Основные сведения о СУБД ACCESS.

Access – это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.

Access – это реляционная СУБД, представляющая собой совокупность связанных между собой реляционных таблиц.

Access входит в состав профессионального пакета программ Microsoft Office.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением MDB. Кроме того, при работе создается дополнительный небольшой файл с расширением LDB, который содержит информацию о блокировке, необходимую для работы в сети. При этом упрощается технология ведения базы данных, обеспечивается компактность размещения всех объектов БД на диске и эффективность их обработки.

Access располагает разнообразными диалоговыми средствами, которые позволяют решать разнообразные задачи, не прибегая к программированию на язы­ке запросов SQL или Visual Basic.

Для работы, как и в других приложениях Microsoft Office, используются команды меню и кнопки инструментальных панелей.

Для автоматизации процесса создания отдельных объектов используются специализированные диалоговые средства, называемые Конструктором. Конструктор имеет соответствующие панели элементов, которые могут использоваться при создании макетов форм и отчетов.

Имеется возможность автоматического конструирования запросов, форм и отчетов и их элементов.

Для помощи начинающим пользователям имеются специальные программные средства - мастера (Wizard):

- Мастера баз данных, которые предлагают шаблоны многих типовых баз данных (более 20) в различных предметных областях деловой и личной жизни, включая все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты. Мастер баз данных максимально упрощает разработку базы данных, автоматически создавая ее (разумеется, не наполняет ее самими данными). Созданную таким образом БД можно в дальнейшем изменить и расширить.

- Мастер по созданию форм и отчетов;

- Мастер по анализу таблиц, позволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или более таблиц меньшего размера, в которых данные размещаются без повторений (СЕРИС/Анализ/Таблица);

- Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения;

- Мастера по импорту/экспорту позволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте БД в текстовые файлы;

- Мастер защиты создает новую БД, копируя в нее все объекты из исходной БД, снимает все права, предоставленные для работы с ней пользователям, и шифрует ее. После завершения работы мастера администратор может присвоить пользователям новые права доступа к новой БД.

- Мастер по разделению базы данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй - запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут настраивать формы, отчеты и другие объекты по своему усмотрению.

В Access имеются и другие мастера.

Access может использовать данные других СУБД. Непосредственно могут обрабатываться файлы Paradox, dBase, FoxPro, Btrieve, а также файлы СУБД, поддерживающих стандарт доступа к данным JDBC (Open Database Connectivity) - Oracle, Microsoft SQL Serve, Sybase SQL Server.

База данных обычно содержит данные, необходимые многим пользователям. Получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно при установке Access в локальной сети и создании многопользовательской базы данных.

Access следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных при одновременной работе пользователей с общими данными, например от одновременной корректировки данных.

Разграничение доступа осуществляется в соответствии с правами, предоставленными отдельным пользователям в сетевой операционной системе.

Широкое распространение получили сети, поддерживающие концепцию файлового сервера. База данных Access в такой сети может размещаться на компьютере, выделенном в качестве файлового сервера. При этом СУБД Access может быть установлена или на файловом сервере или на каждой рабочей станции. Обработка данных базы в обоих случаях осуществляется на рабочих станциях пользователей.

Для пользователей, которые не всегда имеют возможность подключится к сети, Access позволяет создавать репликации. Репликацией называют создание специальных копий (реплик) общей базы данных, с которыми пользователи могут работать на разных компьютерах, например, дома или в командировке. Отличие реплики от обычной копии файлов БД заключается в том, что для реплики возможна синхронизация изменений. Создание реплики производится командой СЕРВИС/Репликация/Создать реплику. Реплицироваться могут не все объекты БД, а только их часть.

При проведении сеанса синхронизации изменения, сделанные одним пользователем вносятся в общую БД и в реплики других пользователей. При этом возможно возникновение конфликтных ситуаций, когда пользователи двух разных реплик по-разному изменили одну и ту же запись. В таких случаях создается специальная конфликтная таблица, которую можно просмотреть и принять решение.

СУБД Access может функционировать в локальной сети, поддерживающей концепцию "клиент-сервер". В такой сети используется сервер баз данных SQL, который располагается на мощном компьютере, и позволяет выполнять размещенных на нем данных, обеспечивает их целостность и сохранность. Для управления БД на сервере используется язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).