ПРИКАЗ/РАСПОРЯЖЕНИЕ

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем субъекта хозяйствования для решения основных оперативных задач, стоящих перед организацией. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права и реализующим определенные сферы общественных отношений, а также актом применения норм права (например, приказ о назначении или увольнении). Посредством приказов руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Он обязателен для всех работников организации. Состав реквизитов приказа: - наименование ведомства; - наименование учреждения; - название вида документа; - дата, номер; - место составления; - заголовок (краткая формулировка) - текст; - подпись.

Текст приказа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: 1. Констатирующей - вступление (указывается причина издания документа); - доказательство (излагаются основные факты); - заключение (отмечается цель издания документов). 2. Распорядительная (порядок можно менять) - действие, которое необходимо предпринять; - ответственный; - срок исполнения.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Если приказ составляется на основании какого-либо документа, то необходимо указывать его полное наименование (заголовок), номер и дату. Констатирующая часть не обязательна, но желательна для написания.

Распорядительная (постанавливающая) часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами или строчными в разнарядку, на отдельной строке с нулевого положения табулятора, для того, чтобы отделить две части друг от друга. Затем с нулевого абзаца следует текст распорядительной части. Затем указывается ответственный за выполнение приказа и текст «с приказом ознакомлен».

Требования, предъявляемые к формулировкам распорядительной части: - формулировки должны быть четкими, ясными и конкретными, не допускающими различных толкований; - формулировки не должны противоречить ранее изданным приказам; - формулировка не должна быть расплывчатой, т.к. проверка выполнения будет затруднительной (следует избегать выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «активизировать и т.п.); - если предполагаются различные по характеру действия (исполнители), то распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами; - исполнители указываются в дательном падеже (Иванову, руководителям подразделений); - предписываемые действия должны выражаться глаголом в неопределенной форме («подготовить», «разработать», «обеспечить» и т п.; - сроки исполнения должны быть реальными и измеримыми, соответствующими объему предполагаемых работ (может применяться общий срой исполнения по всем пунктам распорядительной части, может по каждому отдельно).

Пример приказа

АОЗТ «Родина»

ПРИКАЗ

08. 02. 2001 № 2

г. Воронеж

« Об итогах работы с документами в подразделениях АОЗТ за 2000 г. »

Согласно акта проверки № 36 от 29. 01. 2001 г. Областным Архивным отделом о состоянии дел по работе с документами, установлены значительные упущения и безответственное отношение к составлению и контролю за исполнением. Руководители подразделений (финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования) проявляют низкую требовательность к своим подчиненным, занимающимся подготовкой и составлением документов, как по личному составу, так и по основной деятельности.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. За низкую требовательность руководителям подразделений ( финансового отдела, отдела кадров, информационно-вычислительного центра, отдела анализа и прогнозирования), а в частности: Сидоровой В.Ф. , Парфенову А.Л., Ивченко П. Н., Ивановой Г.П. объявить выговор.

2. Секретарю-референту Сидоровой Н.П. разработать мероприятия по улучшению работы с документацией и усилить контроль за исполнителями документации в подразделения. Обеспечить тиражирование инструкций по делопроизводству и ее передачу в структурное подразделение до 08.03. 2002 года.

3. Контроль за исполнением данного приказа возлагаю на заместителя по административным вопросам Сидорова С.С.

Директор личная подпись Расшифровка

Гриф согласования (при необходимости) подписи

С приказом ознакомлены:

Зам. Директора личная подпись А.П. Егоров

08.01.2002 г.

Юристконсульт личная подпись И.М. Озеров

08.01.2000

Секретарь референт личная подпись А.И. Иванов

09.01.2000

В личное дело № 01-08

личная подпись «___»________ _______г.

ПРОТОКОЛ

Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью Протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дата заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: ВВОДНОЙ И ОСНОВНОЙ.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: “ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”, “ПРИСУТСТВОВАЛИ”) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

Слова “ПРЕДСЕДАТЕЛЬ”, “СЕКРЕТАРЬ”, “ПРИСУТСТВОВАЛИ” печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1 межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова “ПОВЕСТКА ДНЯ” печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме “СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)”. Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом “СЛУШАЛИ” ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то после тире также с прописной буквы пишут - “Доклад прилагается”.

Слово “ВЫСТУПИЛИ” печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже, от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. В практике применяются краткая и сокращенная формы Протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения.

В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма протокола приведена ниже.

В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.

Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова “Председатель”, “Секретарь” и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц.

Пример протокола

ООО «Климат-Сервис»

ПРОТОКОЛ

13.01.2001г. № 31

заседания Совета директоров

Председатель: А.Р. Серов

Секретарь: И.В. Розова

Присутствовали: А.В. Громов, И.С. Караев, М.И. Шувалов, М.А. Яров.

Повестка дня:

1. Об организации филиала предприятия в г. Дубне. Докладчик А.В. Громов.

2. …

1. СЛУШАЛИ:

Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления.

ВЫСТУПИЛИ:

Караев И.С. – изложение содержания выступления или вопроса.

Громов А.В. - изложение содержания выступления или вопроса.

ПОСТАНОВИЛИ:

Подготовить необходимую документацию для организации филиала предприятия до 30.01.2001г. (отв. М.И. Шувалов)

Доработать бизнес-план филиала предприятия с учетом дополнений А.В. Громова 30.01.2001г. (отв. И.С. Караев)

2. СЛУШАЛИ:

(пункт 2 оформляется так же, как и пункт 1)

Председатель подпись А.Р. Серов

Секретарь подпись И.В. Розова

О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению

На основании _______________________________________________________

Название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда № ______________

Итого ____________________ дел за ___________________ годы

Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _______________________________________

(протокол от __________ № __________)

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

Дата Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От __________ № _________

Пример распоряжения:

ЗАО «Волна»

344058, г. Ростов на Дону

ул. 2-я Краснодарская 147

Тел.: (8632) 248975

Факс: (8632) 228596