Тема 10. Информационное обеспечение управления

Современное общество живет в период информатизации. Под информатизацией общества понимается повсеместная реализация мер, обеспечивающих возможность своевременного получения и использования полной и достоверной информации во всех областях знаний и видах человеческой деятельности. Предполагается, что информатизация общества повысит обоснованность и эффективность принимаемых на всех уровнях управления решений, а, следовательно, и уровень развития науки и экономики и, в конечном счете, качество жизни людей.

Управление трактуется как воздействие на систему, ведущее к достижению поставленной цели. Управление — это информационный процесс, поскольку взаимосвязь двух основных подсистем любой системы управления (управляющей и управляемой) осуществляется при помощи информации. Поэтому в современных организациях весьма важным условием успешного управления стало информационное обеспечение.

Информационное обеспечение менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации, необходимой для принятия обоснованных решений.

К известным видам ресурсов любой организации — материальным, трудовым, энергетическим, финансовым — прибавился новый, ранее не учитываемый — информационный.

Небывалый рост объемов информационных потоков и развитие современной микропроцессорной техники, интегрированных сетей связи, новых информационных технологий привели к бурному подъему индустрии переработки информации и появлению новой науки — информатики.

Информатика как научно-практическое направление исследований занимается анализом информационных процессов. Она охватывает как теоретический аспект проблемы — методологию информационной деятельности в условиях массовой компьюте­ризации, так и прикладной — технологию эффективного применения компьютерной техники для решения конкретных задач. Предметом информатики как науки является информационная технология.

Информационная технология — это система методов и средств получения, передачи, обработки, хранения и распространения информации. Под информационной технологией на практике понимается технологическое применение компьютеров и других технических средств обработки и пере­дачи информации. Как и всякая технология, информационная технология включает в свой состав определенные комплексы материальных средств (носители информации, технические средства ее измерения, передачи, обработки и т. п.), способы их взаимодействия, а также определенные методы организации работы с информацией.

Информация очень разнообразна по содержанию и в зависимости от вида деятельности, в которой используется, может классифицироваться (правда, довольно условно) как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т. д. Каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а следовательно, и свои технологии обработки.

Современная компьютерная технология обработки информации требует ее определенной формализации. Информация, представленная в формализованном виде, получила название «данные». Информация может размещаться на различных физических носителях (бумажных, магнитных) и находиться в статическом или динамическом состоянии.

Статическое состояние информации связано с ее более или менее длительным организованным хранением и накоплением в базах данных. Под базой данных понимается вся необходимая для решения определенного класса задач информация, записанная на машинных носителях и организованная по определенным правилам, обеспечивающим удобство хранения, поиска и преобразования данных.

Динамическое состояние информации — это ее движение в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных организаций, особенно имеющих региональную структуру, передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. Поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на новейшей компьютерной технике, объединенной с помощью системы связи в единую внутрифирменную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система (ИС) представляет собой совокупность информационных по­токов, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений.

Она состоит из трех основных элементов:

технические средства обработки информации (компьютеры);

внутренние и внешние каналы передачи информации (каналы связи);

собственно информация, зафиксированная на соответствующих носителях.

Создание ИС базируется на следующих основных принципах:

унификация и многократность использования информа­ции, что позволяет существенно сократить дублирование и ограничить количество используемых показателей, уменьшить, объем информационных потоков и повысить степень использования информации;

совместимость (техническая, программная, организационная) отдельных элементов и подсистем ВИС, повышающая надежность ее функционирования и снижающая затраты на создание и модернизацию;

многовариантность расчетов в процессе подготовки и принятия управленческих решений, дающая возможность их оптимизации.

Проектирование, создание и использование в организации внутрифирменной информационной системы направлены на достижение следующих важнейших целей:

автоматизация административно-управленческого труда на основе использования информационной технологии;

повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений и снижение степени риска в результате повышения качества используемой информации;

создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации как в централизованном, так и в децентрализованном режимах;

непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

К основным функциям внутрифирменной информационной системы можно отнести следующие:

определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации определенного характера, содержания и объема;

разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию;

координация всех работ по информационному обслуживанию;

автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.

Основной компонент информационной системы — технические средства — развивается и обновляется высокими темпами. За сравнительно короткую историю их применения в практике менеджмента, можно выделить несколько этапов.

Этап I. Период 50-х — 60-х годов. Характеризуется созданием и использованием крупногабаритных ЭВМ, специализированных систем передачи данных, централизованной фор­мой хранения, обработки и доступа к информации.

Этап 2. Период 70-х годов. Характерно бурное развитие электроники, создание микропроцессоров и их использование в разнообразных производственных, транспортных и других системах, миниатюризация средств вычислительной техники и широкое применение мини- и микроЭВМ, а несколько позже — появление первых персональных компьютеров.

Этап 3. Период 80-х — 90-х годов. Наиболее характерной отличительной особенностью этого этапа развития информационных систем является создание массового производства дешевых общедоступных персональных компьютеров и их широчайшее применение во всех сферах человеческой деятельности, а также формирование национальных и глобальной (Интернет) компьютерных сетей. Именно этот этап стал началом перехода к постиндустриальному информационному обществу.

Специалисты прогнозируют резкий рост коммерческого значения сети Интернет и числа компаний, делающих в этой среде свой бизнес. По их мнению, количество компаний, использующих в своей деятельности интернет-технологии, выросло со 150 тыс. в 1995 г. до примерно 2 млн. в 2000 г., а рынок программного обеспечения и услуг в Интернете — с 7,5 млрд. долл. в 1996 г. до 32 млрд. в 2001 г. Ожидается, что к началу ХХ1 века удельный вес подключенных к Интернету компьютеров в мире вырастет вдвое, составив 39%.

В России большинство коммерческих организаций имеет представительства в Интернете. Эффективное использование интернет-технологий становится одним из важнейших факторов успешного развития компаний. Число пользователей услугами Интернет растет, однако рынок таких услуг (в основном рекламных) только зарождается.

Информационные технологии охватывают не только управленческие, но и непосредственно производственные процессы. Они становятся все более эффективными, обеспечивают возможность создания как автономных, так и интегрированных компьютерных систем.

Интегрированная компьютерная система предполагает создание в рамках организации унифицированного информационного потока, объединяющего в единый процесс научные исследования и разработки, производство, сбыт, финансы и другие области хозяйственной деятельности и функции менеджмента коммерческой фирмы.