ЛОГИСТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПКАМИ И ПОСТАВКАМИ.

Всякое лицо или фирма занимается той или иной экономической деятельностью с целью рано или поздно получить прибыль, ком­пенсирующую понесенные по ходу этой деятельности затраты. В этом смысле всякая фирма взаимодействует с внешней эконо­мической средой в двух аспектах. Во-первых, она должна снаб­жаться товарами и сырьем, необходимыми для ее деятельности. Во-вторых, она должна иметь сбыт подготовленных ее к реали­зации товаров.

В некоторых случаях фирма продает именно то, что закупа­ет, зачастую даже не изменяя упаковки. Здесь речь идет о чисто коммерческой деятельности. Экономический эффект для лиц, занявшихся деятельностью такого рода, образуется за счет ис­пользования конкретных обстоятельств времени и места, вы­полнения работ по складированию и транспортировке и вытека­ющих из этого особенностей ценообразования.

Другим предельным случаем является тот, когда деятель­ность фирмы начинается с самостоятельной добычи руды на гор­ных предприятиях, являющихся ее собственностью, и заканчи­вается продажей изделий, являющихся результатом глубокой переработки этой руды и обладающих по сравнению с ней мно­гократно более высокой ценой. Примером такого рода могут слу­жить алмазные ювелирные корпорации. Хотя и в этих случаях нельзя говорить о полной независимости таких фирм от снабже­ния со стороны внешних поставщиков.

В целом, большинство производственно-сбытовых фирм, для которых применимы принципы логистики, занимают некоторое промежуточное положение между двумя названными крайними случаями.

Изучение рынка поставщиков и продуцентов и планирование процесса закупок и поставок так же необходимо для эффектив­ного функционирования фирмы, как и изучение рынка сбыта и круга клиентуры и планирование сбыта и продаж.

Поставки могут осуществляться на основе прямых договор­ных связей между поставщиками или продуцентами, с одной сто­роны, и покупателями – с другой. Тем не менее мировой опыт и отечественная практика показывают, что более эффективным является осуществление процесса закупок и поставок при учас­тии промежуточных оптовых предприятий, являющихся коммер­ческими посредниками.

В первом случае можно за счет уменьшения числа посред­ников получать необходимы товары по более низким ценам. Прямые договорные связи обычно применятся для поставок то­варов простого ассортимента с длительной и стабильной по­требностью.

Для товаров же сложного ассортимента при гибко изменяю­щемся динамичном спросе роль оптовых посредников не только

продолжает оставаться достаточно большой, но имеет тенден­цию к дальнейшему увеличению. Это объясняется тем, что взи­мая определенную плату за свою работу, такие посредники обеспечивают дополнительные услуги.

Для покупателей они ведут информационное и консалтинго­вое обслуживание, осуществляют концентрацию и складирова­ние товаров, обеспечивают кредитование.

Для поставщиков они осуществляют маркетинговое обслу­живание, концентрацию коммерческой деятельности, обеспе­чивают инвестиции в процесс товародвижения, гарантируют сохранение и корректность передачи прав собственности на товар и, в конечном счете, минимизируют коммерческие рис­ки.

При организации и управлении закупочной деятельностью не­обходимо каждый раз решать задачу: покупать ли данное ком­плектующее изделие в готовом виде у другого производителя или же делать его самим, на собственном производстве.

В англоязычной научно-технической литературе задача “сделать или купить” называется “Make or Buy Problem”, сокра­щенно – проблема MOB.

Исход подобного выбора определяется как внешней конъ­юнктурой, складывающейся на рынке, так и внутренними осо­бенностями самой фирмы и характером выполняемых ею за­казов.

До настоящего времени не существует общепринятого рас­четного метода, позволяющего с помощью формализованных приемов вынести однозначное суждение: следует ли данное комплектующее изделие изготавливать “у себя”, или его лучше купить. Решение этого вопроса во многом носит творческий ин­туитивный характер, зависящий от лица, принимающего это ре­шение и может быть наиболее правильно принято по результа­там экспертизы.

Информация должна отражать такие категории, определяю­щие рыночную ситуацию, как предложение, спрос, баланс между ними, а также рыночные цены. Собираемая информация должна также относиться к таким важным институтам любого рынка, в том числе и рынка закупок, как биржа и банки.

Биржа является объединением коммерческих посредников и местом проведения торгов и представляет собой оптовый ры­нок.

Банки – это экономические институты, обеспечивающие аккумулирование денежных средств, предоставление креди­тов, осуществление денежных расчетов, выпуск ценных бумаг и др.

Анализ цены закупок, создающий информационный базис для решения проблемы MOB, имеет ряд разновидностей, каждая из которых полезна в своем роде для вынесения соответствующих решений.

После принятия решения о закупке того или иного вида сы­рья, материала или комплектующего изделия на внешнем рынке возникает вопрос об оформлении отношений с поставщиком или продуцентом, обеспечивающим известную степень уверенности при организации всей производственно-сбытовой деятельности. Оформление таких закупок обычно осуществляется с помощью заявок и заказов.

Процесс закупки заканчивается выполнением заказа, сде­ланного на основании имеющихся заявок конкретному постав­щику. Поэтому необходимо, чтобы заявки на закупку были свое­временно сформулированы, поставщики правильно выбраны, а заказы на поставку и договора с поставщиками правильно и своевременно составлены и оформлены.

Договор поставки заключается после принятия решения о выборе поставщика и определения взаимоприемлемых условий поставки требуемых изделий путем выполнения определенной процедуры. Эта процедура заключается в направлении одной из сторон в адрес другой стороны предложения заключить договор на условиях оферты. Оферты бывают твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному партнеру с указа­нием срока, в течение которого допускается изменение ее усло­вий. Свободная оферта рассылается неограниченному числу партнеров и не содержит никаких обязательств. В случае поло­жительной реакции получателя оферты процедура должна при­вести к принятию этого предложения другой стороной, так на­зываемым акцептом или акцептированием.

Договор поставки составляется в письменной форме в виде документа, подписанного обеими сторонами, а также путем об­мена документами по различным каналам связи с подтвержде­нием, что эти документы действительно исходят от сторон, уча­ствующих в договоре. Договор считается заключенным и ста­новится обязательным для сторон-участников с момента, ког­да между его участниками достигнуто согласие по всем суще­ственным условиям. Обычно эта дата указывается в тексте до­говора. Но договор также считается заключенным с момента получения лицом, направившим оферту, ее акцепта, если от­правленная оферта содержит все существенные условия дого­вора.

Необходимо, не теряя методологических и технических при­емов калькуляции и обработки заявок, находящихся в распоря­жении специалистов по материально-техническому снабжению, “встроить” их в систему рыночных отношений.

Планирование и проведение деятельности по закупке и по­ставке начинается с выбора соответствующих данной заявке по­ставщиков.

Назначение удельной значимости каждого фактора при рас­чете рейтинга поставщика для конкретной задачи поставки яв­ляется творческим и неформализованным актом. Наиболее правильным будет, если эта удельная значимость будет назначена как экспертная оценка в результате проведения независимой экспертизы.

Традиционные методы поиска, анализа и выбора поставщи­ков в последнее время дополняются новыми формами и мето­дами.

Обычной практикой до последнего времени являлся едино­личный выбор поставщика агентом фирмы, отвечающим за за­купки, или же коллегиальный выбор в результате обсуждения на уровне отдела закупок, иногда во взаимодействии с производ­ством и ОТК. Сейчас все большее распространение приобретает обращение названного агента или отдела в специализированную посредническую фирму или бюро. Обычно к услугам специали­зированных фирм или бюро прибегают тогда, когда компания-потребитель встает перед необходимостью получения принци­пиально нового сырья, материалов или комплектующих изделий, либо когда она осваивает новые рынки.

Ориентация на внешнего поставщика чревата риском и поте­рями не только связанными со срывом сроков поставки, но и свя­занных с поставками изделий более низкого качества, чем это требуется по условиям технологического процесса. Денежные санкции по отношению к недобросовестному поставщику не мо­гут скомпенсировать проблемы, возникающие в таком случае у компании-покупателя.

Новой организационной формой, призванной обеспечить тре­буемое качество продукции, предоставляемой поставщиками, является создание ассоциаций компаний-покупателей. Совре­менной тенденцией на рынке товаров производственного на­значения является осуществление долговременных планируе­мых связей между поставщиками и покупателями. Основной формой связи, закрепляющей выбор поставщиков и условия взаимодействия продавца с покупателем, является договор по­ставки товаров.

После того, как выбраны поставщики, необходимо опреде­лить характер взаимодействия с ними. Практически это выра­жается в определении объема заказываемой партии, а также пе­риодичности повторения заказов.

Расходы по приобретению и доставке заказов примерно об­ратно пропорциональны объему заказываемой партии.

Расходы на хранение доставленной партии товаров, наобо­рот, растут прямо пропорционально хранимому объему товара.

Задача минимизации размера заказываемой партии, имеет графическое и аналитическое решения, позволяющие проводить практические расчеты. Подобные расчеты являются в известной мере идеализированными и исходят из следующих предположе­ний:

· общий объем поставок на более или менее длительный пе­риод (согласованный в договоре на поставку) известен;

· величина спроса на выходную продукцию за этот период не изменяется;

· заказы на поставку выполняются в договорные сроки, не­обходимое время опережения известно и заранее оговорено;

· расходы на оформление заказа не зависят от его объема;

· цена на поставляемые товары в течение рассматриваемого времени (договорного) не меняется.

Оптимальный размер партии поставок для условий соблюдения сроков поставки и равномерного и заранее известного потребления поставляемых товаров определяется формулой Уилсона.

Однако есть случаи, когда вышеназванные условия не соблюдаются. Это, например, затянувшаяся поставка, ускоренное расходование запасов, периодическая компенсация дефицита, страховка дефицита.

В настоящее время существуют проблемно-ориентированные компьютерные системы определения потребностей производства в поставках материалов. Такие системы известны как систе­мы типа MRP-1.

Входом системы типа MRP-1 являются фактически имеющи­еся заказы покупателей на продукцию фирмы, дополненные прогнозами будущих заказов. Эти данные отражаются в производст­венных расписаниях и в графиках выпуска готовой продукции.

Выходом системы типа MRP-1 являются такие документы, как:

· требования на заказы материальных ресурсов у поставщи­ков, дифференцированные по номенклатуре, объемам и срокам;

· аннулированные требования на готовые изделия и на материальные ресурсы;

· изменения, которые следует внести в производственные расписания и графики, объемы и схемы доставки материальных ресурсов и др.

Организуя работу с поставщиками, необходимо осуществлять баланс между интенсивностью и колебаниями поставок, с одной стороны, и интенсивностью и колебаниями потребления этих поставок производством – с другой.

Для увязки этих двух независимых и в общем случае стоха­стических процессов на стыках соответствующих систем со­здаются определенные товарно-материальные запасы. Созда­ние таких запасов обусловливается стремлением в максималь­но возможной степени обеспечить свою хозяйственную безо­пасность и независимость, а также гибко и оперативно реаги­ровать на колебания предложения и спроса во внешней эконо­мической среде. Такие запасы способны демпфировать подоб­ные колебания.

Различают технологические, текущие, страховые, сезонные и спекулятивные запасы. Кроме того, все виды запасов классифи­цируют на производственные и товарные.

Нормой запаса называют заранее определенное фиксиро­ванное значение объемов сырья, основных и вспомогательных материалов, топлива, комплектующих изделий и полуфабрика­тов, запасных частей, инструментов, тар и упаковок и других то­варов, которое должно находиться в собственности и распоря­жении компании, занимающейся производственно-сбытовой де­ятельностью, и обеспечивать требуемый ход этой деятельности.

Величина такой нормы может быть определена и практичес­ки определяется различными методами, к которым относятся:

эвристические методы, опытно-статистические методы, методы " экспертных оценок, эконометрические методы (называемые так­же методами технико-экономических расчетов) и экономико-математические методы.

Одними из самых распространенных и в то же время простых методов являются методы экстраполирования, которые заклю­чаются в распространении (экстраполяции) на будущее параме­тров и норм, фактически применявшихся в данной компании до настоящего времени.

Для эффективного протекания производственно-сбытового процесса нужно динамически следить и регулировать фактичес­кие уровни материальных запасов. Значительное превышение ус­тановленных норм ведет к недопустимому омертвлению оборот­ного капитала и повышению издержек на хранение. Значитель­ные же отклонения уровней запасов вниз от установленных норм ведут к возникновению дефицита и связанных с этим потерь.

Управление материальными запасами, являющееся одной из основных функций логистики, сводится к двум основным зада­чам:

1. Определение нормы запаса, то есть установленного мини­мального объема создаваемого и поддерживаемого запаса.

2. Создание системы контроля за уровнем запасов и прове­дение такого контроля с целью устранения отклонений запасов от принятых норм.

Совокупность действий по анализу фактических уровней за­пасов и принятию оперативных мер с целью ликвидации их от­клонений от нормы принято называть контролем состояния за­пасов. Технически обработка значительных массивов информа­ции о состоянии материальных запасов решается путем широко­го использования компьютеров, компьютерных сетей со специ­ально выделенными серверами, а также автоматизированных баз данных с соответствующими СУБД.

При организации контроля материальных запасов следует различать две стороны:

· техническую, связанную с техникой регистрации и обра­ботки информации, отражающей состояние запасов;

· структурно-методическую, связанную со способами ана­лиза и использования собранной информации для компенсации отклонений уровней запасов от нормы.

Технически обработка значительных массивов информации о состоянии материальных запасов решается путем широкого использования компьютеров, компьютерных сетей со специ­ально выделенными серверами, а также автоматизированных баз данных с соответствующими СУБД. Ввод исходной инфор­мации о фактическом состоянии запасов осуществляется либо вручную с помощью клавиатуры, либо путем установки и счи­тывания перфокарт и перфолент, компакт-кассет, дисков ти­па CD-ROM и др. Этот ввод может осуществляться также и автоматически путем сканирования штриховых идентифика­ционных кодов.

По структурно-методическим принципам все системы кон­троля уровня запасов различаются в том, когда полагается не­обходимым сделать заказ, и какой должна быть величина за­каза.

Наиболее распространенные способы организации пополне­ния запасов сводятся к следующим разновидностям: пополнение запасов с фиксированной периодичностью, пополнение запасов с фиксированными размерами поставки, периодическое попол­нение запасов до заданного уровня, пополнение запасов по сис­теме “максимум-минимум”.

Пополнение запасов с заданной фиксированной периодично­стью осуществляется по результатам контроля, проводимого че­рез равные промежутки времени. Во время такого сеанса кон­троля производится фиксация фактического значения объема имеющихся запасов.

Объем заказа в этом случае определится как сумма величи­ны отклонения фактического уровня запаса от установленной нормы и прогнозируемого дополнительного расхода запаса за время ожидания партий поставки. Такая схема в принципе не ис­ключает возможности возникновения дефицита. Дефицит воз­никает, если потребление запаса на том или ином интервале времени существенно возрастет или если время ожидания новой партии поставки затянется.

При пополнении запасов с фиксированным размером постав­ки переменными величинами являются интервалы времени меж­ду пополнением запасов. Заказ на поставку производится не в фиксированные моменты времени, а тогда, когда фактическое значение запаса опустится до заданной величины, называемой точкой заказа. После подачи заказа запас будет продолжать уменьшаться, так как поставка придет не сразу же, а с некото­рым запаздыванием. Если потребление запаса резко увеличит­ся, или будет нарушен срок поставки, то начнет расходоваться страховой запас.

Такую систему называют “двухбункерной”. Запас при этом хранится в двух воображаемых бункерах. Момент исчерпания первого бункера является точкой заказа, а до получения зака­занной поставки питание производится из второго бункера. Система такого рода ориентирована на возможность образования дефицита.

В системе периодического пополнения запасов до заданно­го уровня, пополнение запасов производится не только в уста­новленный момент времени, но и раньше этого момента, если в результате увеличения потребления фактический уровень за­паса преждевременно опустится до критического порогового уровня. В такой системе плановые заказы производятся в за­данные моменты времени. Если же фактический объем запа­сов достигает порогового уровня, то производится дополни­тельный заказ. Такая система ориентирована на возможность значительных колебаний потребления с целью избежать завы­шения объемов запасов.

В системе “минимум-максимум” заказы производятся не че­рез каждый заданный интервал времени, а только в том случае, когда уровень этих запасов опускается до некоторого минималь­ного порогового значения. Объем подаваемого в этом случае за­каза на поставку таков, чтобы с учетом расходования запасов за время ожидания поставки, запас пополнялся до максимального заданного уровня. Такая система эффективна в том случае, ког­да затраты на учет фактического уровня и на оформление зака­зов сопоставимы с потерями от дефицита.

Каждая из названных выше систем организации поставок яв­ляется в определенном смысле идеализированной. Это выража­ется в том, что при решении об использовании той или иной из названных систем считаются заданными и неизменными такие параметры, как размер заказа или интервал времени между за­казами, или момент поставки, или задержка поставки, или ин­тенсивность потребления.

Между тем эти параметры подвержены влиянию возмущаю­щих факторов, которые приводят к реальным отклонениям ука­занных показателей как в сторону их увеличения, так и в сторо­ну их уменьшения.

Практически всегда может происходить увеличение или уменьшение интенсивности потребления запасов производст­вом, задержка или преждевременная доставка партии поста­вок, неполная поставка или поставка партии завышенного объема, ошибки определения и учета, ведущие к ошибочному заказу. Возможно также различное сочетание подобных от­клонений.

Современное логистическое управление запасами позволяет эффективно использовать указанные системы организации по­ставок, “сопрягая” их с интегрированной информационной сис­темой и “встраивая” их в общую систему управления матери­альными потоками, как единым целым.