Облік іншої дебіторської заборгованості

У процесі діяльності підприємства виникає поточна дебіторська заборгованість, яка не пов’язана з реалізацією товарів, робіт та послуг. Для обліку розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами, авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями та іншими операціями використовується рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами».

За дебетом рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами» відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом — її погашення чи списання.

Рахунок 37 «Розрахунки з іншими дебіторами» має такі субрахунки:

― 371 «Розрахунки за виданими авансами»;

― 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

― 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

― 374 «Розрахунки за претензіями»;

― 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

― 376 «Розрахунки за позиками членам кредитних спілок»;

― 377 «Розрахунки з іншими дебіторами».

Аналітичний облік на субрахунках ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення й погашення. Розглянемо особливості обліку на цих субрахунках.

Для обліку розрахунків за авансами, виданими іншим підприємствам, використовується субрахунок 371 «Розрахунки за виданими авансами».

За дебетом цього субрахунка обліковуються суми виданих авансів, а також суми, сплачені за рахунками за виконані роботи з проміжних рахунків.

Сплата постачальникам авансових платежів відображається такими записами:

Дебет 371 «Розрахунки за виданими авансами»

Кредит 30 «Каса» або Кредит 31 «Рахунки в банках» або Кредит 33 «Інші кошти».

За кредитом субрахунка 371 обліковуються суми, погашені зарахуваннями під час розрахунків за поставлені матеріали, товари, виконані роботи, суми авансів, повернені постачальниками та підрядниками як невикористані, тощо. Ці події відображаються в бухгалтерському обліку такими записами:

Дебет 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» або Дебет 30 «Каса» або Дебет 31 «Рахунки в банках»

Кредит 371 «Розрахунки за виданими авансами».

На субрахунку 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»ведеться облік нарахованих дивідендів, відсотків, роялті тощо, які підлягають отриман­ню. За дебетом рахунка відображається нарахування дебіторської заборгова­ності, за кредитом — її погашення.

Відображається це такими записами:

1) нарахування доходів:

Дебет 373 «Розрахунки за нарахованими доходами»;

Кредит 73 «Інші фінансові доходи»;

Кредит 74 «Інші доходи»;

2) отримання нарахованих доходів:

Дебет 30 «Каса» (при внесенні грошових коштів у касу підприємства)

або

Дебет 31 «Рахунки в банках» (у разі внесення грошових коштів на рахунки в банку);

Дебет 15 «Капітальні інвестиції» (при отриманні основних засобів, нематеріальних активів);

Кредит 373 «Розрахунки за нарахованими доходами».

Виникнення розрахунків за претензіями на підприємстві пов’язане з нестачею товарів під час постачання, отриманням товарів невідповідної якості, помил­ковим списанням банком грошових коштів із розрахункового рахунка і т. д.

Розрахунки за претензіями обліковуються на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями».

За дебетом субрахунка 374 «Розрахунки за претензіями» відображаються:

― розрахунки за претензіями до постачальників і підрядників, транспортних організацій щодо виявлених розбіжностей цін, тарифів, які були застережені в договорах, помилках у розрахунках;

― розрахунки за претензіями до постачальників матеріалів, товарів щодо якості поставлених запасів, яка не відповідає вимогам договору;

― розрахунки за претензіями щодо нестач у процесі постачання;

― втрат від простоїв автотранспорту та браку з вини постачальників.

Усі вищезазначені події відображаються в бухгалтерському обліку таким записом:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»;

― розрахунки за штрафами, пенею і неустойками, які стягуються з постачальників і замовників за невиконання договірних зобов’язань, у розмірах, зазначених у договорі або присуджених арбітражним судом. У бухгалтерському обліку це відображається записом:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 715 «Одержані штрафи, пені, неустойки»;

― розрахунки за претензіями щодо помилково списаних грошових коштів і розрахункових рахунків підприємства установами банків. Відображаються записом:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 31 «Рахунки в банках»;

― розрахунки за претензіями щодо виданих авансів при порушенні договорів поставок тощо:

Дебет 374 «Розрахунки за претензіями»;

Кредит 371 «Розрахунки за виданими авансами».

За кредитом субрахунка 374 «Розрахунки за претензіями» відобра­жається списання сум претензій у кореспонденції з рахунками: 1) грошових коштів — при зарахуванні претензійних сум:

Дебет 30 «Каса»;

Дебет 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 374 «Розрахунки за претензіями»;

2) витрат — якщо постачальники відмовляються від претензійних сум або суд відхиляє претензії:

Дебет 949 «Інші витрати операційної діяльності»

Кредит 374 «Розрахунки за претензіями».

Суми претензій, які відхиляються арбітражним судом та не будуть відшкодовані, повертаються на рахунки, з яких вони були списані.

Підставою для записів операцій на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями» є акти приймання вантажів, рішення арбітраж­них органів, письмові погодження постачальників на задоволення претензій, а також виписки банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій.

Аналітичний облік розрахунків за претензіями ведеться за кожним дебіто­ром окремо.

Нестачі та збитки на підприємстві можуть бути виявлені в результаті проведення інвентаризації майна, грошових коштів і цінних паперів.

Оцінка збитків від нестач, пошкоджень і крадіжок здійснюється згідно з Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 р. № 116 (зі змінами та доповненнями), а також Законом України від 06.06.1995 р. № 217/95-ВР «Про визначення збит­ків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» (зі змінами й доповненнями).

Бухгалтерський облік розрахунків за відшкодуванням підприємству завданих збитків у результаті нестач і втрат від псування цінностей, нестач і розкрадання грошових коштів, якщо винуватця виявлено, здійснюється на субрахунку 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків». За дебетом цього субрахунка відображаються суми виявлених нестач, а за кредитом — списання цих сум.

У разі виявленні нестач і втрат у бухгалтерському обліку проводиться запис:

Дебет 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»;

Кредит 30 «Каса».

Одночасно суми невідшкодованих нестач обліковуються на забалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей», на якому ведеться аналітичний облік за кожним боржником окремо.

Після встановлення конкретних винуватців суми списуються з забалансового субрахунка з одночасними записами в бухгалтерському обліку:

Дебет 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»

Кредит 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Якщо нестачі відшкодовуються винуватцем грошовими коштами, робиться запис:

Дебет 30 «Каса»;

Дебет 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».

Якщо нестачі утримуються із заробітної плати винуватця, це відображається записом:

Дебет 66 «Розрахунки з оплати праці»;

Кредит 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків».

У цьому розділі були наведені бухгалтерські записи, пов’язані з нестачею грошових коштів у касі підприємства. Відображення в бухгалтерському обліку нестач та збитків, пов’язаних з матеріальними цінностями, розглянуто в роз­ділах 2 і 3.

Аналітичний облік розрахунків за відшкодуванням завданих збитків ведеться за кожним дебітором окремо.

На субрахунку 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» ведеться облік дебіторської заборгованості, яка не знайшла свого відображення на інших рахунках і субрахунках, а саме: усі види розрахунків із працівниками (крім розрахунків з оплати праці та з підзвітними особами), розрахунки за орендни­ми операціями, розрахунки, пов’язані зі здійсненням спільної діяльності, з реалізацією необоротних активів і запасів (крім реалізації, пов’язаної з основною діяльністю) та інші розрахунки.

За дебетом субрахунка 377 «Розрахунки з іншими дебіторами» відображається виникнення дебіторської заборгованості, за кредитом — її погашення чи списання.

Довгострокова дебіторська заборгованість відображається в Балансі в складі необоротних активів.

Поточна дебіторська заборгованість відображається в Балансі в складі обо­ротних активів.

У Примітках до фінансової звітності необхідно розкривати таку інформації щодо дебіторської заборгованості:

― перелік дебіторів і суми довгострокової дебіторської заборгованості;

― перелік дебіторів і суми погашення дебіторської заборгованості пов’язаних сторін виділенням внутрішньогрупового сальдо дебіторської заборгованості;

― склад і суми статті Балансу «Інша поточна дебіторська заборгованість»;

― метод визначення величини резерву сумнівних боргів;

― сума поточної дебіторської заборгованості за продукцію, товари, роботи, послуги в розрізі її класифікації за строками непогашення.

Витрати майбутніх періодів — це витрати, які здійснені у звітному періоді, але відносяться до наступного (або наступних) облікових періодів.

До витрат майбутніх періодів належать витрати, пов’язані з підготовчими до виробництва роботами в сезонних галузях промисловості, з освоєнням нових виробництв і агрегатів, а також сплачена авансом орендна плата, наперед сплачена страховка, рекламні послуги, передплата на газети, журнали, періодичні та довідкові видання тощо.

Для узагальнення інформації щодо здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах, використовується рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів».

За дебетом рахунка 39 «Витрати майбутніх періодів» відображаються понесені витрати майбутніх періодів, за кредитом — їх списання (розподіл) і включення до складу відповідних витрат звітного періоду.

Аналітичний облік витрат майбутніх періодів ведеться за їхніми видами.

Витрати майбутніх періодів можуть відображати як оборотні, так і необоротні активи, а саме витрати, які стосуються наступного облікового періоду, а також ті, що будуть віднесені на більш пізні періоди.

У Балансі витрати майбутніх періодів відображаються в розділі III Активу «Витрати майбутніх періодів».

5.6. Облік розрахунків з підзвітними особами

Для здійснення окремих господарських операцій, які неможливо оплатити через касу підприємства або через поточний рахунок у банку, підприємство видає працівникам готівкові кошти під звіт.

Підзвітні особи — це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Сальдо субрахунка 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Воно відображається розгорнуто і в балансі: дебетове сальдо показується в складі оборотних активів, а кредитове — у зобов’язаннях.

Найбільш поширеною є операція, пов’язана з видачею коштів на відрядження. Службове відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства для виконання службового доручення поза місцем роботи.

У першу чергу необхідно відзначити, що на сьогоднішній день Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі - Інструкція № 59), поширюється тільки на організації, які частково або повністю фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Тобто небюджетні підприємства при направленні своїх працівників у відрядження вже не зобов'язані враховувати вимоги і обмеження, встановлені Інструкцією № 59. Тепер направлення працівника у відрядження регулюється виключно нормами чинного законодавства, зокрема КЗпП, і розробленими самостійно правилами, затвердженими керівником які діють для всіх працівників підприємства (незалежно від посади) при направленні у відрядження. Такі правила можуть бути встановлені окремим документом (наприклад, положенням про відрядження), затверджені керівником підприємства, або ж можуть бути відображені в колективному договорі. Однак, якщо небюджетне підприємство є одержувачем бюджетних коштів, то при направленні працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів в рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, такі суб'єкти господарювання зобов'язані дотримуватися норм Інструкції № 59.

Відповідно до ст. 1 Закону України від 14.10.92 р. № 2694-XII "Про охорону праці" працівником є ​​особа, яка працює на підприємстві, і виконує обов'язки або функції згідно з трудовим договором (додатково див. лист Мінфіну від 28.02.2003 р. № 041-407 -98/23-406/11-1962). Однак згідно з п.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового Кодексу України (далі – ПКУ) до витрат подвійного призначення належать витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з таким платником податку або є членами керівних органів платника податку. Таким чином, у відрядження можуть бути відправлені не тільки працівники підприємства, а й члени керівного органу підприємства.

При цьому, слід враховувати, що КЗпП забороняє направляти у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП). Жінки, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дітей-інвалідів, можуть направлятися у відрядження тільки за їх згодою (ст. 177 КЗпП). Згода працівника має бути підтверджена його підписом у наказі про направлення у відрядження.

Згідно зі ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями. Працівникам які направляються в відрядження виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, а також витрати по найму житла в порядку і розмірах, що встановлюються законодавством. При цьому за працівником протягом усього часу відрядження зберігається місце роботи (посада), а оплата праці за виконану роботу таким працівникам здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим чи колективним договором (розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку).

Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником цього підприємства і оформляється наказом (розпорядженням), що містить наступну інформацію:

- Прізвище, ім'я, по батькові та посаду відрядженого особи;

- Пункт призначення;

- Назва підприємства, куди відряджається працівник;

- Мета відрядження;

- Термін відрядження.

Беручи до уваги, що Інструкція № 59 не поширюється на небюджетні підприємства, підприємство самостійно визначає термін відрядження.

Крім цього, якщо працівник направляється у відрядження за кордон, то, крім наказу про направлення у відрядження за кордон, додатково оформляються наступні документи:

- Кошторис витрат;

- Завдання, в якому зазначаються мета поїздки, строк, умови перебування за кордоном. У разі поїздки за запрошенням до завдання додається його копія з перекладом.

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане забезпечити його грошовими коштами - авансом. Аванс видається під звіт особі готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток.

Сума авансу розраховується виходячи з передбачуваних витрат на наймання житла, проїзд та добових. При цьому, якщо працівник відряджається за кордон, то підприємство зобов'язане його забезпечити коштами у валюті тієї країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті. Для розрахунку авансу використовується офіційний курс НБУ до іноземних валют на день видачі коштів з каси уповноваженого банку.

Безпосередньо сам порядок видачі авансу на відрядження здійснюється відповідно до вимог:

- Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі - Положення № 637), - для відряджень по Україні;

- Правил використання готівкової іноземної валюти на території України, затверджених постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. № 200 (далі - Правила № 200), - для закордонних відряджень.

Аванс на відрядження по Україні може видаватися як за рахунок коштів, що знаходяться на рахунках підприємства, так і за рахунок їх готівкової виручки. При цьому згідно з п. 2.11 Положення № 637 видача готівки під звіт здійснюється з кас підприємств за умови повного звіту підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто після подання до бухгалтерії звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, і повернення в касу підприємства залишку готівки, раніше виданої під звіт та невикористаною.

Підприємство зобов’язане видавати аванс відрядженим у межах України та за кордон. Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку.

Якщо ж аванс із поважних причин не видавався, тоді працівнику відшкодовують усі фактичні витрати. Коли не було видано аванс в іноземній валюті або працівник для остаточного розрахунку за відрядження повинен сплатити додаткову суму, то кошти виплачуються в національній валюті України за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, встановленим НБУ на день погашення заборгованості, при цьому добові виплачуються в гривнях без перерахунку їх у долари США, в межах установлених норм. При цьому необхідно мати на увазі, що направляючи працівника у відрядження за кордон, підприємство зобов’язане забезпечити його коштами в національній валюті країни, куди направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті.

При скасування запланованого відрядження (до його початку) керівником підприємства видається наказ, що скасовує раніше виданий наказ про направлення працівника у відрядження (із зазначенням причини його скасування), з розпорядженням працівникові здійснити ряд дій, пов'язаних зі скасуванням відрядження, зокрема, здати виданий раніше аванс на відрядження. Оскільки грошові кошти раніше були видані працівникові під звіт, то при поверненні грошових коштів працівник все одно зобов'язаний подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. Тим більше, що деякі витрати він міг понести і до початку відрядження, приміром, на придбання-здачу проїзного квитка, що також має бути підтверджено документально. При поверненні авіаквитка пасажиру повертаються кошти з урахуванням штрафних санкцій залежно від тарифу, який був застосований при розрахунку вартості перевезення за визначеним маршрутом. На вимогу пасажира йому видається довідка про повернення та проведений взаєморозрахунок. Така довідка та є первинним документом, що підтверджує факт здійснення господарської операції з повернення авіаквитка.

Згідно п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 ПКУ звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, повинен бути наданий відряджаються особою до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт.

До звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, відряджений працівник зобов'язаний додати всі документи, що підтверджують понесені у відрядженні витрати, а також копію паспорта з відмітками про перетин кордону (при перетині кордону в країни з повним прикордонним контролем), за яким ( з урахуванням дат в проїзних документах) бухгалтеру слід розрахувати термін відрядження для правильної виплати добових витрат.

П.п. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 ПКУ встановлені граничні норми добових витрат, які підприємство може віднести на витрати. При цьому цією нормою також встановлено, що сума добових визначається у разі відрядження:

- В межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідним первинним документам;

- До країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), - згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Держприкордонслужби в закордонному паспорті або його замінює.

Розрахунок з відрядженим працівником здійснюється залежно від того, скільки він витратив грошових коштів (більше або менше виданої суми грошового авансу):

- Якщо працівник витратив менше, ніж йому видали, то він зобов'язаний до або під час подання звіту повернути невитрачену суму грошових коштів у касу підприємства (п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 ПКУ). У разі порушення цих вимог неповернена в строк сума підлягає обкладенню податком на доходи фізичних осіб. Також слід враховувати, що якщо в касу вноситься невитрачена іноземна валюта, то відповідно до вимог п. 8.4 Правил № 200 вона протягом 5 банківських днів повинна бути здана в банк;

- Якщо працівником була витрачена сума, що перевищує аванс, виданий під звіт, то підприємство зобов'язане відшкодувати відрядженому працівнику отриману різницю, але тільки якщо всі витрати документально обґрунтовані. По закордонному відрядженні така різниця виплачується згідно п. 2.5 Правил № 200:

- Працівникам-резидентам в національній валюті України за офіційним курсом НБУ, встановленим на день виплати;

- Працівникам-нерезидентам за їх бажанням як в іноземній валюті (без одержання індивідуальної ліцензії НБУ), так і в грошовій одиниці України.

Відрядженому працівникові підприємство зобов’язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів виплатити добові, а також зберегти за час відрядження його середній заробіток.

Середній заробіток розраховується згідно з Постановою Кабінету Міністрів України «Порядок обчислення середнього заробіт­ку» від 8 лютого 1995 р. № 100.

Усі витрати з відрядження підтверджуються документально (документи повинні бути в оригіналі).

Нормами Податкового кодексу передбачено, що у разi вiдрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територiю яких не потребує наявностi вiзи (дозволу на в’їзд), сума добових визначається згiдно з наказом про вiдрядження та вiдповiдними первинними документами.

Відповідно до Закону України «Про визначення розмірів збит­ків, заподіяних підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням); нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 6 червня 1995 року № 217/95-ВР у разі несвоєчасного повернення авансу, виданого в іноземній валюті на службове відрядження, заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрійній сумі інвалюти, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Стягнена сума спрямовується на відшкодування збитків підприємства (у розмірі неповернутого авансу), а залишок перераховується до державного бюджету.

В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.

Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження.

Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)).

У разі відрядження за кордон до авансового звіту доцільно додавати копії сторінок закордонного паспорта з печатками пропускних пунктів.

Керівник підприємства може, виходячи з норм колективного договору, збільшити норму добових, але з додаванням цієї суми до сукупного доходу працівника.

Згідно з пп. 140.1.7 ст. 140 Кодексу до складу витрат на відрядження належать також витрати, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв'язку з таким відрядженням у межах України, але не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу, а для відряджень за кордон – не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, що діяв для працездатної особи на 1 січня звітного податкового року, у розрахунку на добу.

Витрати на проїзд є цілим комплексом. До них включають, зокрема, витрати на попереднє замовлення квитків до місця відрядження та назад. Причому, якщо вокзал, аеропорт або пристань розміщені за межами міста, то вартість квитків на проїзд до них також оплачують.

Під час поїздки в закордонне відрядження на службовому автомобілі обов’язково підтверджують маршрут, і витрати на пально-мастильні матеріали відшкодовують за чинними нормами за кілометр пробігу таким маршрутом. Відрядженому компенсують також витрати на технічне обслуговування, стоянку, паркування, а також збори за проїзд ґрунтовими дорогами та водними переправами. Окрім цього, до означеного комплексу включають витрати:

- за користування постільними речами в поїздах;

- на перев’язування багажу;

- на оплату аеропортних зборів;

- на проїзд країною відрядження, причому вид транспорту визначає працівник, якщо керівник підприємства не обмежив його у виборі. Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника;

- на проїзд по місцю відрядження міським транспортом і рейсовими автобусами, метро, тролейбусами, трамваями (крім таксі), але тільки якщо у відрядженого немає безкоштовних засобів пересування.

Витрати на проїзд відшкодовуються тільки за наявності документів в оригіналі, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), квитанцій на постільні речі і т. д.

Витрати на проїзд у вагонах (каютах, салонах) особливого класу компенсуються з дозволу керівника підприємства.

Витрати на проживання — це витрати на:

- оплату рахунків за місце в готелі (мотелі) або з наймання інших житлових приміщень;

- харчування, включене в рахунок за проживання;

- побутові послуги, також внесені в такий рахунок;

- зазначене в цьому самому документі користування холодильником, телевізором, кондиціонером.

Інші витрати — це витрати на:

- оплату телефонних рахунків та інших операцій зв’язку, якщо вони пов’язані з вирішенням виробничих питань і підтверджені документально;

- оформлення закордонних паспортів і дозволів на в’їзд (увезення);

- компенсаційні при обміні валюти, в якій видано аванс, на національну валюту країни відрядження;

- на обов’язкове страхування;

- інші документально оформлені витрати, без яких не можна виконати завдання з відрядження.

Якщо в документах про витрати з відрядження виділено податок на додану вартість і відрядження пов’язане з виробничою діяльністю, то сума ПДВ відноситься до податкового кредиту (дебет рахунка 641/ПДВ) без підтвердження податковими наклад­ними — тільки за транспортними квитками та рахунками готелів.

Якщо рахунок на проживання виписано не готелем, тоді для віднесення суми ПДВ до податкового кредиту підприємству необхідно мати податкову накладну за умови, що сума сплати за проживання становить більше ніж 200 грн.

За відсутності накладної податковий кредит відсутній і суму ПДВ відносять у дебет субрахунка 949 «Інші витрати операційної діяльності».

Якщо підприємство здійснює оплату проїзних квитків і проживання в готелі в безготівковій формі (при цьому документи, що підтверджують їхню вартість, повинні бути в оригіналі). Працівник, направлений у відрядження, складає авансовий звіт тільки про одержання ним добових.

Звіт затверджено наказом Головної податкової адміністрації України від 23.12.2010 р. № 996 « Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядку його складання». Звід надається підзвітною особою до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку затвержує відрядження.
Звіт складається підзвітною особою, яка отримала аванс. Така особа заповнює всі графи Звіту крім: «Звіт перевірено», «Залишок віднесені (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження, які заповнюються особою, яка надала такі кошти; «Звіт затверджено», які підписуються керівником (податковим агентом).

Відповідно пп. 170.9.2 ПКУ:

Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом державної податкової служби, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує таке відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

У пп. 170.9.3 ПКУ зазначено, що дія пунктів «а» і «б» поширюється також на витрати, пов'язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів.

Якщо підчас службового відрядження платник податку отримав готівку із застосуванням платіжних карток, він подає звіт і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження. Відрядженій особі - платнику податку, яка застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і не перевищила строк подання звіту 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Строк подання авансового звіту продовжено до 5 банківських днів, а строки повернення зайвих коштів залишилися попередніми.

П. 170.9 ПКУ прописує лише строки подання звіту, а строки повернення невикористаних коштів залишились такими, як вказано у п. 2.11 Постанови НБУ № 637: для господарських потреб - наступного робочого дня; після повернення з відрядження - протягом трьох робочих днів; на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту) - на строк не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт.

Таким чином, є дві окремі події: перша - видача та повернення коштів, друга - подання звіту. Правильно визначити підзвітну суму для повернення без затвердженого звіту неможливо. Через те не радимо розподіляти ці дві події на окремі операції, слід надалі продовжувати оформляти звіти з підзвітними особами у звичні строки:

1) на господарські потреби - наступного дня за днем видачі коштів під звіт;

2) на відрядження - протягом трьох робочих днів з дня повернення з відрядження;

3) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини (крім металобрухту) - не більше 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт.

Якщо платник податку своєчасно не повертає суму (невитрачених) залишкових коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, то така сума підлягає обкладенню ПДФО за ставками 15-17% (залежно від суми) за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць.

Із форми звіту і Кодексу усунено також штраф у розмірі 15% своєчасно не повернутих сум, що утримувався у попередні роки з доходу підзвітної особи, яка не повернула кошти на кінець звітного місяця.

Таким чином, якщо на сьогодні підзвітні суми не повернуто своєчасно, податковий агент зобов'язаний обчислити й утримати лише ПДФО за відповідними ставками без застосування коефіцієнтів та штрафів.

Згідно з П(С)БО 21 дебіторська заборгованість за виданим на витрати з відрядження авансом визнається немонетарною та визначається за валютним курсом на дату одержання авансу із включенням до адміністративних, загальновиробничих витрат, витрат на збут. Якщо фактичні витрати працівника в іноземній валюті в затвердженому авансовому звіті більші від авансу, то таке перевищення підлягає перерахунку та включенню до витрат за валютним курсом на дату затвердження авансового звіту, а кредиторська заборгованість, що утворилася, уважатиметься монетарною та підлягатиме перерахунку на кожну дату балансу до погашення боргу перед працівником.

Монетарні статті — статті балансу це кошти, активи й зобов’язання, що будуть отримані чи оплачені у фіксованій (або визначеній) сумі грошей чи їхніх еквівалентів. Немонетарні статті виникають, якщо дебіторська або кредиторська заборгованість є наслідком перерахування чи одержання авансу.

У процесі діяльності підприємства мають місце господарські операції, які пов’язані з видачею грошей підзвітним особам. Службовці отримують грошові кошти на різні цілі — закупівлю запасів, матеріалів, товарів, поїздок у відрядження тощо.

Видача під звіт грошових коштів підзвітним особам і строки та порядок їх звіту перед підприємством регламентуються Порядком ведення касових операцій у національній валюті України.

Видача готівки проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами.

Для обліку підзвітних сум у бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами». За дебетом субрахунка обліковуються суми, видані під звіт, за кредитом — підтверджені звітами та документами, а також повернені невикористані суми.

Це відображається такими записами:

видача грошових коштів з каси підзвітній особі:

Дебет 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

Кредит 30 «Каса».

Підзвітна особа складає звіт про витрачені кошти. На підставі затвердженого звіту здійснюються записи в бухгалтерських регістрах:

1) придбання товарно-матеріальних цінностей за рахунок підзвітних сум:

Дебет 20 «Виробничі запаси»;

Дебет 21 «Тварини на вирощуванні та відгодівлі»;

Дебет 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети»;

Дебет 28 «Товари»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

2) оплата витрат, пов’язаних з виробництвом, збутом, управлінням, та витрати на відрядження:

Дебет 91 «Загальновиробничі витрати»;

Дебет 92 «Адміністративні витрати»;

Дебет 93 «Витрати на збут»;

Дебет 94 «Інші витрати операційної діяльності»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

3) повернення невитрачених підзвітних сум:

Дебет 30 «Каса»;

Дебет 31 «Рахунки в банках»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами»;

4) утримання неповернених підзвітних сум із заробітної плати службовцям:

Дебет 66 «Розрахунки з оплати праці»;

Кредит 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Аналітичний облік на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться щодо кожної підзвітної особи та кожного отриманого авансу окремо. Сальдо субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» може бути як дебетовим, так і кредитовим. У Балансі сальдо із субрахунка відображається розгорнуто: дебетове сальдо — у складі оборотних активів у рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість», кредитове сальдо — у складі поточних зобов’язань у рядку 610 «Інші поточні зобов’язання».