Этапы отбора претендентов на вакантную должность

Окончательное решение при отборе обычно формируется на нескольких этапах, которые следует пройти претендентам. На каж­дом этапе отсеивается часть претендентов или же они отказываются от процедуры, принимая другие предложения. Типичный процесс принятия решения по отбору персонала представлен на рис. 15.1.

Предварительная отборочная беседа. Работа на этой ступени может быть органи-зована различными способами. Иногда пред­почтительно, чтобы кандидаты приходили в отдел кадров или на место работы. В таких случаях специалист отдела кадров или ру­ководитель подразделения проводит с ним предварительную бесе­ду. При этом в организациях применяются общие правила бе­седы, направленные на выяснение, напри-мер, уровня образования претендента, оценку его внешнего вида и определяющих личност­ных качеств. После этого заявитель направляется на следующую ступень отбора.

Заполнение бланка заявления и анкеты претендента на должность. Претенденты, прошедшие предварительную отборочную беседу, должны заполнить бланк заявления и анкету. Ту же последователь­ность обычно используют вербовщики. Число пунктов анкеты должно быть минимальным, и с их помощью необходимо запра­шивать информацию, более всего характеризующую производи­тельность труда претендента. Вопросы могут относиться к прошлой работе и складу ума, чтобы на их основе можно было провести пси­хометрическую оценку претендента. Пункты анкеты должны быть сформулированы в нейтральном стиле и предполагать любые воз­можные ответы, включая возможность отказа в ответе.

Рис. 15.1. Процедура процесса отбора персонала

Анкетирование является важной процедурой оценки и отбора претендентов. Наз-начение метода двоякое. Наряду с решением задач отсева менее подходящих кандидатов определяется круг фак­торов, нуждающихся в особо пристальном изучении на основе по­следующих методов, а также источники, из которых можно полу­чить необходимую информацию. Любое ее искажение в анкете яв­ляется основанием для увольнения работни-ка в любой момент, когда это выяснится (в текст анкеты обычно включается соответ­ствующее указание).

Анализ анкетных данных в сочетании с другими методами отбора выявляет следующее:

1) соответствие уровня образования заявителя минимальным - квалификационным требованиям;

2) соответствие практического опыта характеру должности;

3) наличие ограничений иного рода на выполнение должност­ных обязанностей;

4) готовность к принятию дополнительных нагрузок (сверхуроч­ные работы, командировки);

5) круг лиц, которые могут рекомендовать работника, помочь на­ведению справок и получению дополнительной информации.

Содержание анкеты в организациях устанавливается самим на­нимателем. Оно варьирует в зависимости от контингента персонала, на который рассчитана анкета, и общей схемы отбора персонала. При отборе на должности руководителей применяют более подроб­ные анкеты, чем при найме рядовых служащих.

Возможны и специальные виды анкет. Например, иногда при­меняют особые бланки для студентов высших учебных заведений, с которыми ведется работа по оргнабору. Поскольку трудовой стаж студентов невелик, обращают пристальное внимание на учебу, экономические способности и интересы претендентов. В анкете запрашивается информация об учебных заведениях, специальнос­ти, объеме (в часах) профилирующих курсов (каждого в отдель­ности), второй специальности. Запрашиваются данные об акаде­мической успеваемости претендентов, начиная со школы: место в классе по успеваемости, средний балл, балл успеваемости в школе по дисциплинам специальности. В анкете требуется указать баллы по управленческим и юридическим дисциплинам, количестве учеб­ных часов, прослушанных по бухучету и анализу хозяйственной деятельности, подробные сведения об этих курсах.

Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы опре­делить личностные качества и обстоятельства, которые могут по­мочь в работе кандидата в случае найма. Часто анкеты содержат данные о числе отработанных (за год) дней у последнего нанима­теля, продолжительности пропусков работы по причине болезни и т.д. Обращается особое внимание на факторы, указывающие по­тенциальную возможность раннего увольнения работника. В ан­кете запрашивается точная формулировка причин увольнения в прошлом. Устанавливается частота смены работы. Собираются общие сведения об источниках мотивации и делаются предположе­ния о факторах, препятствующих работе, которые перепроверяются и уточняются, становятся предметом тщательного изучения при наведении справок и собеседовании с работником. Претендент обязан также указать, есть ли у него проблемы со здоровьем, воз­можный перечень которых нередко приводится в анкете. Многие организации сами проводят подробные медицинские освидетель­ствования в целях отсева кандидатур, вызывающих сомнение.

Круг вопросов, на которые стремится получить ответ организа­ция, нанимая работника определенной профессии и квалификации, примерно задан. Однако конкретная форма и степень детализации анкеты могут быть разными. В одних случаях кадровые службы и руководство организации полагаются на анкету, в других уточняют нужные сведения в процессе собеседования с работником и прове­ряя у прежних работодателей и знакомых претендента. Компонов­ку и графическое оформление анкет также варьируют.

Беседа по найму (собеседование). Существует несколько видов беседы по найму:

• проводимые по схеме;

• слабоформализованные;

• выполняемые не по схеме.

В ходе беседы происходит обмен информацией, обычно в форме вопросов и ответов. Если при беседе пытаются оказывать давление на заявителя, например, задавая вопросы враждебным тоном или намеренно его прерывая, то возможны стрессовые ситуации, край­не отрицательно сказывающиеся на процессе отбора.

Существуют разные ошибки, уменьшающие результативность проводимых бесед. Распространенная ошибка - тенденция делать вывод о заявителе по первому впечатлению, с первых минут бесе­ды. Кроме того, встречаются случаи, когда проводящий беседу основывает мнение на впечатлении о том, как человек выглядит, сидит на стуле, соблюдает контакт при встрече глазами, и по этим впечатлениям производит оценку заявителя на должность. Чтобы не совершать такой ошибки, проводящий беседу должен наблюдать и за речью заявителя, и за его поведением.

Приведем краткие рекомендации, которые следует учитывать при проведении собеседования отборочной комиссией.

1. Следует внимательно слушать, что и как говорит заявитель.

2. Необходимо следить за поведением заявителя, стараясь по­лучить наиболее полную информацию о поступающем.

3. Помните о требованиях, предъявляемых характером работы, особенностями профессии. Эти требования отражаются в профессиограммах, разрабатываемых специалистами на основе наблюдения за работником в процессе труда, включая про­ведение психофизиологических измерений, хронометража, фотографии рабочего времени, построение социометрических матриц взаимодействия работников, анализ информационных потоков. Прежде всего разработчики профессиограмм руко­водствуются мнением опытных работников, давно занимаю­щих данное рабочее место (или рабочее место, схожее с оцениваемым), и вышестоящего руководителя. Профессиограмма - это описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда, а также требования, которые она предъявляет к человеку. Структура профессиограммы показана в табл. 15.1. На основании сравнения индивидуальных особенностей работни­ка с нормативами профессиограммы можно сделать вывод о его со­ответствии и профессиональной пригодности к данному виду труда.

Таблица 15.1

Структура профессиограммы

4. Решение следует принимать только имея всю необходимою информацию.

5. Беседу необходимо вести вокруг вопросов, которые являют­ся важными критериями отбора. Эти вопросы отражаются в анкете по приему на работу.

Тестирование. Одним из методов, используемых для облегчения принятия решения по отбору, являются тесты по найму. Психологи и специалисты по персоналу разрабаты-вают тесты на предмет оцен­ки наличия способностей и склада ума, необходимых для эффектив­ного выполнения заданий на предлагаемом рабочем месте (табл. 15.2).

Таблица 15.2

Перечень тестов для отбора работников при приеме на работу

Проверка рекомендаций и послужного списка. При подаче заяв­ления о приеме на работу на одной из ступеней отбора можно попросить кандидата представить отзывы предыдущих начальни­ков и другие аналогичные документы. Если прежние работодате­ли дают только общую минимальную информацию, то польза от рекомендательных писем невелика. Если есть необходимость про­верки биографических данных, более приемлемой альтернативой письму может быть телефонный звонок предыдущему начальнику с тем, чтобы обменяться мнениями или выяснить какие-либо ин­тересующие подробности. Наиболее часто проверяемыми пункта­ми являются последнее место работы и образование.

Медицинский осмотр. Некоторые организации требуют, чтобы наиболее подходя-щие им заявители заполняли медицинские опросники или проходили медицинский осмотр. Причины для тако­го требования следующие:

• в случае подачи работниками жалоб по поводу компенсации

необходимо знание физического состояния заявителя в момент найма;

• необходимо предотвратить наем переносчиков заразных болез­ней.

Принятие решения о приеме. Прием на работу заканчивается подписанием двумя сторонами трудового контракта.

2. Зарубежный опыт организации отбора претендентов на вакантную должность

Приведем пример процесса найма на работу из практики немецких предприятий. Специалисты по персоналу немецких предприятий - это особый род служащих, их методы работы обычно скрыты от непосвященных.

Именно от этих людей в основном зависит, кто будет принят на вакантное место или перемещен на другую должность, а кому придет­ся искать другое место для дальнейшей деятельности.

Среди специалистов по персоналу немецких организаций бытует мне­ние, что персонал следует отсеивать, отбирать тогда, когда он еще в дверях и не успел войти.

Что касается практики приема на престижную работу, следует отметить наличие особого феномена или парадокса оценки потенциального персонала, впрочем, нередко имеющем место и на швейцарских, австрийских, а также голландских предприятиях. Феномен состоит главным образом в том, что теоретически самый лучший в профес­сиональном отношении претендент на вакансию имеет практически очень высокий шанс даже не попасть на собеседование, не говоря уже о последующем тестировании, из-за самой, казалось бы на пер­вый взгляд, незначительной детали, например прически и выбран­ной позы или выражения лица на обязательно прилагаемой к авто­биографии фотографии, а также ее размера, или из-за «не понра­вившегося» кадровому работнику шрифта заявления, либо подписи, цвета и вида папки с документами, качества бумаги и т.п. В этом случае документы будут просто отложены в сторону без их дальней­шего изучения.

Формально могут быть выделены четыре этапа оценки претендента на должность, предшествующие заключению с ним контракта: ана­лиз документов, собеседование, тестирование, испытательный тре­нинг.

Анализ документов включает в себя анализ: письменного заявления на работу, автобиографии, подписей, оценок, полученных в учебных заведениях и местах профес-сиональной практики, фотографии и характеристики. Сюда может быть добавлен и анализ вопросника, который заполняют лишь претенденты на вакансию, приглашенные на собеседование.

Заявление должно содержать:

• данные об отправителе заявления: фамилию, имя, адрес, телефон, факс, адрес электронной почты;

• место пребывания и дату составления заявления. Необходимо учи­тывать, чтобы дата на заявлении не слишком расходилась с датой отправки письма по почте и датой составления автобиографии;

• данные адресата. Должны быть точно указаны все параметры полу­чателя письма. Считается хорошим тоном написать титул, ученое и другие звания, занимаемую долж-ность и полное имя и фамилию руководителя по кадрам, затем название подразделения по управ­лению персоналом, предприятия и почтового адреса;

• указание на цель заявления, причины и обстоятельства написания заявления. Обычно это одно предложение в одной строке, макси­мум в двух, выделенное жирным, а еще лучше и наклонным шриф­том. Эта запись, как заголовок, является очень важной. По ее содер­жанию специалист по кадрам решает, читать ли ему дальше или нет;

• указание на источник информации о вакансии и идеи данного заяв­ления. Здесь неплохо также привести и краткое оригинальное умо­заключение, выделяющее данное заявление из массы других;

• приветствие. В случае, когда фамилия адресата известна, следует обратиться так: «Многоуважаемые дамы и господа...». Но большую ценность имеют обращения по фамилии (с титулом и званиями). Если известно, что заявление будут обрабатывать несколько человек, необходимо перечислить их фамилии и занимаемые должнос­ти при приветствии;

• заключительное приветствие. Обычно это: «... с дружеским приве­том...» В случае заранее известной особой консервативности чинов­ников по персоналу (чаще в министерствах и других учреждениях и ведомствах): «... с высоким (или высочайшим) вниманием...»;

• подпись. Собственноручная подпись в заявлении также играет роль. Конечно, это дело личного вкуса, как расписываться: разборчиво, неразборчиво, с указанием имени и фамилии или только фамилии. Обязательно указывать имя и фамилию требуется только при под­писи автобиографии. Общая рекомендация — подпись не должна быть выполнена дрожащей рукой, не следует также медленно выво­дить буквы. В случае неразборчивой подписи под ней нужно подпи­саться разборчиво;

• указание на состав прилагаемых документов и справок или их копий. Например: автобиография, фотография, нотариальная ко­пия о присуждении ученой степени, нотариальная копия диплома о высшем профессиональном образовании, копия сертификата об окончании компьютерных курсов, характеристика о прохождении практики, характеристика с последнего места работы.

Письменное заявление можно в целом охарактеризовать как саморек­ламу, убедительно доказывающую специалисту по персоналу, что претендент на вакантную должность представляет собой совокупность неограниченных творческих способностей, прекрасных деловых ка­честв, высокого профессионального мастерства, выдающихся лич­ностных черт характера, многогранного опыта и таланта. Главное, чтобы в заявлении не повторялось в простой форме то, о чем напи­сано в автобиографии.

В Германии нет трудовых книжек. Функции этого документа выполняет автобиография. Она может быть составлена в виде таблицы или графика, написана собственноручно, на пишущей машинке или на компьютере. Автобиография играет решающее значение в конкурсе на получение приглашения на собеседование, причем дипломы и характеристики выполняют вспомогательную роль, т.е. они скорее призваны просто подтверждать написанное в заявлении и авто­биографии. Действуют два фундаментальных требования к биогра­фиям: не должно быть временных промежутков между двумя запи­сями, сведения должны соответствовать действительности.

Временные промежутки провоцируют догадку, что умышленно скрыва­ется нечто важное. Во время собеседования, если до него еще дой­дет дело, кандидат получит ряд целенаправленных и, возможно, провокационных вопросов по биографии. По всем сомнительным случаям будут запрошены официальные справки.

Цели автобиографии те же, что и заявления: создать рекламу собствен­ной квалификации и профессионального опыта, пробудить интерес к своей персоне, показать свое полное соответствие предъявляемым к вакантной должности требованиям.

В автобиографии должны быть указаны:

• сведения о личности. Сюда относятся имя, фамилия, полный почто­вый адрес, дата и место рождения;

• посещение школы. Указывается название, тип, местонахождение шко­лы или школ, время посещения, результат окончания (например, свидетельство об окончании школы, гимназии);

• служба в армии или альтернативная гражданская служба. Указыва­ется вид деятельности в армии или на гражданской службе, дли­тельность службы и название армейской или гражданской органи­зации (род войск или службы);

• профессиональное обучение. Следует указать виды профессиональ­ного образования, название обучающего учреждения или органи­зации и его местонахождение, время обучения, название получен­ной профессии. Здесь могут быть указаны и предприятия, где про­ходила практика, а также полученные там квалификации;

• обучение в высших учебных заведениях. Необходимо назвать учеб­ные заведения и приобретенные специальности, их адреса, период обучения. Сюда вписываются также даты получения ученых степеней;

• профессиональная деятельность. Этот раздел особенно интересен для кадровика. Сюда пунктуально заносятся все виды выполняемых работ, занимаемые должности, названия фирм, местонахождение работодателей, количество рабочих часов в месяц, даты поступле­ния и увольнения;

• повышение профессиональной квалификации. Записываются назва­ние, виды (курсы, семинары), формы (с отрывом и без отрыва от производства) обучения, название мест проведения мероприятий и их длительность;

• особые знания и способности. Здесь следует перечислить названия языков и уровень их знания, владение стенографией, скорочтени­ем, машинописью и др. Указывается степень компьютерного профес­сионализма: перечисляются названия компьютерных программ, языков программирования и т.д. и опыт работы с ними;

• место, дата, подпись. Как отмечалось выше, подпись в автобиогра­фии должна быть полной, т.е. с официальным написанием имени и фамилии;

• фотография. Этому документу придается особое значение. Одна из целей фотографии - вызвать спонтанную симпатию к своей персо­не. Только в этом случае кандидат может надеяться на приглашение к собеседованию. Поэтому он должен обратить особое внимание на одежду, прическу, выражение лица, позу, а также качество самого снимка и его формат. На фотографии экономить деньги не реко­мендуется, т.е. лучше обратиться к известному газетному или жур­нальному фотографу-профессионалу. На обратной стороне фото, на тот случай, если она случайно отклеится от листка с автобиографи­ей, следует карандашом написать свою фамилию и адрес.

Чего не следует указывать в автобиографии? Не нужно писать о болез­нях, несчастных случаях, штрафных санкциях, беременности и сек­суальной жизни, о проведении свободного времени, о наличии или отсутствии жилищной или иной собственности и общем финансо­вом положении своей семьи.

Кандидаты на вакантную должность, если они уже работали в какой-либо организации или проходили где-то практику, обычно имеют на руках характеристику. Если таковой не оказалось, то специалист по персоналу запрашивает ее у своих коллег соответствующего пред­приятия до назначения даты собеседования с интересующим его лицом. Хотя характеристика и является субъективно составленным документом, она, тем не менее, дает специалисту по кадрам инфор­мацию и может сыграть определенную роль в принятии им даль­нейшего решения.

В немецком обществе не принято открыто говорить о ком-либо в нега­тивной форме. Среди чиновников по управлению персоналом, где тщательно «взвешиваются» буквально все сотрудники организации, это правило тоже действует. Вместе с тем в их среде действует свой язык формулировок, используемый в устных или письменных харак­теристиках сотрудников. Примеры некоторых формулировок приве­дены ниже.

Собеседование имеет целью: установление отсутствующих требова­ний; получение точного впечатления о кандидате на должность. Можно выделить следующие этапы проведения собеседования:

• приветствие. Выражение радости по поводу прибытия кандидата, а также благодарности за интерес к должности, поздравление с его продвижением до этапа собе-седования, официальное заверение, что все сведения и любая информация, услышанные во время беседы, останутся в тайне, обоснование приглашения на собеседование;

• переключение беседы на личность кандидата: еще раз проверяет­ся, откуда тот прибыл, кто родители, где он сейчас проживает, воп­росы о семье, друзьях, партийности, увлечениях и т.п.;

• подробное обсуждение всех этапов учебы, получения всех видов об­разования, начиная от школы;

• уточнение профессионального продвижения кандидата на вакантную долж-ность. Выясняется уровень его профессионального мастерства и взгляды на собственную карьеру, планы по дальнейшему росту;

• проверка информированности о фирме, ее отделах, группах, потен­циальной должности и других рабочих местах;

• обсуждение пунктов возможного трудового договора.

Все высказывания претендента скрупулезно сравниваются с данными в заявлении, автобиографии и других документах. С помощью воп­росов-ловушек определяется степень достоверности информации, имеющейся в документах. Выясняются ожидания и пред-ставления о целях подразделений и организации в целом, проверяется зна­ние должност-ной инструкции и других регламентирующих докумен­тов. Формируются впечатления от компетентности кандидата на дол­жность в области финансов и развития деятельности предприятия. Ответы на вопросы, мимика, паузы и другие манеры его поведения на собеседовании способствуют формированию объективного мне­ния о претенденте у комиссии. На некоторых крупных фирмах для получения наибольшей объективности оценки кандидата на собесе­дование приглашаются известные специалисты по персоналу и уче­ные в этой области.

Для кандидатов на особо ответственные должности кроме тестирова­ния иногда устраивается испытательный тренинг, который про­водится в течение двух-трех дней. Заранее, тайно от окружающих, разрабатываются возможные на практике трудные производствен­ные и управленческие игровые ситуации и персональные задания. Для каждого претендента на вакансию также устраиваются и груп­повые дискуссии по решению актуальных проблем. Отборочная комиссия за два-три дня на основе использования различных оценоч­ных методик устанавливает победителя.