Облік розрахунків з підзвітними особами.

Підзвітні особи –це працівники даного підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно наказу (розпорядження) керівника підприємства.

Під звіт видається готівка на господарські потреби та на витрати, пов'язані з відрядженням на визначений термін. Гроші підзвітним особам видаються з каси підприємства, видача проводиться за умови повного звіту за раніше видані суми. Гроші видані під звіт повинні використовуватись за призначенням на ті потреби, на які вони видані. Видача грошей відбувається на основі письмової заяви, на якій є дозвіл керівника на проведення операції. Гроші у підзвіт видаються в межах кошторису, видача готівки на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями проводиться у межах сум, належних відрядженим особам на ці цілі відповідно до порядку встановленого урядом України.

На господарські витрати (купівля канцтоварів тощо) підзвітні суми видаються на один робочий день на підставі розпорядження керівника. Список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби, затверджується наказом керівника. Працівники, які одержали готівку в підзвіт на господарські потреби, зобов’язані не пізніше наступного дня після видачі коштів подати до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів, наданих в підзвіт та на господарські потреби. До звіту обо’язково прикладаються всі виправдовуючі документи про витрачені суми (акти закупівлі, рахунки, чеки, квитанції, квитки тощо). Витрати, вказані в авансовому звіті повинні бути затверджені керівником чи уповноваженою ним особою.

Службовим відрядженням – вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Термін відрядження визначається керівником,але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів.

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником підприємства і оформлюється наказом із зазначення пункту призначення, назви підприємства, строку і мети відрядження.

На підставі наказу відрядженому працівнику видається посвідчення про відрядження.

За відрядженим працівником залишається місце роботи, середній заробіток за час відрядження, в тому числі і за час перебування у дорозі.

Витрати, які були здійсненні працівником під час відрядження і які пов’язані з метою відрядження, відшкодовуються відрядженому працівникові та списуються на витрати підприємства (вартість проживання в готелі, вартість проїзду тощо). Але витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків, рахунків готелів тощо.

Також працівнику за кожен день відрядження (включаючи день від’їзду та приїзду) виплачуються добові.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом трьох днів відзвітуватись за витрачені суми. При цьому він подає звіт про використання коштів, наданих в підзвіт та на господарські потреби,разом з посвідченням про відрядження і документами, що підтверджують вартість витрат (крім суми добових). Звіти проходять ретельну перевірку. Перевіряється наявність наказу із вказівкою мети відрядження, перевіряються відмітки про перебування у відрядженні, а також встановлюється законність виправдовуючих документів: проїзних квитків, квитанцій, посвідчення про відрядження тощо. Перевірені звіти затверджуються керівником підприємства, після чого надходять до бухгалтерії, яка повинна організувати аналітичний і синтетичний облік розрахунків.

Суми авансу, які були видані працівнику зверх затверджених по звіту витрат, працівник повинен повернути в касу підприємства (цю суму у разі неповернення стягують з заробітної плати працівника). Якщо працівник по звіту здійснив перевитрату коштів, порівняно з виданим авансом, то суму перевитрати відшкодовують з каси підприємства.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведуть за кожною підзвітною особою. Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведуть на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами»(активно-пасивний). Сальдо по дебету показує невитрачені суми, заборгованість перед підприємством і в балансі приводиться у третьому розділі активу. Залишок по кредиту – перевитрати, які підлягають відшкодуванню з каси підприємства, в балансі відображаються у четвертому розділі пасиву. По дебету рахунку відображають видані підзвітні суми, по кредиту – списання за відповідними документами підзвітних сум, повернення невикористаних авансів, утримання заборгованості з заробітної плати підзвітних осіб.

При журнальній формі обліку операції по кредиту рахунку 372 відображають у журналі 3, реєстром аналітичного обліку є відомість 3.2.