УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И РАСЧЁТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

Вопрос 1 «Организация учета кассовых операций»

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности организации. Потребность в наличных денежных средствах возникает постоянно и связана с выплатой заработной платы, пособий, средств на командировочные и хозяйственные расходы, оплату услуг наличными и т.п. В то же время в кассу ежедневно могут поступать платежи наличными за услуги, в погашение долга работниками, поступления с расчётного счёта или от заказчиков, и др.

Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация создаёт специальный участок бухгалтерии – кассу. Ёе возглавляет кассир – материально ответственное лицо, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

В небольших организациях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер. При этом главный бухгалтер назначается приказом по предприятию с разрешением выполнять обязанности кассира и с обязательным заключением ответственности кассира.

Общий порядок организации денежного обращения в Российской Федерации регламентируется Банком России посредством Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного его приказом от 05.01.98 г.№ 14-п.

Кроме того, им же разработан Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (от 04.10.93 г.,№18), п.1 которого гласит: «Предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков», а п.5: «Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются».

Сверх установленных норм наличные деньги могут хранить в кассе только в дни выплаты заработной платы, пенсии, пособий, стипендий в течение трёх рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении.

Основными задачами ведения бухгалтерского учёта кассовых операций предприятий являются:

- обеспечение сохранности денежных средств (материальная ответственность, условия хранения, проведения ревизий);

- своевременное и точное оформление первичных документов и регистрация их в журнале.

Вопрос 2 «Документация по бухгалтерскому учету кассовых операций»

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1),подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

При этом вносителю выдается квитанция к приходному кассовому за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

Выдача наличных производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера (форма № КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером общего или финансового отдела или главным бухгалтером.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по расходному кассовому ордеру, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные, расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности они прилагаются к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

По мере выполнения кассовых операций кассир обязан подписать их и, кроме того, их и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью «оплачено» или «получено» («число, месяц, год»).

До передачи в кассу на исполнение кассовые документы записываются бухгалтером в специальном журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров с указанием кодов (цифровых обозначений) причин и условий поступления и выдачи наличных денежных средств.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных денежных средств организаций, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций, составляется отчетность.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов за __________г

Коды целевого назначения поступления выдачи из кассы денежных средств разрабатываются организацией самостоятельно.

Представим примерный перечень условных обозначений совершаемых кассовых операций.

Вопрос 3 «Кассовая книга, ее строение и порядок ведения»

Кассовая книга – это регистр аналитического учёта, защищающий интересы как кассира, так и организации. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге номеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью организации. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано ___ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчётом кассира. Подчистки и не договорённые исправления в кассовой книге запрещаются; исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Разрешается ведение кассовой книги с использованием вычислительной техники; регистрация исполнительных кассовых документов в кассовую книгу производится сразу после получения или выдачи денег. По окончании дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчёт с приходным и расходным кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре):

а) в платёжной (расчётно-платёжной) ведомости против фамилии лиц, которыми не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платёжной (расчётно-платёжной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом платёжной ведомости скрепить надпись своей подписью.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные ордера должны быть заполнены чётными работниками чётко и ясно чернилами, шариковой ручкой. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Кассир обязан независимо от календарного периода сдачи в бухгалтерию отчёта (за один, три, пять дней и т.д.) ежедневно подсчитывать обороты за день и остаток на конец дня в кассовой книге.

Кассовая книга

Кассир (подпись)

Проверил документы в количестве __ расходных ордеров и __ приходных ордеров

число 20.01.20…г. Бухгалтер (подпись)

Например, Кассовая книга ООО «Дон»

Вопрос 4 «Бухгалтерский учет кассовых операций»

После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчёт кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учётные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы).

Для учёта наличия и движения денежных средств организации используется активный счёт 50 «Касса». Сальдо счёта указывает на наличие суммы свободных денег организации на начало и конец месяца; оборот по дебету – суммы, поступившие в кассу, оборот по кредиту – сумы, выданные наличными.

В кассе организации могут хранить не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги, денежные документы, бланки строгой отчётности. К денежным документам относятся путёвки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников предприятия, почтовые марки, маки госпошлины, единые и проездные билеты (трамвайные, троллейбусные, автобусные).

Бланки строгой отчётности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.) учитываются на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности».

При осуществлении внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнёрами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отельного счёта для её движения не предусмотрено, поэтому в составе счёта 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчёт 50/4 «Касса в иностранной валюте».

Рассмотрим корреспонденции счетов по счёту 50 «Касса».

Счёт 50 «Касса»

Вопрос 5 «Ревизия кассы»

Одной из особенностей бухгалтерского учёта кассовых операций является ежемесячная взаимосверка данных бухгалтерского учёта и фактического наличия денежных средств в кассе организации. В обязанность руководителя входит правильная и надёжная организация кассового узла, а кассира – полная материальная ответственность за правильное своевременное оприходование и выдачу денежных средств, т.е. сохранность.

Инвентаризация (Ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций, утвержденному Банком России 4 октября 1993 г. №18 (не менее одного раза в месяц). Комиссией, назначаемой приказом руководителя внезапная ревизия кассы. При этом полистно проверяются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчётности.

Расписки на выданные суммы наличными, не оформленные расходными ордерами, в остаток по кассе не включаются. Хранение в кассе денежных средств, не принадлежащих организации, запрещается, и при обнаружении они считаются излишками. Результат инвентаризации оформляются актом.

На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по результатам инвентаризации принимает решение об их списании. Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением их в доход организации следующей бухгалтерской проводкой:

Д сч. 50 «Касса» К сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

В случае выявления недостачи суммы подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются следующими записями:

1) Д сч. 94 «Недостача и потери от порчи ценностей» К сч. 50 «Касса» - отражена недостача денежных средств в кассе.

2)Д сч. 73/2 «Расчёты с персоналом по прочим операциям»; К сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отнесена на виновника.

3) Д 50 К 73/2 – внесена сумма недостачи в кассу.

4) Д 70 К 73/2-удержана из зарплаты сумма недостачи.