Вопрос 2. Информационное обеспечение управления в органах внутренних дел и основные принципы его организации

Сбор и накопление информации в ОВД является первоочередным элементом органи­заторской работы, направленной на создание условий, необходимых для вы­полнения возложенных действующим законодательством и нормативными ак­тами МВД России оперативно-служебных задач. Таким образом, задача инфор­мационного обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел является одной из первоочередных, и от ее успешного решения во многом зави­сит решение возложенных на органов внутренних дел задач по обеспечению ох­раны общественного порядка и борьбы с преступностью.

Что же собой представляет само содержание понятия информационного обеспечения управления органами внутренних дел и какие задачи оно решает?

Под информационным обеспечением органов внутренних дел понимается деятельность субъектов управления, направленная на обеспечение процесса управления совокупностью сведений, необхо­димых им для осуществления возложенных на них задач и функций, и удовле­творяющая определенным требованиям. Непосредственно же задачу, связанную с организацией информационного обеспечения, выполняют информационные системы, представляющие собой совокупность методов и средств удовлетворе­ния заданных информационных потребностей органа и его служб, которые со­стоят из информационных связей, обеспечивающей циркуляцию управляющей и осведомительной информации; сбора, обработки, хранения и выдачи данной информации компонентам системы управления в видах и объемах, соответст­вующих характеру решаемых ими задач.

В отличие от информационной системы, где, главным образом, ее компо­нентом является деятельность субъекта, направленная на удовлетворение за­данных информационных потребностей, система информации представляет со­бой лишь совокупность видов информации, используемых в процессе управле­ния.

Таким образом, исходя из данных определений, задачи информационного обеспечения и информационной системы органов внутренних дел можно сфор­мулировать следующим образом:

- определение необходимых для управления видов и объектов информации, форм ее представления и сроков поступления в систему, а также ответственных за это компонентов системы;

- обеспечение информационного взаимодействия служб и подразделений органа внутренних дел с объектами внутриорганизационного управления и внешней среды;

- организация регистрации заданных параметров (показателей) функционирова­ния системы и состояния объектов внешней среды;

- обработка первичной информации, поступившей в систему, систематизация ее и обобщение в виды и формы, необходимые для осуществления процесса управления;

- распределение поступившей и обработанной информации между звеньями системы управления (службами, подразделениями, исполнителями) согласно выполняемым ими функциям или конкретно решаемым задачам;

- обеспечение хранения поступившей информации, ее своевременный и реле­вантный поиск и выдача, согласно запросам, компонентов системы и внешней среды;

- организация своевременной передачи информации объектам внутриорганизационного управления и внешней среды;

- внедрение технических средств сбора, обработки, хранения и выдачи инфор­мации в целях ускорения этих процессов и улучшения их качества.

Параметры, определяющие характер информационных потребностей субъектов управления системы органа внутренних дел. Органам внутренних дел и входящим в них службам и подразделениям, как и всякой социально управ­ляемой системе, свойственна объективная конкретность информационных по­требностей, вытекающая, во-первых, из принадлежности их к определенному звену системы государственных органов, во-вторых, от уровня, занимаемого ор­ганом в иерархической системе управления МВД России, и в-третьих, от кон­кретно выполняемых задач и функций.

Рассмотрим подробнее взаимосвязь информационных потребностей с ос­новными, определяющими их факторами: уровнем управления, задачами и функциями органа, применяемыми методами управления и стадиями самого процесса управления. Здесь важно предварительно сделать несколько замеча­ний общего характера. Во-первых, при определении информационных потреб­ностей необходимо учитывать, что информационные потребности органа и его служб не являются чем-то постоянным и устоявшимся и определяются зачастую изменяющимися условиями функционирования органа и изменением актуаль­ности тех или иных задач, поставленных перед органом внутренних дел. Во-вторых, в значительной степени на характер информационных потребностей влияет и такой фактор, как специализация и квалификация сотрудников органа.

Как отмечалось нами ранее, чем шире творческий диапазон исполнителей, тем выше их информационные потребности, то есть с развитием специализации и повышением квалификации сотрудников возрастают и их потребности в более глубокой и разносторонней информации по различным аспектам деятельности органов внутренних дел.

Взаимозависимость видов информации и уровней управления, согласно науке управления, определяется различием «соотношения эмпирического и тео­ретического в используемой в управлении информации». Данный принцип, применительно к системе органов внутренних дел означает, что чем выше уро­вень управления, чем большей степени общности (и обобщенности) исполь­зуемая им информация, тем значительнее удельный вес комплексной и научной информации в информационных потребностях занимает, тем разносторонне и сам характер потребляемой информации, ее тематическая широта. Таким обра­зом, можно сделать вывод, что хотя объемы потребляемой информации по уровням управления примерно одинаковы (они определяются физическими и интеллектуальными возможностями человека), тематическая широта и степень общности информации, используемой в управленческой деятельности, различ­ны.

Однако определяющим фактором информационных потребностей любой системы является конкретное содержание регламентированных ее задач, функ­ций или разовых целевых установок, поставленных перед ней вышестоящей системой либо выработанных самим органом. Такой подход позволяет из ог­ромного массива разносторонней информации выделять, собирать и анализиро­вать лишь те сведения, которые необходимы для решения задач управления. Четкое соответствие поступившей в орган внутренних дел информации постав­ленным перед ним задач, регулируемым параметрам, вытекающим из соответ­ствующих критериев оценки, а также регламентируемый характер внутрисис­темных взаимосвязей и взаимосвязей с объектами внешней среды позволяет устранить как избыточность, так и недостаточность информации, то есть орга­низовать наиболее рациональное течение всех информационных процессов в системе в целом и обеспечение ее всеми оптимально необходимыми для управ­ления сведениями.

Развитием данного основополагающего принципа информационного обеспечения является соответствие поступающих в орган видов и объемов ис­ходной информации характеру ее выходных документов и решений, принимае­мых согласно их компетенции (соответствие уровня сбора и обработки инфор­мации уровню принятия решение по данному вопросу). Соблюдение данного принципа во многом исключает такие нарушения в функционировании системы органов внутренних дел, как подмена компетенции нижестоящего подразделе­ния органа внутренних дел вышестоящим (и наоборот) и связанное с этим за­прашивание вышестоящим органом информации по тем вопросам, компетенция рассмотрения которых возложена на нижестоящий орган.

Однако жестко регламентированная структура органов внутренних дел и нормативно закрепленные в примерных положениях задачи и функции их служб и подразделений являются определяющим фактором для поступления в них тех или иных видов информации и организации в них соответствующих информационных массивов. Следует отметить, что сложность удовлетворения информационных потребностей структурных подразделений различных служб МВД, ГУМВД, УМВД и ГРОВД состоит в том, что многие виды поступающей в ор­ган информации полифункциональные, потребность в них испытывается одновременно многими подразделениями и службами органов.

Кроме этого, на характер информационных потребностей накладывает отпечаток и тот факт, что ГРОВД, являясь объектами управления вышестоящих системных образований (МВД России, МВД республик РФ, ГУМВД (УМВД) иных органов госу­дарственной власти, вынуждены зачастую заниматься сбором для них тех видов информации, которые не предусмотрены нормативными актами, и учет показателей по которым службами и подразделе­ниями органов внутренних дел не осуществляется.

Определенное влияние на характер информационных потребностей ока­зывает также существующая в системе степень централизации и децентрализа­ции управления. При большей самостоятельности низовых подразделений сис­темы горрайорганов и расширении круга вопросов, решаемых ими без согласо­вания с субъектами отраслевого управления, значительно сокращается объем как командной, так и осведомительной информации, циркулирующей в системе. Внимание субъектов в данном случае сосредотачивается на решении лишь ос­новных, проблемных ситуаций.

Несколько слов следует сказать также и об изменении информационных потребностей в зависимости от стадий управленческого цикла. Наиболее емкой, с точки зрения информационных потребностей, является стадия выработки и принятия управленческого решения, на которой необходима сгруппированная и проанализированная информация, отражающая целевые установки, стоящие пе­ред системой, конкретные задачи и критерии оценки, сложившуюся ситуацию, тенденции развития самой системы и окружающей среды (прогностическая ин­формация), а также информация, отражающая ход научных разработок по дан­ной проблематике или опыт решения аналогичных задач, накопленный как са­мим органом, так и другими органами внутренних дел (методическая информа­ция и информация о передовом опыте). На этой стадии управленческого цикла, как показывают исследования, перерабатывается от 50% до 90% всей входящей в орган информации.

Большое значение для качественного и своевременного информационного обеспечения системы управления органами внутренних дел имеет вопрос о снижении уровня существующих в системе «информационных шумов» и пре­одоление «информационных барьеров», затрудняющих течение информацион­ных процессов. Устранение «семантических шумов» (сообщение принято, но не понято) и «прагматических шумов» (сообщение принято, понято, но не оценено как ценное для органа) достигается путем повышения общего и специального уровня подготовки работников органов внутренних дел, введением единой сис­темы и значения показателей функционирования служб и подразделений орга­нов, применением единой терминологии управленческих документов, а также совершенствованием и углублением изложения задач и функций органов внут­ренних дел и функциональных обязанностей сотрудников.

Под «информационными барьерами»в науке управления понимаются всевозможные причины, препятствующие нормальному течению информацион­ных процессов. В связи с этим в системе органов внутренних дел различают:

- географические барьеры, связанные с разобщенностью источника и приемника информации и локализуемые с помощью улучшения работы каналов связи;

- квалификационные барьеры, связанные с различием уровня общей и про­фессиональной подготовки источника и приемника информации, ликвидируемые путем повышения уровня подготовки личного состава, а также введением в радикально новые сообщения некоторого количества избыточной информации, способствующей лучшей усвояемости основного содержания сообщений;

- ведомственные барьеры, относятся к ведомственной разобщенности систем органов внутренних дел и объектов внешней среды, либо различных объектов внутри самой системы. Устраняются эти барьеры путем улучшения взаимодей­ствия компонентов системы между собой и с объектами внешней среды;

- экономические барьеры, связанные с недостаточной обеспеченностью служб и подразделений органов внутренних дел современными средствами связи, об­ работки информации и прочей оргтехники;

- физические барьеры, связанные с определенными физическими возможно­стями человека в восприятии и переработке информации.

Таким образом, при данных ситуациях задача руководства органов внут­ренних дел состоит в том, чтобы в каждом конкретном случае максимально учесть и минимизировать всеми возможными методами и средствами действия вышеуказанных барьеров, затрудняющих течение как вертикальных, так и гори­зонтальных информационных потоков и снижающих, в итоге, общую эффек­тивность функционирования системы их информационного обеспечения.

Основные принципы организации информационного обеспечения органов внутренних дел. В настоящее время наукой управления разработан ряд наибо­лее общих принципов организации информационного обеспечения, использова­ние которых возможно не только в экономических системах управления, но и в сфере социального управления и, в частности, в сфере управления органами внутренних дел. Все эти принципы, в основном, вытекают и определяются тре­бованиями, предъявляемыми к организации системы управления.

Так, требование оптимальности, непрерывности и оперативности управ­ления выдвигает аналогичные требования и к организации систем их информа­ционного обеспечения. Задача состоит в том, чтобы система информации вы­полняла функцию максимально высокой информационной обеспеченности сис­темы управления при выполнении ею возложенных на нее задач и решений проблем управления.

Соответствующая задачам управления информационная обеспеченность системы сведениями о состоянии объектов управления и внешней среды дости­гается рядом организационных мер, которые базируются на таких принципах как: интенсификация информационных процессов; единство (общность) ин­формационного обеспечения; функциональный; оптимальности и интеграции информационного обеспечения и др.

Рассмотрим эти принципы более подробно:

Интенсификация информационных процессов, входя составной частью в процесс интенсификации системы управления в целом, является наиболее об­щим принципом организации информационного обеспечения. Использование его предполагает максимально возможное устранение или нейтрализацию су­ществующих в системе органов внутренних дел информационных барьеров, а также устранение других всевозможных помех и шумов.

Принцип единства информационного обеспечения предпола­гает методическое единство организации и информационную совместимость массивов информации органов внутренних дел на всех уровнях управления, а также возможность их взаимосвязи с информационными массивами других пра­воохранительных органов, а также государственных и общественных организа­ций путем применения унифицированных форм обмена информацией. Исполь­зование этого принципа позволяет органам внутренних дел более полно и все­сторонне использовать в организации борьбы с правонарушениями весь ком­плекс оперативной, учетной и отчетной информации, имеющейся как в системе органов внутренних дел, так и концентрирующейся в других правоох­ранительных органах, а также органах здравоохранения, образования и пр. Осо­бое значение этот принцип приобретает в связи с созданием общегосударствен­ных системы сбора и обработки данных и таких их отдельных подсистем, вкладчиками и заемщиками, информации которых будут государственные орга­ны, учреждения и организации.

Функциональный принцип организации информационного обеспеченияпредполагает строгое соответствие поступающей к субъекту информации вы­полняемым им задачам и функциям и соответствующим этому управляющим параметрам. Определяющим, в данном случае, является компетентность субъ­екта, то есть каждый документ должен доставляться тому, кто наделен правом принимать по нему решение, либо тому, кто, согласно возложенным на него за­дачам и функциям, должен знать о содержащейся в нем информации или приня­том решении.

Принцип оптимальности информационного обеспечения, является одним из наиболее существенных принципов. Он вытекает из принципа оптимально­сти управления в целом. Многими исследователями отмечается, что в настоя­щее время управляющие органы наряду с испытываемым ими информационным голодом (отсутствием необходимой для управления информации) страдают от обилия ненужной информации, создающей в своей массе так называемый ин­формационный взрыв, который точнее можно назвать взрывом избыточной ин­формации.

Оптимальность информационного обеспечения управления органами внутренних дел достигается решением двух основных задач: определением оп­тимально необходимой системе управления информации и определением опти­мальных режимов функционирования информационных систем.

Пути совершенствования информационного обеспечения управления ор­ганами внутренних дел. Как показывают материалы общетеоретических и при­кладных исследований, основным условием оптимальности информационного обеспечения является организация его в строгом соответствии с характером вы­полнения органами внутренних дел функций-задач с нормативно закрепленной их компетенцией и применяемыми при этом конкретными методами управле­ния. Несоблюдение этих принципов ведет к сбору ненужной информации и от­сутствию действительно полезной информации, а также к хаотичному ее дви­жению.

Поэтому первым и основным условием оптимизации информационного обеспечения управленческой деятельности органов внутренних дел является построение информационного фонда органа и порядка движения информации в строгом соответствии с характером и объемом задач, возложенных на каждое конкретное подразделение или службу, в соответствии с их местом в иерархи­ческой структуре управления, структурой органа и соответствующими крите­риями оценок их деятельности.

Для выполнения этой задачи, то есть для упорядочения информационных правоотношений, требуется упорядочение управленческих правоотношений, которое должно найти свое отражение в более углубленной разработке и дета­лизации типовых и примерных положений об органах внутренних дел и их ве­дущих служб. Эти нормативные документы должны содержать четкое разгра­ничение задач и функций служб по различным уровням управления, порядок их взаимодействия, а также их взаимодействие с объектами внешней среды. Кроме этого, в указанных нормативных актах должны содержаться четкие, обоснован­ные и однозначные критерии оценки деятельности по каждой службе органа всех уровней управления.

Существенным резервом уменьшения потоков информации является так­же разработка в данных положениях системы построения отчетной информации с использованием принципа увеличения коэффициента сжатия информации. Выражается это соотношением количества показателей о деятельности служб, концентрируемого на уровне территориального отдела полиции и поступающего, например, в МВД, ГУМВД, УМВД. В настоящее время это соотношение близко к единице, что ведет к перегрузке субъектов управления излишне детализированными и неукрупненными сведениями.

Целесообразно в положениях оговаривать также четко и состав информа­ционных фондов по каждой службе органа и по каждому уровню управления.

Наиболее детально вопросы информационного обеспечения должны быть определены в непосредственных функциональных обязанностях сотрудников по каждой из выполняемых ими задач.

В связи с возрастанием циркулирующих в системе органов внутренних дел объ­емов и видов разнообразной управленческой информации, а также в связи с большим количеством решаемых органами внутренних дел комплексных задач по борьбе с правонарушениями, целесообразным является также решение во­проса о так называемом распарралировании функций, то есть создании в служ­бах МВД, ГУМВД, УМВД и горрайорганах в целом специальных информационно-аналитических групп, на которые были бы возложены функции по сбору, обоб­щению и анализу входящей информации, ведению информационного фонда службы или органа (ИАЦ собирает далеко не всю информацию, циркулирующую в органах внутренних дел). Это позволит в значительной степени освободить инспекторский состав оперуполномоченных от излишней документации, обес­печить более квалифицированную обработку, хранение и выдачу информации, однократность сбора первичной информации, а также функциональность и многократность ее использования¹.

Кроме этого, централизация и интеграция информационных систем в масштабах всего органа и создание единого комплекса криминологической, оперативно-разыскной, справочной и вспомогательной информации позволит значительно повысить эффективность предупредительной, оперативно-разыскной, административно-юрисдикционной и уголовно-процессуальной деятельности органов внутренних дел.

Использование же для обработки такой информации средств вычислительной техники даст возможность не только сокращать время для поиска необ­ходимых сведений, но и производить расчеты всевозможных соотношений и относительных показателей (уровня преступности, нагрузке, географии право­нарушений и пр.), а также улучшить контроль за исполнением управленческих решений.

Другим важным направлением совершенствования информационного обеспечения является максимально возможная стандартизация и унификация используемых документов. Это, в первую очередь, касается отчетных и запросно-ответных документов. Проведение этих работ позволяет в определенной степени сократить разнообразие документов, ускорит процесс их подготовки, повысит степень восприятия, а также позволит применять для их передачи ме­тод «кодирования формулы», то есть передачи лишь условного значения пока­зателей, расположенных в определенной последовательности.