Инвентаризация материальных ценностей

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия материальных ценностей, инвентаризационная комиссия обязана:

- опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;

- проверить исправность всех весоизмерительных приборов;

- получить последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных ценностей и денег.

При внезапных инвентаризациях все материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях - заблаговременно.

На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам и т.п. На материальные ценности должны быть повешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их количества массы (веса) и меры.

Инвентаризация материальных запасов проводится по их местонахождению и ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся.

Проверка остатков в натуре проводится членами инвентаризационной комиссии при обязательном участии материально-ответственных лиц.

Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера и т.п., исходя из установленных единиц измерения. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре части этих ценностей. Определение массы (веса или объема) навалочных материалов допускается проводить на основании обмеров и технических расчетов, о чем в описях делается соответствующая отметка.

Наименования инвентаризируемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Описи составляются в одном экземпляре, отдельно по местам нахождения материальных ценностей и лицам, ответственным за их сохранность.

Описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии, а материально-ответственные лица заполняют расписку следующего содержания:

"Все ценности, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с N _____ по N _______, комиссией проверены в натуре в моем (нашем) присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею (ем). Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем (нашем) ответственном хранении" (подпись, дата).

Никаких подчисток и помарок не допускается. На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и дается общий итог количества ценностей в натуральных показателях, записанных на каждой странице независимо от того, в каких единицах измерения (в шт., кг и т. д.) эти ценности показаны. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки. На последних листах описей в незаполненных строках ставятся прочерки.

По окончании инвентаризации оформленные описи (акты) сдаются в бухгалтерскую службу бюджетной организации для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации. При этом количественные и ценностные показатели по данным бухгалтерского учета проставляются против соответствующих данных описи и путем сопоставления выявляются расхождения между данными инвентаризации и данными учета.

До начала работы по составлению сличительных ведомостей и определению результатов инвентаризации бухгалтерская служба бюджетной организации производит тщательную проверку правильности всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. Обнаруженные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправлены и оговорены за подписями всех членов комиссии и материально-ответственных лиц.

На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Данные бухгалтерского учета, проставляемые в описях, подтверждаются подписью работника бухгалтерской службы. Материалы инвентаризации рассматриваются и утверждаются лицами, которыми были назначены комиссии для проведения инвентаризации.

Инвентаризация, кроме продуктов питания, должна проводиться по состоянию на 1-е число месяца. Если инвентаризация ценностей по какому-либо месту их хранения не может быть закончена в один день, она может быть начата раньше и закончена после 1-го числа. В этом случае данные инвентаризации должны быть скорректированы по состоянию на 1-е число месяца.

Если инвентаризация материальных ценностей, находящихся на складах или в других закрытых помещениях, не закончена в тот же день, помещения должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (в шкафу, сейфе).

Все материальные ценности, а также арендованные активы, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для ценностей, учитываемых на балансе.

Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секций и т.п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее дорогостоящие ценности, значащиеся в описи.

При выявлении значительных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки назначается новый состав инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей. Руководитель бюджетной организации должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерской службой в специальной книге.

Работа инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, в котором отражаются результаты инвентаризации, а также результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей.

При наличии неиспользуемых и неполноценных материальных ценностей в протоколе указывается время их завоза, наименование поставщика, состояние ценностей на момент инвентаризации и причины понижения качества. На такие материальные ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно.

На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причем указываются причины их порчи и виновные в этом лица.

Инвентаризация материальных запасов производится по местам хранения и отдельно по материально-ответственным лицам. Инвентаризация должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного вида материальных запасов к другому.

При хранении материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей входа помещение опломбировывается, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материальные запасы дополнительно составляются акты, в которых указываются причины, характер и степень порчи материальных запасов, а также виновные лица, допустившие порчу.

Для отражения данных фактического наличия материальных запасов (оборудование, строительные материалы и материалы для научных исследований, материалы и продукты питания, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы) применяется акт (опись) инвентаризации материальных запасов по каждому отдельному наименованию с указанием номенклатурного номера, вида, группы, сорта и количества в единицах измерения.

Инвентаризационная опись составляется в одном экземпляре комиссией отдельно по каждому местонахождению и материально-ответственному лицу или группе лиц, на хранении которых находятся ценности.

Председатель инвентаризационной комиссии или, по его поручению, члены комиссии в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, взвешивания или перемеривания. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках запасов со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Материальные запасы, принадлежащие другим бюджетным организациям, и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются одновременно с собственными материальными запасами. На эти запасы составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие этих запасов на ответственное хранение

На материалы и товары, находящиеся в пути, составляется отдельный акт, в котором по каждой отправке приводятся следующие данные: наименование и количество (согласно документам бухгалтерского учета), дата отгрузки, а также перечень и номера отгрузочных документов

При установлении факта неоприходования поступивших материальных запасов должна быть проведена служебная проверка и затребованы объяснения ответственных лиц, а в случае допущенных злоупотреблений - материалы должны быть переданы следственным органам.

Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оприходываются после инвентаризации. Эти материальные запасы заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается, когда, от кого они поступили, дата и время приходного документа, наименование, количество, цена и сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "Оприходовать после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти материальные запасы.

На больших складах при продолжительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера бюджетной организации в процессе инвентаризации материальные запасы могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти запасы заносятся в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации". Оформление описи должно осуществляться по аналогии с документами на поступившие материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.