Інкасація грошової виручки.

Інкасація – це збирання та доставка коштів до каси установи банку.

Операції з інкасації готівки у клієнтів банку здійснюються згідно з Інструкцією з організації перевезення валютних цінностей та інкасації коштів в установах банків України, затвердженою постановою Правління НБУ від 03.12.2003 № 520 (зі змінами).

Інкасація коштів в клієнтів банку може здійснюватися підрозділом перевезення валютних цінностей та інкасації коштів банку або службою інкасації Національного банку.

У разі інкасації коштів силами підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів установи банку укладається договір про інкасацію коштів між клієнтом банку та установою банку.

Кожному клієнту банку залежно від обсягу готівкової виручки, видається потрібна кількість інкасаторських сумок із зазначенням на них назви цього банку. На кожній сумці проставляється порядковий номер сумки. Підприємство чи організація подає установі банку зразки пломби, на яких мають бути зазначені номер реєстрації та скорочена назва клієнта банку.

Начальник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів установи банку складає графік заїзду інкасаторів до клієнтів банку. Час прибуття інкасаторів погоджується з клієнтами банку під час укладення договору про інкасацію коштів з урахуванням потреби максимального надходження готівкової виручки до каси установи банку та місцезнаходження клієнта банку.

Графіки заїздів інкасаторів на підприємства та в організації затверджуються керівником установи банку, яка надає ці послуги, і погоджується з керівником або заступником керівника установи банку, до якої здається готівкова виручка.

На кожний маршрут інкасації згідно з нарядом керівника підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів призначається бригада. Один з членів бригади призначається старшим бригади, інший – збирачем. Під час збирання виручки старший бригади і водій оперативного автомобіля охороняють сумки з готівковою виручкою та спостерігають за роботою збирача.

Матеріальна відповідальність за схоронність готівкової виручки під час інкасації коштів покладається на всіх членів бригади інкасації (за винятком водія оперативного автомобіля служби інкасації Національного банку) шляхом укладення договорів про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Керівник відділу інкасації перед виїздом інкасаторів на маршрут для збирання коштів проводить інструктаж під підпис у журналі проведення інструктажів. Після цього він видає інкасатору-збирачу: доручення на інкасацію коштів, явочні картки, печатку підрозділу із зазначенням номера маршруту; старшому бригади – службове посвідчення та порожні сумки; водію – службове посвідчення та посвідчення на оперативний автомобіль. Окрім цього усім інкасаторам видаються індивідуальні засоби захисту (бронежилети, шоломи). Усі зазначені документи та спорядження видаються під підпис у журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження. Зброя і боєприпаси, а також дозвіл на право користування зброєю членам бригади інкасації видаються під підпис у журналі реєстрації видачі та приймання зброї та боєприпасів.

Після цього керівник підрозділу інкасації коштів складає довідку про видачу інкасаторам сумок (мішків), явочних карток, у якій зазначає кількість виданих явочних карток і порожніх сумок, та передає її контролеру каси, що працює в післяопераційний час.

Якщо в вихідні, святкові дні інкасаторами проводиться інкасація коштів, а каса перерахування установи банку не працює, то передавання інкасаторам порожніх сумок у ці дні здійснюють уповноважені особи установи банку під підпис у відповідній книзі із зазначенням дати і кількості сумок на підставі довідки. Відповідно до наказу по установі банку визначається перелік осіб, на яких покладаються вищезазначені операції.

Керівники підрозділів перевезення валютних цінностей та інкасації коштів періодично (не рідше одного разу на місяць) здійснюють перевірки дотримання бригадами інкасації правил інкасації коштів, про результати яких роблять відповідні записи в журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження.

Інкасатор-збирач перед прийняттям сумки з валютними цінностями пред’являє здавачу клієнта банку службове посвідчення з фотокарткою, доручення на інкасацію коштів і явочну картку.

Здавач клієнта банку під час здавання інкасаторам сумок з валютними цінностями оформляє до кожної сумки в трьох примірниках супровідну відомість до сумки з готівковою виручкою або супровідну відомість до сумки з цінностями в іноземній валюті.

Здавач клієнта банку під час здавання інкасатору сумки з валютними цінностями робить в явочній картці всі передбачені записи.

Приймаючи сумки, інкасатор-збирач перевіряє справність сумки (відсутність латок, зовнішніх швів, розриву тканини, невідбитих і пошкоджених пломб, розриву шпагату або вузлів на шпагаті тощо), цілісність швів, правильність її опломбування, цілісність шпагату, на якому відбита пломба, чіткість відбитка пломбіра, тотожність його зразку, відповідність номера сумки, яку приймає, номеру, зазначеному в явочній картці, накладній та копії супровідної відомості, наявність дати, підпису уповноважених осіб клієнта банку на накладній, відповідність суми виторгу, зазначеної в явочній картці, записам у накладній і копії супровідної відомості та відповідність між сумами, зазначеними цифрами та словами в накладній та копії супровідної відомості, наявність підпису здавача в явочній картці. Після цього інкасатор-збирач передає здавачу клієнта банку порожню сумку, розписується на копії супровідної відомості, зазначає на ній дату, ставить відбиток печатки.

Старший бригади інкасації приймає від інкасатора-збирача сумку з готівковою виручкою, після чого видає йому порожню сумку для одержання виручки від наступного клієнта банку. Накладна на прийняту від клієнта банку сумку з готівковою виручкою і явочна картка залишаються в інкасатора-збирача. Сумки з готівковою виручкою на шляху за маршрутом слідування мають зберігатися в мішках або спеціальних металевих ящиках.

Здавання сумок (мішків) з готівковою виручкою бригадами інкасації в установах банків старшим бригади інкасації здійснюється в присутності всіх інкасаторів цієї бригади. Водій оперативного автомобіля, на якому проводилась інкасація коштів, повинен перебувати в приміщенні установи банку разом з бригадою або в оперативному автомобілі, якщо в ньому залишилися цінності до закінчення здавання інкасаторами сумок з валютними цінностями.

Під час здавання сумок з готівкою інкасатори пред’являють накладні до сумки з готівковою виручкою та супровідну відомість до сумки з валютними цінностями, а також явочні картки бухгалтеру-контролеру. Останній перевіряє відповідність записів у накладних до сумки з готівковою виручкою записам у супровідних відомостях до сумки з валютними цінностями і явочних картках, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок у двох примірниках. Після реєстрації бухгалтер контролер передає накладні до сумки з готівкою та супровідні відомості до сумки з валютними цінностями касирові.

Касир під час приймання сумок з готівкою перевіряє:

o чи не мають сумки (мішки) з готівкою, що надійшли, яких-небудь зовнішніх пошкоджень та інших дефектів;

o чіткість відбитків пломбірів і відповідність їх засвідченим зразкам;

o відповідність номерів сумок, які здають інкасатори, номерам, зазначеним у накладних;

o відповідність кількості мішків з монетою, а також загальної суми виручки, що приймається, записам у накладних.

Після приймання сумок за кожним маршрутом касир, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади засвідчують підписами обидва примірники журналу обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок і другий його примірник, засвідчений відбитком печатки каси, видають старшому бригади інкасації.

Після здавання сумок старший бригади інкасації передає керівнику підрозділу інкасації журнал обліку прийнятих сумок з валютними цінностями та порожніх сумок і службове посвідчення; інкасатор-збирач – службове посвідчення, доручення на інкасацію коштів, явочні картки, печатку; водій – службове посвідчення, посвідчення на оперативний автомобіль та індивідуальні засоби захисту (бронежилети, шоломи) – кожен із них під підпис у відповідному журналі. Зброя, дозволи на право її зберігання і носіння та боєприпаси здаються повним складом бригади інкасації під підпис у журналі реєстрації видачі та приймання зброї та боєприпасів.

Керівник підрозділу перевезення валютних цінностей та інкасації коштів перевіряє чи інкасаторами здійснено обслуговування всіх клієнтів, відповідність кількості зданих інкасаторами сумок у касу банку, кількості прийнятих ними сумок від клієнтів банку.

Після цього він робить про це запис у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок, а також у журналі реєстрації видачі та приймання документів та спорядження.

Касир під контролем бухгалтера-контролера проводить підрахунок сумок, які вкладаються у сховище цінностей (сейф), прийнятих за маршрутом, і разом з бухгалтером-контролером звіряють їх з кількістю, зазначеною в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок, і замикають сховище на два замки, з яких ключ від одного замка має зберігатися в касира, а ключ від другого – у бухгалтера-контролера.

Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок з готівкою і порожніх сумок складається довідка про прийняті касою сумки з валютними цінностями і порожні сумки, яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з валютними цінностями та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

У разі пред’явлення інкасаторами до здавання несправних сумок з готівкою або іншими цінностями, невідповідності записів у накладній про суму про інкасованої виручки між цифрами і словами, а також у разі розбіжності суми готівки, зазначеної в накладній, із сумою, зазначеною в явочній картці, касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, які пред’явили такі сумки, розкриває їх і перераховує повністю готівку і цінності, що є в них. Розкриття сумок, які мають дефекти, і перерахунок готівки і цінностей, що є в них, на розсуд керівника установи банку, можуть проводитися в присутності представників підприємств (організацій), яким ця готівка і цінності належать.

Про всі випадки прийняття несправної сумки та результати перерахування готівки і цінностей, що є в ній, складається відповідний акт у трьох примірниках. Він має бути засвідчений підписами всіх осіб, які були присутні під час прийняття і перерахування готівки та цінностей.

Проінкасована грошова виручка підлягає зарахуванню на поточні рахунки суб’єктів господарювання.

Зарахування проінкасованої грошової виручки до її перерахування відображаються такою бухгалтерською проводкою:

Дт 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»

Кт 2600 «Кошти на вимогу суб’єктів господарювання».

Після перерахування грошової виручки, коли її фактична сума співпадає із сумою, що зарахована на поточний рахунок, здійснюється така проводка:

Дт 1001 «Банкноти та монети в касі банку», або

1002 «Банкноти та монети в касі відділень банку»

Кт 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування».

У разі виявлення надлишку грошей в інкасаторських сумках, здійснюється така бухгалтерська проводка:

Дт 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»

Кт 2600 «Кошти на вимогу суб’єктів господарювання».

У разі нестачі грошей, яка виявлена в інкасаторських сумках, виконується проводка:

Дт 2600 «Кошти на вимогу суб’єктів господарювання»

Кт 1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування».