успели внедрить рационализированные системы делопроизводства из-за того, что началась Первая мировая война.

Таким образом, в это время закладывается основа министерской системы управления обществом, которая сохранилась до нашего времени, и на базе коллежского делопроизводства совершенствуются определенные элементы делопроизводства министерского. «Общее учреждение министерств» как основной законодательный акт продолжало регулировать порядок функционирования министерств и системы делопроизводства вплоть до советского периода отечественной истории.

В целом, делопроизводство в своем развитии до 1917 года прошло сложный путь от зарождения простейших форм документирования на базе традиций и обычаев деятельности первых органов государственного управления (приказов) до детально регламентированного, основанного на законах Российской империи, государственного делопроизводства. В конце этого периода делопроизводство принимает все более современный вид, осмысляется теоретически и совершенствуется практически, рассматривается как составная часть технологии и культуры управления.