Стандартизованные термины с определениями

Общие понятия

1 <делопроизводство; документационное обеспечение управления:> Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

2 АРХИВНОЕ ДЕЛО: Отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов

3 <документ; документированная информация:> Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

4 ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления

5 НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ: Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде

6 ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта

7 ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени

8 АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

9 КИНОДОКУМЕНТ: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

10 ФОТОДОКУМЕНТ: Изобразительный документ, созданный фотографическим способом

11 ИКОНОГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии

12 ФОНОДОКУМЕНТ: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи

13 ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ: Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи

14 ПИСЬМЕННЫЙ ДОКУМЕНТ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма

15 РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки

16 МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами

17 ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной

18 ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА: Изображение документа на экране электронно - лучевой трубки

19 БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений

20 ЧЕРНОВОЙ ДОКУМЕНТ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом

21 АВТОР ДОКУМЕНТА: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ

22 ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

23 ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

24 СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

25 ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

26 ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

27 ПОДЛИННИК (ОФИЦИАЛЬНОГО) ДОКУМЕНТА: Первый или единичный экземпляр официального документа

28 ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

29 КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

30 ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

31 ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ: Один из экземпляров копии документа

Делопроизводство

2.2.1. <Документирование>

32 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ: Запись информации на различных носителях по установленным правилам

33 ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования

34 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению

35 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ; УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

36 ВИД ПИСЬМЕННОГО ДОКУМЕНТА: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

37 НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: Обозначение вида письменного документа

38 ОРГАНИЗАЦИОННО - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

39 РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА: Обязательный элемент оформления официального документа

40 ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении

41 ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении

42 ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

43 ФОРМУЛЯР - ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

44 БЛАНК ДОКУМЕНТА: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа

45 УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА; УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации

46 СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений

47 ЗОНА УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами

48 ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов

49 ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования

50 ПОДПИСЬ: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица

51 ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ: Реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа

52 ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием

53 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию

54 ДАТА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования

55 ЗАГОЛОВОК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание

56 ВИЗА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

57 РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение

58 ТЕКСТ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа

2.2.2. <Организация работы с документами>

59 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения

60 ДОКУМЕНТООБОРОТ: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

61 ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

62 <ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ; ПОСТУПИВШИЙ ДОКУМЕНТ:> Документ, поступивший в учреждение

63 <ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ; ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ДОКУМЕНТ:> Официальный документ, отправляемый из учреждения

64 ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

65 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения

66 <РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС ДОКУМЕНТА; РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА> Цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

67 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

68 СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок, установленный нормативно - правовым актом, организационно - распорядительным документом или резолюцией

69 ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок исполнения документа, установленный нормативно - правовым актом

70 ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА: Срок исполнения документа, установленный организационно - распорядительным документом организации или резолюцией

71 ДЕЛО: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку

72 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

73 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

74 ЗАГОЛОВОК ДЕЛА: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле

75 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

76 <индекс дела; номер дела:> Цифровое и/или буквенно - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

Архивное дело

2.3.1. <Организация документов Архивного фонда Российской Федерации>

77 АРХИВ (Ндп. архивохранилище): Организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования

78 АРХИВОХРАНИЛИЩЕ (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов

79 ПРОФИЛЬ АРХИВА: Установленный для архива состав для документов, подлежащих хранению

80 АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

81 АРХИВНЫЙ ФОНД: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой

82 АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко - культурного наследия народов Российской Федерации

83 ГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью

84 НЕГОСУДАРСТВЕННАЯ ЧАСТЬ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности

85 ОБЪЕДИНЕННЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД (Ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи

86 АРХИВНЫЙ ФОНД ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода

87 АРХИВНАЯ КОЛЛЕКЦИЯ: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам

88 КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

89 ИСТОЧНИК КОМПЛЕКТОВАНИЯ: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

90 ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

91 ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЬ: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд

92 ФОНДИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям

93 ЦЕННОСТЬ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА: Свойства архивного документа, обуславливающие его культурное, научное, экономическое, политическое значение

94 ЗАПРЕТНАЯ ДАТА ДОКУМЕНТА: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат

95 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев

96 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения

97 ВЫБОРОЧНЫЙ ПРИЕМ ДОКУМЕНТОВ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных

98 ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению

2.3.2. <Обеспечение сохранности документов>

99 ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Обеспечение физико - химической сохранности документов и их учет

100 ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФИЗИКО - ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ: Разработка, создание и практическое применение научно - технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов

101 РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Совокупность температурно - влажностных и санитарно - гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением

102 РЕСТАВРАЦИЯ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению

103 СТАРЕНИЕ (АРХИВНОГО) ДОКУМЕНТА: Изменение первоначальных физико - химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов

104 СТРАХОВАЯ КОПИЯ (АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА): Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала

105 СТРАХОВОЙ ФОНД ДОКУМЕНТОВ: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов

106 ФОНД ПОЛЬЗОВАНИЯ: Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа

107 ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов

108 ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев

109 ВЕДОМСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами

110 ДЕПОЗИТАРНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы

111 ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке

112 ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение

113 ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ: Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению

114 ОГРАНИЧИТЕЛЬНЫЙ СРОК СЕКРЕТНОГО ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Срок засекречивания сведений, установленный законодательными актами, в течение которого запрещается свободный доступ к документам государственной части Архивного фонда Российской Федерации, содержащим охраняемую законом тайну.

115 УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах

116 ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе области, края, республики, государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения

117 ЕДИНИЦА ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение

118 ЕДИНИЦА УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ: Единица измерения количества документов в архиве

119 УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета

120 КАРТОЧКА (АРХИВНОГО) ФОНДА (Ндп. фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации

121 СПИСОК (АРХИВНЫХ) ФОНДОВ: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров

122 ЛИСТ (АРХИВНОГО) ФОНДА: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно - справочного аппарата в их динамике

123 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов

124 ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ (СОСТОЯНИЯ) ДЕЛ: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции