Средства автоматизации создания документов

Поиск и замена

Поиск и замена фрагментов текста выполняются через меню Правка/Найти... или Правка/Заменить.... В обоих случаях открывается окно "Найти и заменить" с тремя вкладками: "Найти", "Заменить", и "Перейти". Последняя вкладка используется для быстрого перехода в указанное место документа. Наиболее часто используется вкладка "Заменить".

Замена позволяет автоматизировать процесс редактирования документа, например, удаления ненужных пробелов. Для этого следует в поле "Что:" вставить два пробела, а в поле "Заменить на:" – один пробел, и нажать "Заменить все". В специальном окне будет сообщено, сколько сделано замен. Если количество замен больше нуля, то повторно нажать "Заменить все" и т.д.

Организация переноса слов

Автоматический перенос слов в абзацах выполняется через меню Сервис/Язык/Расстановка переносов. В открывшемся окне следует установить флажок "Автоматическая расстановка переносов" и, при необходимости, отрегулировать ширину зоны переноса слов.

Вставка номеров страниц

Для вставки номеров страниц следует выполнить: Вставка/Номера страниц и в окне "Номера страниц" отрегулировать положение номеров. Номера автоматически помещаются в области колонтитулов, расположенные в верхней и нижней частях страниц. Высота области колонтитулов должна быть достаточной для размещения номеров. По умолчанию она равна 1,25 см.

Вставка оглавления

Оглавление — это список помеченных элементов документа (чаще всего - заголовков) вместе с номерами страниц, на которых они расположены. Наиболее простой способ создания заголовков — использование встроенных стилей.

Порядок создания оглавления

Выделите заголовок.

В поле "Стиль" панели "Форматирование" выберите стиль заголовка. Более широкий набор форматов дает обращение к меню Формат/Стиль.

Повторите пп. 1, 2 для других заголовков, включаемых в оглавление.

Поместите курсор в то место документа, где необходимо вставить оглавление.

Обратитесь к меню Вставка/Оглавление и указатели и откройте вкладку "Оглавление".

Выберите формат оглавления, установите флажок "Показать номера страниц" и нажмите "Ok".

Если документ редактировался после создания оглавления, то номера страниц в нем могут не совпадать с действительными. Оглавление необходимо обновить. Для этого его следует выделить и нажать клавишу F9.

Вставка указателей

Указатель — это список понятий и определений со ссылками на страницы, на которых эти понятия встречаются. Создание указателя выполняется в два этапа: идентификация элемента текста, включаемого в указатель, и сборка всех отмеченных элементов.

1. Идентификация элемента указателя:

выделить слово или сочетание слов;

выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;

раскрыть вкладку "Указатель" в окне "Оглавление и указатели";

нажать кнопку "Пометить…";

в окне "Определение элемента указателя" установить метку "Текущая страница".

нажать кнопку "Пометить" — для включения в указатель только выделенного элемента или кнопку "Пометить все" — для включения в указатель всех элементов в документе, совпадающих с выделенным и закрыть окно;

2. Сборка указателя:

установить курсор в позицию начала указателя определений (если указатель дополняется, то установить курсор в раздел указателя);

выполнить команду Вставка/Оглавление и указатели;

на вкладке "Указатель" нажать кнопку "Пометить…";

в поле "Основной элемент" ввести текст отмеченного на этапе идентификации элемента (можно скопировать его через буфер обмена);

закрыть окно "Определение элемента указателя";

нажать клавишу F9 для обновления документа.

Замечание. При использовании инструмента "Показ непечатаемых символов" в местах определения элементов указателя будут видны коды полей.

Вставка объектов

Текстовый процессор Word имеет несколько встроенных программ, реализующих различные объекты в создаваемом документе. Доступ к ним осуществляется через Вставка/Объект... . Рассмотрим два наиболее популярных из них: построитель диаграмм и редактор формул.