Контроль рассогласований

В результате сравнения исходного плана актуальных данных формируется отчет о рассогласовании плана с фактическим состоянием проекта. В числе контролируемых параметров надо учитывать следующие характеристики.

В предпроизводственный (инвестиционный) период проекта:

q соответствие планируемого и фактического выполнения календарного плана работ (соблюдение сроков работ);

q соответствие планируемого и фактически выполненного объема работ;

q соответствие планируемых и фактических затрат на выполнение работ.

В период с момента начала производства и сбыта продукции или услуг:

q соответствие планируемого и фактического объема продаж;

q соответствие планируемых и фактических затрат на прямые производственные издержки;

q соответствие планируемых и фактических затрат на постоянные издержки;

q соответствие планируемой и фактически полученной суммы прибыли;

q соответствия графика привлечения акционерного капитала запланированному ранее;

q соответствие графика получения и погашения займов ранее запланированному;

q соответствие планируемых и фактически выплаченных дивидендов;

q соответствие суммы планируемых налоговых поступлений фактической.

Процедура актуализации данных должна производиться куратором проекта не реже одного раза в месяц, соответственно шаг планирования в системе должен соответствовать шагу контроля и не может быть более 1 месяца.

Актуализация данныхможет быть осуществлена двумя способами: актуализация Cash Flow и детальная актуализация.

Первый способ в основном используется инвесторами, кредиторами или управляющими холдинга. Несмотря на то, что в этом случае актуальная информация ограничена фактическим отчетом о движении денежных средств, ее вполне достаточно для принятия решения о финансировании проекта.

Второй способ - детальная актуализация, обычно используется управляющим проектом или предприятием, реализующим проект. В этом случае актуальные данные вводятся в каждом из диалогов, в которых предусмотрены специальные процедуры актуализации. Второй способ позволяет произвести детальный анализ причин, определяющих текущее состояние проекта. В результате ввода актуальных данных формируется отчет о рассогласованиях фактических и планируемых данных, для просмотра которого необходимо нажать клавишу «Рассогласование Cash Flow».

Раздел "Работа с группой проектов"

В зависимости от величины и структуры компании ее экономическая деятельность может проводиться путем реализации не одного, а нескольких направлений, финансируемых из общего бюджета. В этом случае представляет интерес совместный анализ всех реализуемых компанией проектов.

При использовании широких хозяйственно-экономических связей кооперации может возникнуть необходимость совместного анализа группы проектов разных компаний, связанных по каким-либо критериям

Работой по объединению проектов занимается отдельное приложение — Project Integrator, которое запускается из группы "Project Expert".

По способу объединения проекты могут интегрироваться в группу проектовлибо всписок вариантов:

q группа это некоторое множество проектов, которые взаимосвязаны по каким-либо критериям пользователя;

q список это множество вариантов одного проекта.

q В результате расчета выводятся:

q суммарное Кэш-фло и интегральные показатели длягруппы;

Cobra

Разработчик: Welcom Software (США, www.welcom.com). Нерусифицирована.

Разработана для финансовых менеджеров-профессионалов. Позволяет планировать бюджет проектов компании. Обеспечивает ввод фактических данных по выполнению бюджета. Обеспечивает подготовку финансовой отчетности. Обеспечивает импорт/экспорт файлов: Excel, Oracle, Sybase, SQLServer, FoxPro. Платформа Windows. Безопасность на уровне контроля имени пользователя и пароля с разграничением доступа к меню и файлам.

MS Project

Разработчик: Microsoft Corp. (США, www.microsoft.ru/project). Интерфейс на русском языке. Предназначена для пользователей.

Программа MS Project является самой распространенной "легкой" программой начального уровня по управлению проектами со стандартным офисным интерфейсом. Во многих компаниях используется в качестве привычного приложения Microsoft для планирования и контроля небольших проектов.

Позволяет планировать несложные комплексы работ с учетом их взаимосвязи и распределения между исполнителями с выравниванием ресурсов. Автоматизированная подготовка отчетов и "снимки" текущего состояния проекта. Обмен информацией менеджера и исполнителей через MS Outlook. Имеет Web-ориентированное дополнение MS Project Central, которое предоставляет инструменты для поддержки совместной работы членов команды проекта. Имеет поля с вычисляемыми формулами, определяемыми пользователями. Две шкалы времени (основная и вспомогательная). Указание приблизительного периода выполнения задач (с последующем выполнением). Создание шаблонов проектов. MS адресует свой продукт не только начинающим, но и профессиональным руководителям проектов. Для расширения функциональности системы производителем выпускаются Add-in-модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet.

Что касается удобства работы, то пакет поддерживает такие функции, как самонастраивающиеся меню, однооконный интерфейс, установку по запросу, перемещаемые профили пользователей, режим Windows Terminal Server. Справочная система позволяет пользователям добавлять в нее свою информацию.

Работая с системой, можно не только просматривать текущую информацию, но и обновлять данные - вносить новые задачи, перераспределять задачи между исполнителями и т. д.

Права доступа определяются администратором.

Просмотр возможен как в режиме таблиц, так и в виде диаграммы GANTT.

Программа позволяет решать следующие задачи.

q Возможность пошаговой разработки проекта (Create Your First Project и Cue Cards) и интеллектуальной подсказки (Answer Wizard)/

q Создание задач, присвоение ресурсов, указание сроков выполнения с получением модели, максимально приближенной к реальности.

q Возможность присвоения иерархических кодов структур для задач и ресурсов.

q Указание связи отдельных задач (сетевая диаграмма проекта) и их приоритетов с последующим выравниванием ресурсов.

q Использование общего пула ресурсов и консолидированный анализ группы проектов позволяют осуществить оптимизацию плана проекта в рамках всей организации.

q Расчет критического пути в группе проектов.

q Представление "проблемных задач" с помощью графических индикаторов.

q Указание приблизительного периода выполнения задач с последующим уточнением.

q Мощные встроенные средства анализа текущего состояния проекта и тенденций его развития.

q Автоматизированные средства подготовки отчетов и возможность запоминать текущее состояние проекта для дальнейшего анализа.

q Возможность использовать в качестве задач внешние проекты позволяет структуризацию, распределение ответственности за составные части крупных проектов и анализ по группам независимых проектов, использующих общие ресурсы.

q Возможность добавления макросов и VBA-программ, идеальная среда для разработки пользовательских систем планирования, календарного планирования и управления.