II Коммуникативная фаза

Коммуникативная фаза – это произнесение речи, ответы на вопросы слушателей, ведение дискуссии и т.д.

Оратору, стремящемуся к достижению успеха, конструктивного результата, необходимо тщательно подготовить выступление. Такую подготовку можно представить в виде следующих составных частей:

подготовка

манеры поведения

учитывать сложившиеся ритуалы и субординацию

Структура выступления.

Выступление должно состоять из трех частей:

1. Вступление.

2. Основная часть.

3. Заключение.

Примерное распределение времени:

- вступление – 10-15%;

- основная часть – 60-65%;

- заключение – 20-30%.

Вступление

Вступление – важная часть, так как более всего запоминается слушателям, поэтому должно быть тщательно продуманным. Оно включает: объяснение цели, название доклада и расшифровку подзаголовка с целью точного определения содержания выступления, четкое определение стержневой идеи. «Засиживаться» на вступлении не стоим – оно должно быть кратким.

При подготовке вступления следует выбрать тему, которая имеет целью вызвать интерес публики.

Основная часть

Основная часть – всестороннее обоснование главного тезиса. Некоторые варианты системного построения аргументации:

- проблемное изложение (выявление и анализ противоречий, путей их разрешения);

- хронологическое изложение;

- изложение от причин к следствиям (от частного к общему);

- индуктивное изложение (от общего к частному).

Рассматриваются различные аспекты, способствующие лучшему осмыслению слушателями идеи. При этом очень важно не перерасходовать время,

обязательно оставив его для заключения.

План развития основной части должен быть ясным. Предмет выступления должен раскрываться конкретно и стройно. Должно быть подобрано как можно больше фактологических материалов и необходимых примеров.

Основные техники постановки вопросов

Чтобы сделать интерактивное общение плодотворным, необходимо научиться задавать вопросы, которые позволят активизировать процесс коммуникации и, в целом, позволят эффективно использовать время. Опыт психологов и педагогов подсказывает, что необходимо помнить о следующих несложных правилах:

Кто задает много вопросов, тот получает много ответов.

Кто правильно задает вопрос, тот получает правильный ответ.

Чтобы получить вразумительный ответ, важно владеть техникой постановки вопроса.

Какие бывают вопросы:

Информационные вопросы
Задаются в том случае, если вы нуждаетесь в знаниях, опыте, советах другого. Необходимы для составления впечатления о чем-то конкретном, при сборе сведений, информации. Это всегда открытые вопросы, т.е. вопрос всегда касается какого-то конкретного предмета или положения вещей, при этом отвечающий, сообщая определенные сведения, дает объяснения.

Контрольные вопросы
Задаются во время разговора, чтобы выяснить, прислушивается ли к вам собеседник, понимает ли он вас или просто поддакивает. Наиболее простые контрольные вопросы: Что вы об этом думаете? Считаете ли вы также как и я? Не находите ли вы, что речь идет о стоящем деле? Реакция собеседника подскажет, что делать дальше: идти вперед при полном взаимопонимании, или отступить назад.

Вопросы для ориентации
Позволяют установить, продолжает ли собеседник придерживаться высказанного ранее мнения или намерения. Это вопросы типа: Есть ли у вас вопросы по этой теме? Каково ваше мнение по этому пункту? И к каким выводам вы при этом пришли? Поняли ли вы, какую цель преследуете? Механизм работы с этими вопросами: вопрос для ориентации, суждение собеседника, замечание, что понял собеседник, и готов ли он согласиться с вами и вашими аргументами.

Подтверждающие вопросы
Задают, чтобы выйти на взаимопонимание. Если собеседник пятый раз согласился, то на решающий шестой не возразит. В любой разговор надо включать подтверждающие вопросы и всегда делать акцент на том, что связывает, а не разъединяет. Например: Вы придерживаетесь того мнения, что...? Наверняка вы тоже рады тому, что...?

Ознакомительные вопросы
Познакомиться с мнением собеседника. Открытые вопросы: Каковы ваши цели? Довольны ли вы выполненной работой? На какой эффект вы рассчитываете?

Встречные вопросы
Это искусный психологический прием. Вопросы позволяют сузить разговор и позволят собеседника все ближе к тому моменту, когда он скажет окончательное "да".

Альтернативные вопросы
Предоставляют собеседнику возможность выбора (не больше трех вариантов). Предполагают быстрые решения. "Или" - основной компонент вопроса: Какое время на выполнение этого задания подходит больше всего:... или ....? Когда: .... или ...?

Однополюсные вопросы
Повторение вашего вопроса собеседником в знак того, что он понял, о чем идет речь. Он повторяет и затем дает ответ. Результат такого вопроса - у собеседника складывается впечатление, что ваш вопрос правильно понят. Отвечающий получает возможность тщательно обдумать свой ответ.

Удостоверяющие замечания
Это очень удачный вопрос... Я рад, что вы задаете... То, что вы задаете мне этот вопрос, доказывает, что...

Направляющие вопросы
Эти вопросы используются для того чтобы подать знак, когда выступать очередному докладчику. Также они позволяют выделить и передать более выразительно определенную тему дискуссии, а также замедлить темп, смягчить или усилить ход беседы.

Провокационные вопросы
Используются для установления того, чего в действительности хочет ваш партнер и верно ли он понимает положение дел. Вы действительно считаете, что..? Вы уверены, что...?

Открывающие вопросы
Это вопросы, открывающие переговоры, доклады, урок. Это очень важный момент для всех участников дискуссии, старт заинтересованности при котором возникает состояние положительного ожидания. Если бы я смог предложить вам решение ... нашли бы вы для меня несколько минут? Вы позволите мне предложить решение этой проблемы?

Заключительные вопросы
Вопросы, направленные на завершение разговора. Как правило, задаются после одного-двух подтверждающих вопросов. Смог ли я вас убедить в том, что...? Заметили ли вы...? А затем (без перехода) заключительный вопрос: Какой срок вас больше устраивает? Где могут быть применены эти знания?

Основные правила риторики, описанные ниже, являются универсальными, т.е. они применимы в большинстве ситуаций, при которых возникает необходимость публичного выступления.

Все правила риторики можно разделить по хронологическому принципу на несколько условных групп:

предварительная отработка навыков риторики;

непосредственная подготовка к выступлению;

поведение во время выступления.

Предварительная отработка навыков риторики может предусматривать несколько искусственных приемов, позволяющих поддерживать общую готовность к работе с аудиторией. Ими могут быть, например:

выступление перед воображаемой аудиторией с предварительным заданием тематики и состава слушателей;

отработка определений каких-либо терминов и понятий, используемых в профессиональной деятельности;

использование аудио- или видеозаписи собственных выступлений и т.п.

Непосредственная подготовка к выступлению является весьма важным этапом отработки навыков и правил риторики. Зачастую этот этап игнорируется из-за дефицита времени или излишней самоуверенности в собственных силах. В этой связи следует помнить, что нередко о профессиональных качествах специалиста судят по его выступлению, и оно, в свою очередь, служит средством самореализации, является возможностью заявить о себе.

В общем случае может быть рекомендована следующая структура выступления, которая корректируется и наполняется конкретным содержанием в зависимости от тематики, регламента выступления, подготовленности слушателей и т.п.:

вступление, стержневая идея выступления;

краткая история рассматриваемой проблемы;

тенденции развития проблемы;

накопленный опыт (положительный и отрицательный) решения проблемы;

предложения по решению проблемы; заключение.

При подготовке к выступлению следует помнить, что устная речь отличается от письменного текста. Это создает дополнительные проблемы во взаимоотношениях с аудиторией, если выступающий зачитывает готовый текст. В то же время устная речь имеет целый ряд преимуществ, выгодно отличающих ее от письменной работы. К этим преимуществам следует отнести:

варьирование тональности выступления;

возможность выделения главных мыслей, акцентирования внимания слушателей на отдельных элементах выступления;

использование стилистических форм повышения выразительности речи (риторических вопросов, форм диалога и т.д.).

Поведение во время выступления должно способствовать достижению его целей, реализации подготовленного плана выступления (при необходимости - его оперативной корректировке), использованию продуманных заранее преимуществ устной речи. В то же время манера поведения выступающего не должна отвлекать слушателей от целостного восприятия сообщения. Поведение докладчика должно быть естественным, соответствующим проблематике выступления и составу аудитории.

Заключение

Заключение – формулирование выводов, которые следуют из главной цели и основной идеи выступления.

Правильно построенное заключение способствует хорошему впечатлению от выступления в целом.

В заключении имеет смысл повторить стержневую идею и, кроме того, вновь (в кратком виде) вернуться к тем моментам основной части, которые вызвали интерес слушателей. Закончить выступление можно решительным заявлением, подводящим итог выступлению.

4 Способ выступления

Необходимо избрать способ выступления – заглядывая в конспект или избегая чтения текста. Использование конспекта очень действенно, так как речь звучит естественно, слова приходят сами собой. Чтение же заранее написанного текста значительно уменьшает влияние выступления на аудиторию.

Запоминание написанного текста заметно сковывает выступающего и привязывает к заранее составленному плану, не давая возможности откликаться на реакцию аудитории.

5 Уловки оратора

Следует, однако, не забывать, что никакие навыки и умения сами по себе не

принесут успеха выступающему, если его разговор с аудиторией не будет

проникнут глубокой идейностью и убежденностью в то, о чем говорится.

Общеизвестно, что бесстрастная и вялая речь не вызывает отклика в сердцах слушателей, какой бы интересно и важной темы она ни касалась. И наоборот, иной раз даже не совсем складное выступление затронет аудиторию, если оратор говорит о накипевшем на душе, если аудитория поверит в искренность выступающего. Яркая, энергичная речь, отражающая увлеченность оратора, его уверенность, обладает значительной внушающей силой.

Обратим внимание на некоторые часто встречающиеся…

1 Фразы

Установлено, что коротки фразы легче воспринимаются на слух, чем длинные.

Лишь половина взрослых людей в состоянии понять фразу, содержащую боле тринадцати слов. А третья часть всех людей, слушая четырнадцатое и последующие слова одного предложения, вообще забывают его начало.

Необходимо избегать сложных предложений, причастных и деепричастных оборотом. Излагая сложный вопрос, нужно постараться передать информацию по частям.

2 Паузы

Паузы – очень важный элемент выступления. Известно, что слова звучат убедительнее после мини-пауз. Пауза в устной речи выполняет ту же роль, что знаки препинания на письме. После сложных выводов или длинных предложений необходимо сделать паузу, чтобы слушатели могли вдуматься в сказанное или правильно понять сделанные выводы. Если выступающий хочет, чтобы его понимали, то не следует говорить без паузы дольше, чем пять с половиной секунд (!).

3 Обращение к аудитории

Известно, что обращение к собеседнику по имени создает более доверительный контекст деловой беседы. При публичном выступлении также можно использовать подобные уловки. Так, косвенными обращениями могут служить такие выражения, как «Как Вам известно», «Уверен, что Вас это не оставит равнодушными». Подобные доводы к аудитории – это своеобразные высказывания, подсознательно воздействующие на волю и интересы слушателей. Выступающий показывает, что слушатели интересны ему, а это самый простой путь достижения взаимопонимания.

4 Комплимент

Другой элемент речевого этикета – комплимент. По своей сути комплимент содержит в себе психологический механизм внушения. Особенно эффективен комплимент на фоне антикомплимента себе самому. Стиль комплимента слушателям зависит от ситуации, предыдущего контекста речи и специфики взаимоотношений выступающего и аудитории.

5 Реакция аудитории

Во время выступления должно постоянно контролировать реакцию слушателей.

Внимательность и наблюдательность в сочетании с опытом позволяют оратору уловить настроение публики. Возможно, рассмотрение некоторых вопросов придется сократить или вовсе отказаться от них. Часто удачная шутка может разрядить атмосферу.

6 Приветствие и прощание.

Представление. В начале выступления необходимо представиться. Представление может осуществляться без посредника или при помощи посредника. В официальной обстановке может быть такое начало:

- Позвольте представиться!

В этой форму оттенок официальности выражен очень ярко. Возможны и другие формы представления – менее официальные:

- Разрешите представиться!

Говорящий как бы просит предварительное разрешение вступить в контакт, назвать себя. Далее, выступающий называет свою фамилию, имя и отчество в именительном падеже, а также (при необходимости) место работы, должность и профессию.

Прощание. Для делового общения характерны стилистически нейтральные стереотипы прощания:

- До свидания!

- Позвольте (разрешите) попрощаться…

Нужно иметь ввиду, что во многих случаях перед прощанием желательно поблагодарить собравшуюся публику.

Еще одна особенность употребления речевых формул приветствия и прощания состоит в их сочетании с невербальными средствами (жест, улыбка), выражающими внимание, доброжелательность, готовность к контакту.

7Язык жестов и поз

1. Как держаться во время выступления

Не стоит прятаться за трибуной, не стоит бояться передвигаться по сцене.

Стоять нужно прями и перенести центр тяжести с пяток на носки.

С отдельными слушателями можно наладить зрительный контакт. Выступление не должно быть монотонным, поэтому следует менять тембр голоса, подчеркивая новые и важные мысли.

Очень важно контролировать скорость речи: при быстрой речи аудитория не воспринимает всего материала, а при медленной – люди отвлекаются.