Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение содержания документов для установления сроков хранения, их отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности проводится специалистами бухгалтерии ежегодно на основе Перечня и номенклатуры дел в целях:

- отбора документов постоянного и временного хранения с отметкой «ЭПК» для подготовки к передаче в государственный или муниципальный архив;

- отбора документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению;

- выделения к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых, истекли.

При проведении отбора документов для постоянного хранения экспертиза ценности дел проводится не только на основании перечней документов и номенклатуры дел организации, но и путем полистного просмотра дел. Отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел не допускается.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

При обнаружении в ходе проведения экспертизы ценности дел документов без подписи, даты, номера и других реквизитов, придающих документу юридическую силу, необходимо провести их восстановление.

В бухгалтерских документах организации не должно быть никаких подчисток и помарок.

Обращаем внимание, что обстоятельством, обеспечивающим достоверность содержания бухгалтерских документов, является исключительно жесткая регламентация порядка исправления ошибок в указанных документах. Указанный порядок закреплен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. № 148н (в ред. Приказа Минфина РФ от 03.07.2009 N 69н) и предполагает что:

- ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";

- ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;

- ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются Справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.

Особое внимание следует уделять делам с пометкой «ЭПК». Они также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов имеющих историческую ценность и подлежащих постоянному хранению.

Оформление дел

Следующим этапом подготовки дел к передаче в архив является их техническое оформление.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку и переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- составление листа-заверителя дела;

- оформление реквизитов обложки дела.

Подшивка и переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола, хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата, должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и/или художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста. Эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в дело или формируются в папку с клапанами.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок; гребеночной и обжимной переплетных машин. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

Количество листов в деле не должно превышать 250 листов, однако, как показывает практика, при подшивке дела (вместо переплета) количество листов не должно превышать ста.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции.

Нумерация листов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист (формата A₃, А₂) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (например, табуляграммами в карточке-справке) нумеруется, как один лист, однако если к карточке-справке табуляграммы приклеены не полностью (одним уголком), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий (например, лицевые счета) составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно Приложению № 3.

Внутренняя опись обязательно составляется в делах, документы которых не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

Заверительная надпись дела или лист-заверитель

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 4) или на чистом листе, подшитым в дело. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и др.;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями (например, табуляграммы) и количество вложенных в них листов;

- номера поврежденных листов;

- номера листов с затухающим текстом и т.п.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

оформление реквизитов обложки дела

На обложке дела указываются: наименование организации; структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле (Приложение № 5).

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

- наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в круглых скобках после полного наименования;

- наименование структурного подразделения - в соответствии с утвержденной структурой;

- индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел организации;

- заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации;

- дата дела - указываются годы заведения и окончания дела.

- количество листов в деле проставляется на обложке дела и соответствует количеству листов, указанному в листе-заверителе.

Реквизит «срок хранения дела»: на делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно», на делах по личному составу - «Хранить 75 лет».

По результатам экспертизы ценности документов и после проведения технической обработки дел составляются:

- описи дел постоянного хранения и по личному составу. Примерный состав документов постоянного хранения отражен в Приложении № 6, в Приложении № 7 документы по личному составу, образующиеся в бухгалтерии (выделены жирным шрифтом);

- акты о выделении к уничтожению (Приложение № 8).

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организации.

В процессе текущего хранения должна быть надежно обеспечена сохранность дел (документов) бухгалтерской службы от повреждения, хищения, утраты и уничтожения. С этой целью в распоряжение бухгалтерской службы предоставляются надлежащим образом оборудованные места хранения со средствами хранения, а также средствами обеспечения сохранности дел (документов).

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.