класіфікацыя, кампазіцыя, мова справавых лістоў

Справавы ліст уваходзіць у сістэму арганізацыйна-распарадчай дакументацыі, таму на мову і стыль справавога ліста распаўсюджва-юцца амаль тыя ж самыя законы складання службовых тэкставых дакументаў (пратаколаў, справаздач і г. д.).

Як правіла, аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная, а не фізічная, таму стандарт патрабуе абавязкова называць выканаўцу яго. Большая частка такіх лістоў візіруецца і падпісваецца некалькімі асобамі, што надае яму большую важнасць.

Калі аўтарам справавога ліста з’яўляецца асоба юрыдычная – арганізацыя, прадпрыемства, установа, фірма, кааператыў, аб’яднанне, – то суб’ект дзеяння атаясамліваецца з назоўнікамі са значэннем зборнасці: дырэкцыя, адміністрацыя, кіраўніцтва, калегія, савет дырэктараў і г. д.

Кожны ліст уключае адзін або некалькі аспектаў. Таму існуе паняцце адна- і многааспектныя лісты. Аспект – гэта думка (тэма), якая выказана адным або некалькімі сказамі. Многааспектны ліст патрабуе пачынаць змест кожнага аспекту (думкі, тэмы) з новага радка – абзаца, які і будзе служыць паказчыкам пераходу ад адной думкі да другой. Такім чынам будзе значна лягчэй успрымацца інфармацыя тэксту ліста, можна хутка знайсці неабходны аспект (абзац), каб спыніцца і засяродзіць на ім увагу.

Парушэнне гэтага патрабавання – прытрымлівацца абзацаў у лістах – значна абцяжарвае працэс успрымання і апрацоўкі інфармацыі.

Напрыклад: “Дзякуем за Вашу просьбу даць прапановы на пастаўку сельскагаспадарчых машын і абсталявання. Паведамляем, што мы маглі б паставіць неабходную Вам тэхніку і абсталяванне ў IV квартале г. г. Просім адказаць нам не пазней за 20 сакавіка г. г.”.

Ці правільна аформлены гэты ліст? Якія аспекты ўтрымлівае гэты ліст? Вызначце і назавіце іх.

Безумоўна, гэты ліст утрымлівае тры розныя аспекты: удзячнасць, паведамленне, просьбу – і кожны сказ-аспект павінен быў пачынацца з новага радка.

Паводле функцыянальных прыкметаў усе лісты можна падзяліць на дзве групы:

1) лісты, якія патрабуюць адказаў;

2) лісты, якія не патрабуюць адказаў.

Лісты першай групы ўключаюць ліст-просьбу, ліст-зварот, ліст-прапанову, ліст-запытанне, ліст-патрабаванне.

Лісты другой групы, што не патрабуюць адказаў, – гэта ліст-папя-рэджванне, ліст-напамінанне, ліст-пацвярджэнне, ліст-адмова, ліст-распараджэнне, ліст-паведамленне, гарантыйны ліст і суправа-джальны.

Кожны ліст мае сваю моўную формулу, г.зн. устойлівы зварот, словазлучэнне, якія паказваюць на характар функцыі гэтага ліста. Напрыклад, моўнай формулай для ліста-просьбы будуць словы “Прашу, просім, звяртаемся з просьбай”; ліста-паведамлення – словы “Паведамляем, даводзім да вашага ведама, інфармуем” і г. д. Па моўных формулах і вызначаюць разнавіднасць справавых лістоў.

Кампазіцыя справавога ліста – гэта паслядоўнасць размяшчэння яго састаўных частак (аспектаў). Найбольш рацыянальная структура тэксту справавога ліста складаецца з дзвюх частак: у першай выкладаюцца факты і падзеі, якія паслужылі падставай для складання гэтага ліста, а ў другой частцы – высновы, просьбы, прапановы, рашэнні, распараджэнні.

Напрыклад, кампазіцыя ліста-запытання можа выглядаць так:

– ветлівы зварот;

– абгрунтаванне актуальнасці запытання;

– змест запытання;

– вынік, які мяркуецца атрымаць, калі запытанне будзе задаволена;

– фармулёўка гарантыі;

– заключныя словы.

Напрыклад: “Накіроўваем Вам дэталёвае апісанне аўтаматычных сістэм кіравання. Матэрыял налічвае 20 старонак тэксту, 5 табліц, 4 малюнкі-схемы. Атрыманне просім пацвердзіць”.

Ліст-просьба ўключае наступныя часткі:

– ветлівы зварот;

– выкладанне прычыны, якая прымусіла звярнуцца з гэтай прось-бай;

– выкладанне самой просьбы;

– вынік, які атрымаецца, калі просьба будзе задаволена;

– гарантыі;

– папярэдняя ўдзячнасць і гатоўнасць супрацоўнічаць;

– заключныя словы.

Найбольшую цяжкасць выклікае складанне ліста-адмовы. Заходні і амерыканскі дзелавы свет увогуле вельмі далікатна ставіцца да праблемы адмовы і ў сваіх зносінах кіруецца пераважна пастулатам вядомага амерыканскага псіхолага Д. Карнегі “Ніколі не кажы чалавеку “не”. А калі японец вам кажа: “Я вельмі шкадую і прашу прабачэння, што сёння не магу разгледзець ваша пытанне. Будзьце так ласкавы і прыйдзіце заўтра”, то гэта трэба разумець: “Я не вырашу ваша пытанне”.

Кампазіцыя ліста-адмовы можа быць такой:

– ветлівы зварот;

– дэталёвае паўтарэнне просьбы;

– абгрунтаванне прычын, па якіх просьба не можа быць выканана;

– канстатацыя адмовы;

– заключныя словы.

Тут належыць звярнуць увагу на заключныя словы. Яны павінны абавязкова выражаць спачуванне, што вы пакуль што, у гэты момант, па незалежных ад вас прычынах не можаце выканаць просьбы, а таксама прапанову аднавіць супрацоўніцтва ў больш спрыяльныя тэрміны. Заключныя словы такога ліста павінны пакідаць партнёру спадзяванне.

Такім чынам, пры складанні афіцыйнага ліста мэтазгодна спачатку пабудаваць лагічную схему яго зместу, абавязкова спасылаючыся на змест папярэдняга, атрыманага вамі ліста.

Як было ўжо адзначана, справавы ліст – гэта дакумент, і на мову яго распаўсюджваюцца тыя ж моўныя штампы, канцылярызмы, характэрныя гэтаму віду дакумента. Вось некаторыя мадэлі і сінтаксічныя канструкцыі справавога ліста:

ліст-паведамленне:

– паведамляем, што …;

– даводзім да Вашага ведама, што …;

– напамінаем Вам аб тым, што …;

– яшчэ раз напамінаем Вам ….

ліст-суправаджэнне:

– накіроўваем Вам …;

– высылаем …;

– дасылаем ….

ліст-прапанова:

– прапануем Вам …;

– мы можам прапанаваць Вам …;

– просім разгледзець нашы прапановы …;

– спадзяёмся, што нашы прапановы будуць разгледжаны …;

– можам рэкамендаваць Вам (даць рэкамендацыі па) …;

ліст-гарантыя:

– аплату

– якасць вырабаў

– тэрміны выканання г а р а н т у е м

– адпаведнасць патрабаванням

– надзейнасць пры эксплуатацыі

– зварот каталогаў у вызначаны тэрмін.

Заключныя словы пісьма вельмі важныя, бо з’яўляюцца сігналам для адпаведных дзеянняў другога боку (рэспандэнта).

Напрыклад:

– пераканаўча просім Вас не затрымліваць адказ;

– просім прабачэння за затрымку з адказам, за дапушчаныя памылкі (недакладнасці);

– спадзяёмся, што наша просьба будзе выканана;

– з цікавасцю чакаем Вашых новых прапаноў (заказаў);

– з надзеяй на спрыяльнае вырашэнне нашага пытання;

– мы ўпэўнены, што выкананне нашага заказу знаходзіцца пад Вашым асабістым кантролем, і будзем удзячны, калі Вы знойдзеце магчымасці пачаць пастаўку ўжо з лютага г. г.;

– удзячны Вам за прапановы. Яны прыняты ўсе цалкам;

– выказваем Вам глыбокае прызнанне за паслугі, аказаныя нам і нашым партнёрам. Вашы заўвагі дастаткова слушныя, усе яны прыняты і будуць улічаны пры вытворчасці новай партыі пагрузчыкаў;

– мы гатовы выканаць усё, што залежыць ад нас, для таго, каб …;

– аб тэрмінах пастаўкі мы паведамім дадаткова.