Система управления организацией

Основные понятия науки менеджмента

Управление организациями как непосредственная практическая деятельность имеет под собой соответствующую теоретико-методологическую основу, ибо любая практическая деятельность опирается на теорию, выработанную веками в процессе труда, опыта, научно-практической логики и многократной проверки научных предположений.

Управленческая теория - система научных знаний об отношениях между субъектами и объектами управления. Теория управления позволяет рассматривать возникающие прямые и обратные связи между субъектом и объектом управления системно, с использованием комплексного подхода, на основе социальных законов, во взаимосвязи с другими науками.

Предмет науки управления - отношения субъекта и объекта управления, возникающие в процессе их взаимодействия. Конкретно - это цели, задачи, принципы, функции, методы, организационные структуры, персонал, техника, технологии, информация, средства обеспечения.

В науке управления или менеджмента фундаментальным понятием является само понятие “управление”. Поэтому, не давая строгого формального определения этого понятия, следует отметить, что управление можно рассматривать в узком и широком смысле.

В узком смысле управление - это процесс информационного воздействия субъекта управления на объект управления, побуждающее объект совершать некоторые действия, направленные на достижение целей субъекта. В некоторых (идеальных) случаях цели субъекта и объекта могут совпадать.

В широком смысле управление включает в себя не только само воздействие, но также и подготовку к нему, контроль за деятельностью объекта управления и анализ полученных результатов (см. рисунок 1.1). В этом случае управление является непрерывным действием, которое начинается с момента установления взаимодействия между субъектом и объектом и заканчивается только с прекращение этого взаимодействия.

Для определения сходства и различия между русским словом “управление“ и довольно часто употребляемым у нас английским “management” рассмотрим английские эквиваленты, обозначающие управление в системах различного класса:

1. Для обозначения управления в технических системах в английском языке используется слово “control” (или “drive” при управлении автомобилем);

2. Для обозначения управления в организациях (на предприятиях) в английском языке используется “management”;

3. Если речь идет об управлении государством или регионом, то в английском языке используется “government”;

4. Если англичане говорят об управлении человека самим собой, то они используют слово “govern”.

Таким образом, слова “управление“ и пришедшее из английского “менеджмент” являются синонимами, если говорят об управлении организацией. И именно в этом смысле эти слова будут употребляться в дальнейшем. При этом под организацией понимается объединение двух или большего количества людей, взаимодействующих друг с другом для достижения определенной цели.

Еще одно английское слово, переводимое как “управление” - “administration”, которое употребляется, если речь идет о формальных, единых для всех членов организации правилах поведения и взаимодействия при выполнении ими своей работы, без учета индивидуальности сотрудников. Т.е. администрирование предполагает отношение к сотруднику не как к индивидуальности, а как к одному из ресурсов, необходимых для достижения поставленных перед организацией целей. Менеджмент же, напротив, предполагает учет индивидуальных особенностей сотрудников.

В науке менеджмента, так же как и в любой другой науке, можно выделить теоретическую и практическую (или прикладную) части. Целью теоретических изысканий является накопление, изучение и обобщение опыта практических исследований с целью выработки и распространения обобщенных рекомендаций, позволяющих руководителю повышать эффективность деятельности возглавляемой им организации. Целью прикладных исследований является совершенствование управления конкретной организацией на основе достижений теории менеджмента и возможностей самой организации.

Основными видами работ в процессе прикладных исследований можно являются: сбор и обработка информации и моделирование деятельности объекта исследования.

Основными методами сбора информации являются:

1) эксперимент;

2) тестирование, анкетирование и интервьюирование;

3) изучение документации организации.

Выделяют два типа эксперимента: активныйи пассивный. Если пассивный эксперимент представляет собой простое наблюдение за работой сотрудников с фиксацией каких-либо данных, то активный эксперимент предполагает прямое вмешательство экспериментатора в рабочий процесс с целью создания нештатных ситуаций. Наиболее эффективен пассивный эксперимент, поскольку он позволяет собрать достаточно большое количество информации о деятельности различных служб предприятия, не требует высокой квалификации сотрудников, проводящих наблюдения, но предъявляет высокие требования к специалистам, осуществляющим организационно-методическую подготовку таких экспериментов. Его проведение мало отражается на процессе деятельности организации. Активный эксперимент позволяет быстро выявить слабые места в управлении предприятием, но, во-первых, его проведение требует высокой квалификации исследователей и, соответственно, высоких затрат, а, во-вторых, проведение таких экспериментов может негативно сказаться на результатах работы организации.

Анкетирование и тестирование наиболее эффективно использовать при изучении отдельных аспектов деятельности предприятия. Они не требуют больших финансовых затрат и являются единственными методами сбора информации о плохо структурированных областях деятельности предприятия. В отличии от анкетирования и тестирования интервьюирование требует личного контакта с работниками предприятия и, как правило, используется только для получения какой-либо дополнительной информации.

В моделировании деятельности объекта исследования могут использоваться как логические, так и экономико-математические модели.

Система управления организацией

В настоящее время в исследованиях и научных изданиях по менеджменту приводится достаточно много определений самого понятия "система". Однако, наиболее целесообразным, способным приводить к эффективным практическим результатам, представляется определение, данное Сергеем Александровичем Майоровым. Система- это совокупность связанных элементов, объединенных в одно целое для достижения определенной цели". Под элементом здесь понимается минимальный неделимый объект. При этом свойство неделимости элемента - это просто удобное понятие (допущение), а не действительное его свойство как физического или экономического объекта. Например, цех можно определить как элемент предприятия, т.е. воспринимать его как единое целое. Однако при ином уровне рассмотрения сам цех можно воспринимать как систему, элементами которой являются производственные участки.

В приведенном выше определении под целью понимается некоторый результат (или их совокупность), ради достижения которого элементы связываются в единое целое.

Любая система характеризуется своей величиной и сложностью.

Величина определяется:

· количеством элементов, составляющих систему;

· количеством взаимосвязей между элементами системы;

· количеством степеней свободы элементов системы.

Сложность системы - понятие более многогранное, чем величина. Любая сложная система- это большая система, но не наоборот. В настоящее время не определено само понятие "сложность системы". Поэтому можно говорить только о сравнительной сложности систем по какому-либо критерию. Примерами таких критериев могут быть следующими:

1. Невозможность математического описания поведения системы. Под математическим описанием здесь понимается наличие алгоритма, позволяющего выяснить значение параметров системы в зависимости от значений параметров каких-либо воздействий на систему. С этой точки зрения любая рукотворная система является простой. Ведь даже поведение космического корабля легко описывается строго формализованными законами Ньютона и уравнениями классической механики. С этой же точки зрения любая биологическая система является бесконечно сложной, поскольку невозможно представить себе формализованный аппарат описывающий поведение пчелы или муравья. Несколько более слабым критерием сложности является стохастичность (или вероятностный характер) поведения сложной системы. Т.е. сложной является система, поведение которой можно описать только вероятностными показателями. Причем зачастую это связано не с источником каких-либо случайных помех в системе, а с многообразием протекающих в ней процессов. И поскольку далеко не все эти процессы и их результаты могут быть учтены, то возникает эффект вероятностной предсказуемости поведения системы, что и определяет ее сложность.

2. Невоспроизводимость экспериментов над сложной системой, по сути означает, что невозможно с помощью одних и тех же приемов и методов многократно добиваться от сложной системы желаемого результата. По сути, это свойство является следствием изменчивости (развития) системы, и чем сложнее система, тем более быстрыми темпами она меняется. Именно на этом свойстве сложных систем базируется один из основных принципов этики деловых отношений - честное отношение к партнеру, поскольку обмануть человека можно только один раз, разумеется если он осознал факт обмана.

3. Отторжимость внешних воздействий, не способствующих спонтанному развитию (саморазвитию) системы. Это проявляется в том, что попытки управлять сложной системой зачастую приводят к результатам прямо противоположенным ожидаемым. Это достаточно наглядно проявляется в попытках заставить ребенка учиться добросовестно выполняя все требования средней школы. Если определить, что целью среднего образования является пробуждение у человека интереса к знаниям и выработка у него навыков получения знаний, то любые попытки со стороны родителей и учителей заставить ребенка выучить предлагаемый материал зачастую приводит к выработке у него устойчивого отрицания, как школы, так и новых знаний. По этой же причине отторжения неблагоприятных внешних воздействий большинство реформ, проводимых сверху в любом государстве, обречены на неудачу.

В работе Питирима Сорокина "Человек. Цивилизация. Общество." предлагаются все элементы окружающего нас мира и взаимодействия между ними разделить на три основных вида (см. рисунок 1.2):

1) неорганические элементы, вступающие между собой в физико-химические взаимодействия и образующие класс неорганических систем;

2) живые, органические элементы, вступающие между собой в биологические взаимодействия и образующие класс биологических систем;

3) элементы, наделенные сознанием, вступающие между собой в психические взаимодействия и образующие класс социальных систем.

Рисунок 1.2. Классификация систем.

Под психическими взаимодействиями понимается обмен идеями, чувствами и волевыми устремлениями, а элементами, обладающими сознанием являются люди и высшие животные. Если в социальной системе возникают отношения по поводу производства, распределения, перераспределения и потребления материальных благ, то такие системы являются социально-экономическими.

Примером сложной социально-экономической системы является предприятие (организация), функционирующее во внешней среде.

Любое предприятие функционирует во внешней среде, которую можно разделить на экономическую; технологическую; социальную; политическую; этическую.

Экономическая внешняя среда включает:

· наличие потенциальных покупателей и их потребностей;

· сложившийся уровень цен на продукцию предприятия;

· возможность получения инвестиций;

· наличие рабочей силы требуемой квалификации и производительности в том регионе, где находится предприятие;

· правительственная финансовая и налоговая политика;

· поведение конкурентов.

Технологическая внешняя среда представляет собой существующие в обществе знания в отношении изделий, их дизайна и технологии изготовления. При этом под изделиями понимаются также информация и услуги. Значение этой среды огромно не только при создании изделий, но и при управленческих инновациях.

Политическая внешняя среда включает в себя:

· существующую внешне и внутри политическую ситуацию в тех государствах, на территории которых находится предприятие и на территории которых оно реализует свою продукцию;

· существующее в этих странах законодательство, разрешающее или запрещающее определенные виды производств и реализацию определенных видов товаров.

Социальная внешняя среда включает:

· развитость социальной инфраструктуры в названных регионах;

· господствующие там обычаи и верования;

· уровень образования и преобладающие желания населения.

Этическая внешняя среда включает в себя нормы личностного и межличностного поведения людей в названных регионах.

Основным связующим звеном предприятия с внешней средой являются его цели, которые можно разделить (рисунок 1.3):

1) по отношению к предприятию - на внешние и внутренние;

2) по глобальности и срокам действия - на стратегические, тактические и оперативные.

Внешние цели- это те, достижение которых позволяет организации изменить внешнюю среду, а внутренние цели - это те, достижение которых позволяет организации развиваться самой. Разумеется, достижение и тех и других целей взаимосвязано, т.е. невозможно пытаться достичь какой-либо внутренней цели без достижения внешней и наоборот.

Среди множества внешних целей можно выделить одну главную цель, которая остается неизменной в течение всего времени существования предприятия, и которая называется его миссией. Что касается внутренних целей, то они будут различными в зависимости от рода деятельности организации:

· для коммерческого предприятия, ориентированного на рынок основополагающей внутренней целью является получение прибыли за счет удовлетворения потребностей покупателей в условиях конкуренции;

· для некоммерческой организации - получение финансирования, достаточного для осуществления своей деятельности;

· для органа государственного управления - качественное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей.

Миссия- это причина существования организации, то, чем занимается организация, какую производит продукцию и какие виды услуг оказывает.

Для самой организации наличие и грамотная формулировка миссии важны по следующим причинам.

1) миссия дает субъектам внешней среды общее представление об организации, формирует и закрепляет у них ее имидж;

2) любой человек, в том числе и руководитель, при принятии решений исходит из собственной системы жизненных ценностей, поэтому миссия выполняет роль единения ценностей руководителя и организации, т.е. является отправной точкой и критерием оценки альтернатив ее развития;

3) через миссию до персонала доводятся ценности и принципы, лежащие в основе построения и функционирования организации, что способствует установлению определенного внутреннего климата.

Если миссия задает общие ориентиры деятельности организации, то конкретные состояния, к которым она стремится, фиксируются в виде ее целей.

Цель – это желаемое состояние, к которому стремится организация.

Основными требованиями, которым должны удовлетворять правильно сформулированные цели, являются:

1) цели должны быть реально достижимыми;

2) цели должны быть гибкими, т.е. должна существовать возможность их корректировки при изменении внешнего окружения;

3) цели должны быть измеримыми;

4) цели должны быть совместимыми, т.е. стратегические цели должны соответствовать миссии и стремлению получать прибыль, тактические цели должны соответствовать стратегическим, а оперативные - тактическим.

5) цели должны быть приемлемыми для основных субъектов, определяющих деятельность организации, и, в первую очередь, для тех, кому придется их достигать.

В любой достаточно крупной организации складывается иерархия целей, представляющая собой декомпозицию целей более высокого уровня (стратегических и тактических) в цели более низкого уровня (тактические и оперативные). Такая иерархия играет очень важную роль, так как, во многом, она определяет структуру организации и обеспечивает ориентацию деятельности всех подразделений и конкретных людей на достижение стратегических целей.