Тема 2.2 Технология работы с программным обеспечением автоматизации бухгалтерского учета

Основные функции, режимы и правила работы с бухгалтерской программой. Настройка бухгалтерской программы на учет. Контекстная помощь, работа с документацией. Структура и интерфейс специализированного программного обеспечения.

«1С: Предприятие»

«1С: Предприятие» (фирма «1С») — http://www.1c. ru (рис. 1.1).

«1С: Предприятие» является мощной универсальной системой нового поколения, предназначенной для автоматизации деятельности предприятия. «1С: Предприятие» — это не просто программа автоматизации бухгалтерского и налогового учета, существующая в виде набора неизменяемых файлов, а совокупность различных программных инструментов, с которыми работают разработчики и пользователи. Основными программными продуктами фирмы «1С» являются «1С: Предприятие 7.7» и новая версия «1С: Предприятие 8».

В Интернете имеется специализированный сайт по адресу http://v8.1c.ru, посвященный программе «1С: Предприятие 8» (рис. 1.2).

Система программ «1С: Предприятие 8» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Рис. 1.1. Сайт фирмы «1С»

Выделяют типовые, локализованные и отраслевые решения «1С: Предприятие 8». Перечислим типовые решения «1С: Предприятие 8»:

 1С: Бухгалтерия;

 1C: Упрощенка;

 1C: Предприниматель;

 1C: Управление торговлей;

 1С: Зарплата и Управление Персоналом;

 1С: Комплексная автоматизация;

 1С: Управление производственным предприятием;

 1C: Консолидация;

 1С: Налогоплательщик;

 1С: Платежные документы;

 1С: Розница;

 1С: Документооборот;

 1С: Управление небольшой фирмой;

 1С: Деньги;

Рис. 1.2. Web-страница программного продукта «1С: Предприятие 8»

 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения;

 1С: Бухгалтерия автономного учреждения;

 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения;

 1С: Бюджетная отчетность;

 1С: Свод отчетов;

 1C: Управляющий.

По некоторым оценкам «1С: Бухгалтерия» является наиболее распространенным экономическим программным продуктом на территории России, число официальных пользователей превышает 300 тыс.

Программа «1С: Бухгалтерия» обеспечивает ведение бухгалтерского учета хозяйственных операций и налогового учета. На основе информации из этих регистров в дальнейшем создаются показатели регистров формирования данных. Разработанная «1С» методология позволяет обойтись без двойного ввода, так как каждая хозяйственная операция автоматически регистрируется и в бухгалтерском, и в налоговом учете.

Программа отличается следующими качествами: широкие возможности ведения планов счетов, поддержка ведения многомерной аналитики, реализация системы регистрации информации о движении средств, объединение вводимых проводок в операции, реализация единого механизма построения отчетов. В «1С: Бухгалтерии» имеются мощные (по сравнению с предыдущими версиями) средства для организации работы «от документа», которые сочетаются с развитыми режимами ручного ввода операций (работа с журналом операций и проводок, типовые операции).

В программе присутствует весь стандартный набор сервисных возможностей системы «1С: Предприятие»: современный интерфейс, мощные средства конфигурирования, построение диаграмм, гибкие средства связи с другими программами и многое другое.

Базовая версия широко известной программы "1С:Бухгалтерия 8.3" полностью обеспечивает потребности в автоматизации бухгалтерского и налогового учета и подготовки регламентированной отчетности в небольших компаниях, а также у индивидуальных предпринимателей, использующих упрощенную систему налогообложения. Продукт предназначен для предприятий, на которых с программой работает только один бухгалтер, используются типовые методики бухгалтерского учета, нет необходимости в адаптации прикладного решения под особенности учета.

В базовой версии пользователи могут самостоятельно настраивать методику учета в рамках своей учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета. Программа позволяет одновременно отражать каждую хозяйственную операцию как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического, количественного и валютного учета. Бухгалтерский и налоговый учет нескольких организаций ведется в отдельных информационных базах на одном компьютере, без внесения изменений в типовую конфигурацию системы средствами программирования на встроенном языке "1С:Предприятия 8.3".

Современный эргономичный интерфейс делает работу бухгалтера максимально удобной и комфортной, высокая автоматизация трудоемких расчетов облегчает повседневную работу бухгалтера, позволяет избежать ошибок и сэкономить время. Важно, что средства пользовательской настройки "1С:Бухгалтерии 8.3" позволяют реализовать значительно более широкий круг возможностей без внесения изменений в типовую конфигурацию по сравнению с базовой версией предыдущего поколения.

Особенности продукта:

Налоговый учет в программе ведется на отдельном плане счетов налогового учета. По своей структуре он приближен к бухгалтерскому плану счетов, что упрощает сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета.

Возможность ведения партионного учета позволяет применять три способа оценки материально-производственных запасов: по средней себестоимости, ФИФО и ЛИФО, независимо для бухгалтерского и налогового учета.

Реализован аналитический учет по местам хранения: количественный и количественно-суммовой.

Реализована возможность учета товаров в розничной торговле по продажным ценам.

Общая и упрощенная системы налогообложения для юридических лиц

Учет деятельности индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

Расширены возможности настройки типовых операций - группового ввода часто используемых бухгалтерских проводок. Этот простой и эффективный инструмент автоматизации легко и быстро настраивается самим пользователем.

Предусмотрена возможность совместного использования программы с другими прикладными решениями: "1С:Управление торговлей 8.3" и "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3".

В комплект поставки входит дистрибутив на компакт-диске, комплект документации, Лицензионное соглашение и регистрационная анкета, конверт с PIN-кодом для получения электронной лицензии на использование программы.

Основные отличия версии 8.2 от 8.3

o Реализован режим управляемого приложения. В данном режиме работы интерфейс пользователя не разрабатывается при создании системы, а лишь описывается разработчиком. А при вызове формы перерисовываются в связи с установленными правами пользователя и его персональными настройками.

o Добавлена поддержка системы управления базой данных Oracle Database. Теперь появилась возможность устанавливать базу в 5 различных вариантах: файловый, MS SQL Server, Postgre SQL, IBM DB2, Oracle Database.

o Добавлен механизм работы с регистрами - механизм агрегатов. Этот механизм позволяет сократить время получения данных для отчета. Для регистра создаются хранилища(агрегат), содержащие информацию в разных разрезах, при том система сама выбирает разрезы в зависимости от интенсивности использования их пользователями.

o Для платформы 8.2 создан новый дизайн, ориентированный на комфортную и эффективную работу пользователя.

o Повышены масштабируемость и увеличено быстродействие системы.

Настройка 1С Бухгалтерии 8 — это важнейший этап работы с программой с точки зрения ведения учета для организации. Разработчики и поставщики никак не могут заранее настроить 1С для работы программы в соответствии с регулярно изменяющимся законодательством, бухгалтерским и налоговым учетом, учетной политикой в организации и пожеланиями к учету со стороны руководителей и бухгалтеров.

Поэтому, чтобы правильно начать работать в программе 1С Бухгалтерия 8.3, необходимо выполнить достаточно много настроек. Установка параметров 1С выполняется при начале работы программы, а так же периодически в случаях любых изменений вышеуказанных факторов. При этом под термином «настройка 1С» подразумеваются любые изменения в программе, которые влияют на поведение этой программы учета.

Или Вы пришли на готовое рабочее место 1С Бухгалтерии, то чтобы понять почему учетная программа работает так или иначе, так же необходимо просмотреть все установленные настройки.

Часто бухгалтера доверяют начало работы программистам потому, что сами не достаточно хорошо понимают как настроить 1С. Они полагают, что программисты правильно выполнят все необходимые им настройки, а бухгалтерам останется только внимательно вводить первичные документы и формировать отчеты. И напрасно…

В 1С Бухгалтерии многие установки зависят от вида деятельности организации, учетной политики, типа производственных процессов, системы налогообложения, наконец, от предпочтений пользователя, т.е. бухгалтера.

То есть понятия «правильная настройка 1С» просто не существует, можно предложить понятие «установки 1С для определенного предприятия». Например, работаем с некоторыми установками программы, что-то изменилось (законы РФ, сменился руководитель или личные пожелания к виду отчета) – изменяем некоторые настройки программы.

Поэтому настройка 1С Бухгалтерии должна выполняться главным бухгалтером, хорошо знающим свой учет, или главным бухгалтером и специалистом по 1 С вместе.

Все настройки 1С можно разделить на 5 категорий:

1. системные установки платформы V8;

2. системные настройки конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3;

3. те справочники и регистры сведений, которые влияют на поведение программы ;

4. пользовательские установки;

5. учетная политика организации.

Виды настроек 1С

Все указанные категории в той или иной степени влияют на внешний вид и работу программ 1С Предприятие.

1. Системная настройка платформы 1С – это часть пунктов меню «Сервис». Их реализацию обеспечивает программная платформа 1 С, там должно быть все понятно без подробной детализации.

2. Системные настройки конфигурации 1С Бухгалтерия – это константы и интерфейсы. Доступ к ним можно получить через меню «Операции» — «Константы», если у Вас есть права доступа. Или меню «Предприятие» — «Настройка параметров учета». Интерфейсы: меню «Сервис» — «Переключить интерфейс».

3. Справочники и регистры сведений. Настроечных справочников и регистров сведений в 1С достаточно много. Справочники: организации, подразделения организаций, статьи затрат, склады, номенклатурные группы, статьи движения денежных средств. Далеко не всегда очевидно, что настройка (то есть поведение программы) зависит от веденных значений в справочниках. Чтобы правильно настроить поведение программы, нужно хорошо понимать назначение этих справочников в учете и обращать внимание на все реквизиты записей.

Не стоит думать, что это простые справочники, в которые можно будет на ходу при работе вносить новые значения и менять уже существующие. Эти справочники влияют на поведение программы и оказывают влияние на числовые расчеты! Все, кто невнимательно, наспех и на ходу (уже в процессе работы) заполняют эти справочники, в дальнейшем сталкиваются с непониманием своего учета со стороны 1 С.

Как пример, значения справочников «номенклатурные группы» и «статьи затрат» имеют огромное значение при закрытии счетов затрат и определении финансового результата. А казалось бы безобидный справочник «Склады» имеет прямое отношение к распределению видов деятельности ЕНВД / не ЕНВД, что может стать неожиданностью, особенно для тех, кто ЕНВД в своем учете совсем не ведет.

Поэтому еще раз: не доверяйте вводить и менять эти настроечные справочники всем пользователям. В данном случае настройка 1С 8.3 работает неявным образом: изменение значения элемента справочника приводит к изменению поведения программы в дальнейшем.

И неприятный сюрприз от таких справочников: при их изменении пользователь не получает никаких предупреждений о возможных последствиях. Например, изменили реквизит «вид расхода» в уже введенной статье затрат и программа перестала закрывать затраты регламентной процедурой «Закрытие месяца» по всем затратным счетам (счета 20, 25, 26, 44), хотя раньше эти расходы хорошо закрывались.

4. Пользовательские настройки 1С. Меню «Сервис» — «Настройки пользователя». Определяют значения некоторых реквизитов по умолчанию для определенного пользователя.

5. Учетная политика организации. Это самая важная настройка 1С Бухгалтерии! В учетной политике устанавливаются налоговый режим организации, порядок закрытия затрат, порядок учета товарно-материальных ценностей, учета НДС и многие другие параметры. Учетная политика в 1С заводится для каждой организации отдельно и полностью определяет работу учетного механизма в программе. Важность установки регистра сведений «Учетная политика организации» переоценить просто невозможно, поэтому про установку учетной политики стоит почитать отдельную статью.