Распределение дел во времени

Знаете ли вы накануне, какими делами будете заниматься завтра, на следующей неделе, в течение месяца?

– Нет.

– Не всегда.

– Смутно.

Когда человек не имеет ясной картины своих дел, то все дела, которые нужно сделать, представляются ему в виде беспорядочного вороха крупных и мелких задач. В результате его мозг вынужден постоянно заниматься обдумыванием большого количества дел (вынести мусор, купить к ужину хлеб, переписать кассету, вечером уже нужно отдать, выучить физику, завтра обязательно спросят, выкупить лекарство в аптеке и т.п.). Понять, что важно, а что не важно, что срочно, а с чем можно повременить, человеку в этом случае трудно. Многие вещи им попросту забываются или остаются незамеченными. Дела делаются в случайном порядке, зависящем от непредсказуемых внешних толчков. Например, телефонный звонок может напомнить о неоплаченном счете за переговоры, который мама просила оплатить еще три дня назад.

Неудивительно, что такой человек будет находиться в постоянном напряжении и практически лишен покоя. Если подобная ситуация длится долго, то это может привести к серьезным последствиям. Накапливается усталость, исчезает чувство уверенности в себе и ощущение благополучия.

Что делать? Выход один – учиться организовывать свое время. Для этого нужно усвоить несколько общих правил распределения дел во времени. Вот эти правила:

1. Составление списка дел. Возьмите лист бумагии запишите на нем все дела, которыми вам предстоит заниматься, например, в течение недели.
2. Упорядочение дел в списке. Просмотрев внимательно весь список, вы увидите, что в нем есть дела сложныеи простые. Сложные нужно разбить на части. Например, вы приглашены на день рожденья в воскресенье. Это мероприятие придется разбить на три части: выбор подарка, подготовка праздничного платья и посещение самого торжества. В результате такого упорядочивания список дел станет более четким.
3. Разделение списка на два: список регулярных дел и список прочих дел. Какие дела можно отнести к регулярным? Это те дела, процедура выполнения которых остается одной и той же, или те, которые нужно делать каждый день, каждую неделю, месяц. Гулять с собакой нужно каждый день, делать генеральную уборку в квартире раз в неделю, а платить за коммунальные услуги раз в месяц.

Подумайте, какие дела в вашем списке носят регулярный характер, и отметьте их. Прочие дела – это те, которые можно делать редко, и возникают они случайно. Например, такие, как ремонт перегоревшего утюга или покупка стержней для авторучки. Они войдут в список прочих дел.

1. Превращение нерегулярных дел в регулярные. Обратимся к списку прочих дел. Именно они создают неожиданные трудности. Однако среди них есть такие, которые можно перевести в регулярные. Например, можно стричься тогда, когда вам не понравится ваше отражение в зеркале. Но можно поступить иначе. Установить для себя правило: стричься в первую неделю каждого месяца. Теперь стрижка перейдет в список регулярных дел.

Регулярными можно сделать чтение журналов, посещение театров, чистку одежды, закупку продуктов и многое другое. Это позволит экономить время, заранее подготовиться к делу и не выбиваться из общего ритма.

1. Разделение дел на жестко фиксированные во времени и имеющие временные рамки. Регулярность у разных дел разная. Готовить одежду, в которой вы ходите в школу (почистить и погладить), можно раз в неделю, например, в субботу. Брать книги в библиотеке – раз в две недели. Это регулярные дела, которые имеют временные рамки. Против них в списке нужно указать день их выполнения, например, в субботу, в каждый второй понедельник и т.д. Но в списке есть занятия, которые не только регулярные, но и жестко фиксированные во времени. Это может быть занятие в секции каратэ, которые бывают два раза в неделю по вторникам и пятницам с 18 до 20 часов. Посмотрите, какие еще в вашем списке есть дела, имеющие жестко фиксированное время, и отметьте их.
2. Превращение регулярных дел в четко фиксированные во времени и закрепление за ними одних и тех же часов. Многие регулярные дела, имеющие временные рамки, можно жестко фиксировать во времени. Это облегчит их выполнение. Положим, вы приняли решение: ходить в библиотеку каждый второй и четвертый понедельник после уроков с 14 до 15 часов. Для каких ваших дел вы еще можете установить конкретные часы? Переход от условной регуляции к фиксированной увеличивает гарантию выполнения ваших дел. Четко зафиксированные во времени дела принимают обязательный характер, от них уже труднее уклониться.
3. Выделение степени неотложности нерегулярных дел. Для каждого из нерегулярных дел нужно отметить степень его неотложности и указать время, когда вы хотите его выполнить. Есть срединерегулярных дел первоочередные. Напимер, вы обнаружили, что уже нет чистых тетрадей, значит, купить их нужно уже сегодня. Следовательно, покупка тетрадей будет первоочередным делом. Бывают «негорящие», нерегулярные дела, но если их долго не делать, то из «негорящих» они могут превратиться в «горящие». Так, если вовремя не уплатить за междугородние переговоры, то телефон могут отключить. Тогда вместо получасового дела возникает многочасовое. «Горящее» дело нарушает ход других дел, отвлекает. Лучше его избежать, предупредить. Поэтому среди нерегулярных дел в вашем списке найдите те, которые могут стать неотложными и горящими. Отметьте их и укажите время, в которое вы сможете их выполнить.

О правилах по организации времени написано много книг разными авторами, как зарубежными, так и отечественными. Вы познакомились с теми, которые предлагает известный ученый Г. Х. Попов в своей книге, адресованной школьникам. Эти правила просты и универсальны. Если их освоить, то с их помощью можно легко научиться планировать дела на день, неделю, месяц, не только в школе, но и после ее окончания.

Чтобы облегчить работу по распределению дел на какой-то период, можно использовать разные способы. Например, просто составить список дел, которые нужно сделать за месяц, можно оформить его в таблицу, а можно придумать специальный бланк. Он даст полный и одновременный обзор дел, которые предстоит решать.

Упражнение 21

Представьте, что вы работаете в организации, которая консультирует по вопросам эффективного использования времени. Одна из фирм сделала вам заказ: разработать для ее сотрудников бланк «Регулярные дела на месяц». Бланк должен соответствовать следующим требованиям:

• а) быть удобным для использования;
• б) представлять человеку полную информацию о делах в рабочее и личное время, то есть показывать, что нужно сделать и когда;
• в) иметь инструкцию о том, как с ним работать.

Подумайте: какой формы должен быть бланк? Какие графы и колонки следует в него включить? Какие условные обозначения можно ввести для удобства записи и работы с ним? (См. приложение №3.)

Разработанные проекты бланков нужно будет защитить. Принимать заказ будет экспертная комиссия, которая имеет право задавать любые вопросы.

Для выполнения упражнения разделитесь на 3 группы. Две группы будут рисовать бланки, третья – представлять экспертную комиссию.

Предложив это упражнение старшеклассникам, я избавила себя от необходимости доказывать им, зачем нужно планировать свои дела заранее. Защищая свои проекты и убеждая импровизированную комиссию в том, что планирование регулярных дел дает выигрыш во времени, позволяет видеть полную картину предстоящих задач, держать их решение под контролем, помогает не выпускать из виду важные дела и, следовательно, чувствовать себя уверенно, старшеклассники убеждаются в этом сами. Значит, есть надежда, что многое из того, чему они научились на занятии, они смогут применять и в повседневной жизни.

Дневник времени

Дневник времени

При упоминании о дневнике на лицах старшеклассников появляется недовольное выражение.

– Только не это!

– Нет уж, избавьте...

– Почему? Объясните, – прошу я.

И начинается доверительный разговор о том, какие неприятные моменты и даже трагедии пришлось пережить из-за этого злополучного дневника. Они рассказывают о том, как они его «теряли», «забывали дома» и даже «случайно оставляли в магазине». Другие признаются, как заменяли или вырывали в дневнике страницы, исписанные красными чернилами, замечаниями учителей. Из рассказов старшеклассников становится ясно, что большая часть относится к дневнику как к врагу, от которого одни неприятности.

Давайте подойдем к этой проблеме с другой стороны, – предлагаю я, – и попытаемся превратить его из врага в союзника или даже друга. Причем личного друга, верного помощника, который будет служить именно вам.

Подумайте о таком варианте дневника, который больше похож на личную рабочую книгу. Она одновременно может служить вам и календарем, и средством для планирования времени, и записной книжкой, и быть при этом удобной благодаря своей наглядности (обозримости).

Упражнение 22

Объединитесь в группы по 5 человек. Составьте проект «Дневника времени» для старшеклассника, который мог бы стать его постоянным спутником, так сказать, письменной памятью, всегда и везде находящейся под рукой. Подумайте.

Какие разделы будет иметь такой Дневник времени? Какие специальные бланки можно в него включить? Какую информацию можно будет в нем хранить?

При защите своего проекта опишите подробно, как им нужно пользоваться.

Дневник времени, который предложили учащиеся одного из 11 классов, включал 5 разделов:

«Календарь на год».

«Расписание уроков и консультаций». Этот раздел состоял из четырех бланков по количеству учебных четвертей.

«Еженедельник». Бланк «Неделя» занимал развернутый лист и состоял из шести колонок, разлинованных по горизонтали. Каждая из колонок соответствовала дню недели. Шестая колонка поделена была на две неравные части. Верхняя часть отводилась для субботы, нижняя для воскресенья.

«Мои цели». Здесь находились бланки для записи основных целей на год или другие периоды.

«Информация». Учащиеся разделили его на несколько подразделов: список книг для обязательного чтения; список дней рождения; расписание электричек и пригородных автобусов; телефоны и адреса друзей, родственников, организаций; последний подраздел состоял из нескольких чистых листов бумаги, сюда предлагалось записывать умные мысли, идеи, как свои, так и чужие.

К сожалению, этот, а также другие, не менее интересные и оригинальные, Дневники времени существуют только в воображении старшеклассников. Их нет в действительности. Их не найдешь на прилавках канцелярских магазинов. Но много из того, что было предложено в их проектах, старшеклассники могут использовать, даже не имея такого дневника, приспособив для этого обычную записную книжку.

Подведение итогов

Подведение итогов

На последнем занятии предлагаю учащимся ответить на следующие вопросы:

1. Что нового вы узнали?
2. Что показалось вам особенно важным?
3. Чему вы нашли подтверждение?
4. Что вы хотите проработать основательнее?
5. Что вы хотите применить на практике?
6. Что из того, о чем вы узнали, вы уже применяете?
7. Ваш вопрос. Начните его словами: «Что делать, если?..»

Лучше попросить старшеклассников ответить на этот вопрос письменно. Письменная форма подведения итогов дисциплинирует мышление, так как заставляет еще раз, только уже с другой стороны, взглянуть на обсуждаемые вопросы. Увидеть результаты своей работы, отметить достижения. Для меня это возможность получить обратную связь и определить, чем следует заниматься дальше и на что обратить внимание.

Приложения

Приложение 1

Инструкция к бланку «Учет затрат времени». Записывайте последовательно и без пропусков все занятия ивиды работ в течение дня (колонки 1, 2). В колонке 3 указывайте время начала и окончания или внезапной остановки выполняемой деятельности (см. образец).

Производите немедленную запись. Избегайте заполнения бланка по памяти (иначе будет утрачена наибольшая польза от вашего учета времени). Поначалу не заполняйте колонку 5. Она понадобится при заключительном анализе расхода времени (упражнения 14, 16).

Бланк учета затрат времени (извлечение)

Приложение 2

Бланк «Цели» используется в ряде случаев: во – первых, он служит для записи главных жизненных целей. Во – вторых, на такой бланк при необходимости заносятся цели, которых необходимо достичь в той или иной сфере жизни в ближайшее время (месяц, полгода, год).

Инструкция

Первая колонка служит для записи названия той сферы жизни, в которой вы планируете чего – либо достичь. Во вторую колонку ставится порядковый номер цели. Сами же цели фиксируются в третьей колонке. В четвертой колонке указывается значимость целей, определяется ее приоритет (А, В, С). Пятая колонка предназначена для детализации и уточнения целей (количество, размеры, сумма, вес). Другими словами, здесь необходимо записать практические и достижимые подцели, которые приближают к главной цели и тем самым усиливают мотивацию.

Сроки достижения целей заносятся в 6 колонку, которая разделена на две части. Первая служит для записи окончательных сроков, вторая – для промежуточных. 7 колонка – контрольная, здесь ставится подпись, подтверждающая, что вы заключили контракт с самим собой о достижении цели.

Предостережение. Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные цели и задачи имеют мало шансов быть выполненными. При определении целей помните о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, так как хорошее здоровье является надежной предпосылкой успехов во всех сферах жизни.

Бланк «Цели» (извлечение)

Приложение 3

В бланк «Регулярные дела на месяц» заносятся дела, которые необходимо делать регулярно в определенное время дня и в определенный день месяца. У каждого человека есть дела, которые диктуются внешними обстоятельствами, природными условиями, законами, правилами заведенного порядка и т.д. (сдача текущих экзаменов, оплата счетов за квартиру, телефон, посещение парикмахерской и т.п.). Вполне понятно, что иметь перед глазами список таких дел очень полезно как взрослому, так и школьнику. Такой список облегчает планирование времени и повышает вероятность осуществления намеченного. Например, внеся занятия спортом или иностранным языком в список регулярных, дел человек начнет ими заниматься скорее, чем в случае, если будет сидеть и ждать прихода вдохновения. Так что перед заполнением бланка следует задать себе вопросы: какие из стоящих передо мной задач будут решаться более эффективно, если начать заниматься ими строго регулярно? Какие дела перестанут ускользать от моего внимания и будут выполняться вовремя, если включить их в список регулярных дел?

После того как определен список регулярных дел на месяц, необходимо закрепить за ними определенный день и час и внести в соответствующие графы бланка. Для легкости заполнения и улучшения наглядности бланка можно использовать сокращения, как буквенные, так и символические. Например, вот такие:

– уборка квартиры

– обед

# – посещение парикмахерской

– посещение спортивной секции

? – выполнение домашнего задания

– просмотр любимых телепередач

J – прогулка