Составление номенклатуры дел. Эффективная реализация деятельности организации во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов

Эффективная реализация деятельности организации во многом зависит от того, насколько полно, своевременно и качественно организованы учет ее результатов, а также соответствующая отчетность, в том числе в денежном выражении. Решение этих важных задач, как правило, возлагается на бухгалтерию.

Для того чтобы быстро найти тот или иной документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. Поэтому каждое структурное подразделение должно иметь номенклатуру дел.

Номенклатура дел - это разработанный по установленной форме систематизированный перечень наименований (заголовков) дел, заводимых организацией, с указанием сроков их хранения. В большинстве случаев разработка номенклатуры дел организации (или сводной номенклатуры дел) осуществляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, в том числе бухгалтерии.

Номенклатура дел имеетстрого установленную форму и пять обязательных граф (Приложение № 1).

Графы номенклатуры дел имеют свои правила заполнения.

Графа 1. Каждое дело, заголовок которого включен в номенклатуру, имеет свой индекс. Который состоит из индекса структурного подразделения (это порядковый номер бухгалтерии в штатном расписании) и порядкового номера дела в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 03-16, где 03 - обозначение структурного подразделения (бухгалтерия), 16 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре (переписка с налоговой инспекцией).

Так как в течение года могут создаваться новые дела целесообразно в конце каждого раздела предусматривать несколько резервных индексов (обычно два или три).

Поэтому, если образуется дело, не включенное в номенклатуру бухгалтерии, следует не издавать приказ, а напротив резервного индекса написать ручкой заголовок дела, срок его хранения.

Графа 2. «Заголовок дела (тома, части)».

Порядок расположения заголовков дел внутри раздела номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Дела бухгалтерии обычно распределяются в следующей (примерной) последовательности:

- документы по общим вопросам организации бухгалтерской деятельности;

- документы по организации бухгалтерского учета;

- документы по организации бухгалтерской отчетности;

- документы по организации расчетов организации с юридическими и физическими лицами;

- прочие документы, образующиеся в деятельности бухгалтерии.

Заголовки дел должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов дела. Заголовок дела всегда начинается с названия разновидности документов (план, отчет, договоры и т.д.) или вида дела (журнал, дело и т.п.).

Например: «Договоры о материальной ответственности», «Журнал учета основных средств (зданий, сооружений)».

В заголовки дел, содержащих документы по планированию и (или) отчетности, обязательно включаются сведения о периоде (квартал, полугодие, год), на (за) который составлены планы (отчеты), так как от этого зависит срок их хранения.

Например: «Годовой бухгалтерский отчет».

Если в дело планируется помещать разные виды документов по одному вопросу, то заголовок дела начинается со слова «документы», а в конце заголовка, в скобках, необходимо указывать основные разновидности документов, помещенные в дело.

Например: «Документы о проведении инвентаризации (описи, ведомости, журналы и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу(ам) она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с органами местного самоуправления по вопросам финансирования».

Не допускается составление «глухих» (неконкретных) заголовков дел (т.е. не раскрывающих содержание и состав документов)

Например: «Разные документы», «Общая переписка», «Документы к руководству», «Взаимная переписка с внешними организациями», «Входящая (исходящая) документация»

Не разрешается подменять в заголовке дела вид документа названием функции или организации

Например:«Кредитование», «Налогообложение», «Банк».

В номенклатуре дел не должно быть литературно-неграмотных заголовков.

Например:«Инструкции и правила (наши и старые)», «Основные руководящие документы по налогообложению».

Запрещается объединять в один заголовок документы постоянного и временного сроков хранения, а также документы с разными сроками хранения (3, 5 лет и т.д.). Исключение составляют случаи при которых необходимо документы разных сроков хранения, но связанные с рассмотрением одного вопроса, помещать в одно дело, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Графа 3. «Количество дел (томов, частей)». Заполняется только по окончании календарного года, так как нельзя спрогнозировать объем документов в начале года.

Графа 4. «Срок хранения дела (тома, части) и № статей по Перечню». Указывают срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000, размещенный в БД «Консультант плюс». Наиболее распространенные виды документов, образующиеся в деятельности бухгалтерии, представлены в Приложении № 2.

Отметим, что в соответствии с Федеральным законом № 129-ФЗ организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, а также бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Графа 5 «Примечание». Проставляют отметки о заведении дел, о ведении дел в электронном виде (т.е. БД), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Формирование дел

Хранение бухгалтерских документов организации должно осуществляться в соответствии с определенными правилами. Соблюдение этих правил позволяет прежде всего предотвратить утрату (хищение), порчу (повреждение), а также несанкционированный доступ к содержащейся в бухгалтерских документах информации.

Общие правила формирования документов в дела:

1. В дела помещаются только исполненные документы, оформленные надлежащим образом.

2. Распределение документов в дела производится в точном соответствии с номенклатурой дел.

3. Группировка документов в составе дела производится в пределах календарного года, за исключением дел, групп документов, период формирования которых по тем или иным объективным причинам не совпадает с календарным годом.

4. Группировка документов одного вида (одного и того же функционального назначения) с постоянными и временными сроками хранения производится в разные дела.

5. В дело помещается только один (подлинный) экземпляр документа. Исходящие документы, а также документы, подлежащие возврату, помещаются в дела в копиях.

6. Факсограммы, телеграммы и иные аналогичные документы помещаются в соответствующие дела на общих основаниях.

7. Не допускается помещать в дела:

- лишние (дублетные), а также черновые экземпляры документов (за исключением особо ценных);

- сброшюрованные документы (последние хранятся отдельно).

8. Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения) формируется в дела по отчетным периодам и (или) по адресатам. Приложения к отчетным документам помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

9. Организационно-распорядительная документация бухгалтерии (положения, должностные инструкции, инструкции по видам деятельности и т.п.), утвержденная (введенная в действие) постановлениями, решениями, приказами и т.д. и являющаяся приложением к последним, формируется в дела вместе с соответствующими документами (непосредственно после них). Утвержденные в качестве самостоятельного документа положения, инструкции и другие, утвержденные в качестве самостоятельного документа, формируются в дела отдельно от соответствующих постановлений, приказов и т.п.[1]

10. Письменные управленческие решения по вопросам бухгалтерской деятельности - приказы, распоряжения, указания оперативного характера, директивные письма и т.п. - формируются в дела с учетом их общего количества и функционального назначения.

11. Утвержденные документы по планированию бухгалтерской деятельности (программы, планы, графики и т.п.) формируются в дела отдельно от их проектов. Приложения к документам по планированию помещаются в дела, как правило, вместе с этими документами.

12. Сметы, лимиты, списки, перечни, расчеты-обоснования и иные аналогичные документы, как правило, формируются в отдельные дела, а в том случае, если их количество в течение календарного года незначительно - объединяются в одном деле с учетом их функционально-логической взаимосвязи.

13. Лицевые счета работников (ведомости по начислению заработной платы, карточки-справки) целесообразно группировать по алфавиту, при этом в зависимости от количества фамилий, начинающихся на одну и ту же букву, они алфавитизируются до трех букв.

14. Просьбы, предложения, заявления и жалобы физических лиц (граждан), а также все документы по их рассмотрению и исполнению формируются в дела отдельно от письменных обращений юридических лиц (органов управления (власти), предприятий, учреждений, общественных организаций).

15. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине «корешка» не более 4 сантиметров.

После завершения дел в делопроизводстве и при подготовке их к передаче в архив проводится экспертиза ценности документов.