Поняття про документ

Велика частина робочого часу працівника у будь-якій сфері життя суспільства пов’язана з роботою над документами (їх написанням, опрацюванням, виконанням тощо), і тому необхідним складником підготовки фахівця вищої кваліфікації є формування основних знань основ справоведення, вироблення в нього умінь і навичок роботи з документами різних типів.

У наукових джерелах пропонуються найрізноманітніші визначення поняття «документ», що зумовлено використанням документів у різних сферах людської діяльності, а отже, й різними суспільними функціями, які виконують документи. Адже документ – це джерело інформації, об’єкт дослідження (для вченого), засіб фіксації, передачі інформації та керуванням суспільством у цілому, колективом громадян чи окремою особою (для працівника управління), засіб доказу (для правника) тощо.

Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб доказу). За останнє десятиріччя маємо аж чотири стандартизованих визначення поняття «документ».

ДСТУ 2392–94: «Документ – записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході здійснення інформаційної діяльності»;

ДСТУ 2732–94: «Документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу»;

ДСТУ 3017–95: «Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом, для її передачі в часі і просторі»;

ДСТУ 2732: 2004 «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати і передавати її в часі і просторі».

3.2 Функції документа

У людському суспільстві документи виконують ряд функцій. До загальних функцій документа належать:

інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа;

соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими закладами, установами, фірмами тощо;

культурна – документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій.

До специфічних функцій документа належить:

управлінська – документ є інструментом управління;

правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві;

історична – документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства.

3.3 Реквізит, формуляр, бланк

Кожен документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

Управлінські документи оформляють на папері формату А4 та А5. Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля.

У ГОСТ 6.38-90 було встановлено такі розміри полів: лівого – 20 мм; правого – не менше ніж 8 мм; верхнього – не менше ніж 10 мм; нижнього – не менше ніж 8 мм.

На практиці, однак, переважно дотримувалися розмірів полів відповідно до ГОСТ 6.39–72, за яким ліве поле – 35 мм; праве – не менше ніж 8 мм; верхнє – 20 мм; нижнє – не менше ніж 19 мм і не менше ніж 16 (для формату А5).

На жаль, і сьогодні існує певна розбіжність ( а звідси і плутанина) у параметрах полів згідно з ДСТУ 4163–2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів) та Примірної інструкції з діловодства:

Берег (поле) ДСТУ 4163–2003 Примірна інструкція з діловодства

Лівий 30мм 20 мм

Правий 10мм не менше як 8 мм

Верхній 20мм не менше як 10 мм

Нижній 20мм не менше як 8 мм

Бажано дотримуватись вимог нового стандарту.

За новим стандартом є не 31, а 32 реквізити документів. Додався ще запис про державну реєстрацію.