Теоретические сведения. Программный продукт Microsoft PowerPoint предназначен для разработки презентаций

2.1. Сведения о программе

Программный продукт Microsoft PowerPoint предназначен для разработки презентаций. С ним вы сможете потратить меньше времени на форматирование презентации и больше на ее разработку. Презентацию можно создать несколькими способами. Например, воспользоваться мастером автосодержания, который на основе полученных ответов создает презентацию требуемого содержания и дизайна. Также можно открыть имеющуюся презентацию и изменить ее в соответствии с потребностями. Кроме того, можно создать презентацию на основе шаблона, определяющего дизайн (но не содержание) презентации. И, наконец, можно начать с импорта структуры презентации из другого приложения или с пустой презентации, не имеющей ни содержания, ни дизайна.

При запуске программы мастер предложит вам выбрать автомакет (внешний вид вашего слайда). Для выбора достаточно щелкнуть на рисунке нужного вам макета и нажать ОК.

Для сохранения вашей презентации:

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и перейдите на вкладку Сохранение.

2. Чтобы сохранять только изменения, вносимые в презентацию, установите флажок быстрое сохранение и продолжайте работать с презентацией и сохранять ее, как обычно.

3. Чтобы сохранить всю презентацию, снимите флажок быстрое сохранение, а по окончании работы с презентацией сохраните ее еще раз. Если данный флажок снят, выполняется полное сохранение.

Слайд можно сохранить в метафайле или в формате GIF, чтобы вставить в виде рисунка в другое приложение или на Web-страницу.

1. Перейдите к слайду, который требуется сохранить как рисунок.

2. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

3. В поле Тип файла выберите тип Метафайл Windows или Рисунок в формате GIF.

Примечание. При сохранении презентации в формате HTML графические объекты презентации автоматически преобразуются в файлы формата GIF.

2.2. Способы достижения единообразия в оформлении презентации

Возможности PowerPoint позволяют придать всем создаваемым презентациям единый вид. Существует четыре метода управления внешним видом слайдов: с помощью шаблонов, образцов, цветовых схем и макетов слайдов.

Шаблоны дизайна содержат цветовые схемы, образцы слайдов и заголовков с нестандартным форматированием, а также стилизованные шрифты, предназначенные для конкретных видов оформления. Если к презентации применяется оформление, образец слайдов, образец заголовков и цветовая схема этого дизайна заменяют образец слайдов, образец заголовков и цветовую схему исходной презентации. После применения дизайна каждый добавляемый в презентацию слайд будет соответствовать общему стилю.

В PowerPoint включено большое количество профессионально оформленных шаблонов. Вдобавок к этому можно создавать собственные шаблоны. Если для одной из презентаций создан особенный стиль, его можно сохранить как шаблон.

Образец слайдов определяет формат и размещение заголовков и текста, вводимых в слайды, а образец заголовков задает формат и размещение титульного слайда и всех остальных слайдов, рассматриваемых как титульные (например, начального слайда раздела). Кроме того, в образцах находятся элементы фона; например, рисунки, включаемые в слайды. Любое изменение, внесенное в образец слайдов, отражается на каждом слайде.

Цветовая схема представляет собой набор из восьми гармонично подобранных цветов, используемых в качестве основных цветов презентации: для текста, фона, заливки, акцентов и т.п. Каждый цвет в цветовой схеме автоматически отводится под определенный элемент слайда. Можно выбрать цветовую схему для одного слайда или для всей презентации. Если к презентации применяется шаблон дизайна, на выбор предлагается несколько заранее составленных цветовых схем, закрепленных за этим шаблоном. Это позволяет применять к слайду новые цветовые схемы, гармонирующие с остальными слайдами презентации.

При создании слайда можно выбрать один из 24 имеющихся макетов слайдов. Например, в макете могут быть предусмотрены пустые рамки для заголовка, текста и диаграммы; а могут быть пустые рамки для заголовка и картинки. Форматирование пустых рамок для заголовка и текста соответствует образцу слайдов данной презентации. Пустые рамки можно перемещать, изменять их размер и форматирование, чтобы они отличались от образца слайдов. Также можно изменять макет слайда после его создания. После применения нового макета весь текст и объекты остаются на слайде, но, возможно, их придется упорядочить, чтобы они поместились на нем.

Образец слайдов задает некоторые параметры текста, такие как шрифт, его размер и цвет, цвет фона и некоторые элементы оформления (заливка и стиль маркеров), называемые «текстом образца».

На образце слайдов размещены пустые рамки для текста и колонтитулов (включающих дату, время и номер слайда). Если вид слайдов требуется глобально изменить, не нужно вручную изменять каждый слайд. Следует лишь один раз внести изменения в образец слайдов, и они автоматически отразятся на всех имеющихся слайдах PowerPoint и на слайдах, которые будут добавлены позже. Чтобы изменить форматирование текста, выберите текст в рамке и внесите требуемые изменения. Например, если сменить цвет текста в рамке на синий, цвет текста на имеющихся и новых слайдах будет автоматически изменен на синий.

На образце слайдов можно выполнять следующие действия: добавлять рисунки; изменять фон; изменять размеры пустых рамок; изменять шрифт, его размер и цвет.

Если на каждом слайде должен присутствовать текст или рисунок (например, эмблема компании), поместите его на образец слайдов. На слайдах объекты появляются на тех же местах, что и на образце. Чтобы добавить один и тот же текст на все слайды, добавьте его на образец слайдов, нажав кнопку Надпись на панели инструментов Рисование - не вводите текст в рамки. Вид текста, введенного с помощью кнопки Надпись, не определяется мастером.

2.2.1. Образец титульных слайдов

Если титульные слайды должны выглядеть не так, как другие слайды презентации, их вид можно изменить на образце титульных слайдов. Образец титульных слайдов влияет только на слайды, использующие макет «Титульный слайд». Например, чтобы выделить первый слайд каждого нового раздела презентации, измените формат на образце титульных слайдов и используйте его в слайдах, открывающих каждый новый раздел. Перед изменением образца титульных слайдов следует завершить работу с образцом слайдов, так как все форматирование текста, изменяемое на образце слайдов, также изменяется и на образце титульных слайдов.

Макет «Титульный слайд» следует использовать в слайдах, создаваемых на основе образца титульных слайдов.

2.2.2. Шаблоны и образцы оформления

Каждый шаблон оформления содержит собственный образец слайдов. Элементы образца слайдов формируют дизайн шаблона. Многие шаблоны также имеют отдельный образец титульных слайдов. При применении шаблона оформления к презентации происходит автоматическое обновление стилей текста и графических объектов на образце слайдов, а также принимается одна из цветовых схем нового шаблона оформления. При применении нового шаблона оформления никакие объекты (такие как надписи и рисунки), добавленные на образец слайдов, не удаляются.

При применении нового шаблона оформления, изменении цвета или размера текста образца и изменении цвета фона образца слайдов эти изменения отражаются на всех слайдах. При добавлении рисунка на образец слайдов этот рисунок появляется на каждом слайде. Так же и при изменении образца титульных слайдов изменяются титульные слайды.

При создании уникальных слайдов путем изменения отдельных слайдов эта уникальность сохраняется даже при изменении образца и при применении нового шаблона оформления.

2.2.3. Вставка объекта на все слайды презентации

1. В меню Вид укажите на команду Образец и выберите пункт Образец слайдов.

2. Добавьте объект в образец слайдов.

3. Чтобы вернуться к исходному слайду, на панели инструментов Образец нажмите кнопку Закрыть.

2.3. Использование шаблонов

PowerPoint сопровождается двумя типами шаблонов: шаблонами оформления и шаблонами содержания. Шаблоны оформления содержат определенные стили форматирования и цветовые схемы, которые можно применить к любой презентации, чтобы придать ей определенный вид. Шаблоны содержания включают такое же форматирование и цветовые схемы, как и шаблоны оформления, плюс слайды с текстом на определенные темы. Любые слайды можно изменять в соответствии с потребностями или создавать свои шаблоны на основе имеющейся презентации. Новый шаблон можно добавить в мастер автосодержания; он будет доступен при следующем использовании мастера.

2.3.1. Применение к презентации другого оформления

1. Откройте презентацию, к которой требуется применить другое оформление.

2. На панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Команды и выберите команду Применить шаблон оформления.

3. Найдите и выберите подходящее оформление или презентацию, оформление которой подходит для использования, и нажмите кнопку Применить.

Совет. Также можно воспользоваться шаблонами из дополнительных папок.

2.3.2. Изменение формата пустой презентации, принимаемого по умолчанию

Формат пустой презентации, принимаемый по умолчанию, иногда требуется изменить; например, если всегда используется единая цветовая схема или во все презентации следует включать эмблему организации.

1. Откройте существующую презентацию или создайте новую.

2. Придайте презентации требуемый вид.

3. В меню Файл выберите команду Сохранить как.

4. В списке Тип файла выберите пункт Шаблон презентации.

5. В поле Имя файла введите Новая презентация и нажмите кнопку Сохранить.

Если появится сообщение, нажмите кнопку Да, чтобы заменить имеющуюся новую презентацию.

2.4. Работа цветовых схем

Цветовые схемы являются наборами из восьми гармонично подобранных цветов, которые можно использовать в презентации. Их также можно использовать в диаграммах, таблицах и для перекраски рисунков, добавленных на слайды.

Каждый шаблон оформления содержит несколько цветовых схем. Чтобы сменить схему, выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат, а затем выберите подходящую цветовую схему.

После применения цветовой схемы цвета становятся доступными для всех объектов презентации. Все создаваемые объекты автоматически согласовываются с остальными объектами презентации.

2.4.1. Изменение цветовых схем

Чтобы изменить цвета в цветовой схеме, выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат и перейдите на вкладку Специальная. При изменении цвет также изменяется во всех объектах, использующих его в составе цветовой схемы. Чтобы сохранить изменения в новой схеме, нажмите кнопку Добавить как стандартную схему.

Иногда для выделения отдельных фрагментов или слайдов презентации (таких как слайды с новыми предложениями или слайд повести дня) может потребоваться использование другой цветовой схемы. Для использования другой цветовой схемы выделите в режиме сортировщика слайды, которые требуется изменить, и выберите команду Цветовая схема слайда в меню Формат. На вкладке Стандартная выберите цветовую схему и нажмите кнопку Применить.

2.4.2. Использование цветов, не входящих в цветовую схему

Использовать можно также и цвета, не входящие в цветовую схему. При использовании другого цвета он автоматически добавляется во все меню цветов — для текста, теней, маркеров, фона и линий.

Добавленные цвета отображаются под восемью цветами цветовой схемы. Добавить и вывести можно до восьми цветов. При добавлении более восьми цветов новые цвета будут заменять старые.

Цвета, добавляемые в меню цветов, остаются даже при изменении цветовой схемы. Так же и текст или объект, окрашенные этими цветами, остаются без изменений. Например, если нарисовать знак остановки и окрасить его в красный цвет, отсутствующий в цветовой схеме, а затем изменить цветовую схему, знак остановки останется красным. Это удобно, если часто требуется использовать уникальные цвета, отсутствующие в цветовой схеме.

2.4.3. Создание цветовой схемы

1. В меню Формат выберите команду Цветовая схема слайда и перейдите на вкладку Стандартная.

2. Выберите наиболее подходящую цветовую схему и перейдите на вкладку Специальная.

3. В группе Цвета схемы выберите цвет, который следует изменить, и нажмите кнопку Изменить цвет.

4. На вкладке Стандартная выберите цвет из палитры или создайте свой оттенок цвета на вкладке Специальная.

5. В цветовой палитре Стандартная выберите подходящий цвет и нажмите кнопку OK. В цветовой палитре Специальная выберите подходящий цвет, перетаскивая курсор в виде креста, затем настройте яркость с помощью полосы прокрутки и нажмите кнопку OK.

6. Повторите описанные действия для каждого цвета, подлежащего изменению.

7. Чтобы сохранить цветовую схему вместе с презентацией, нажмите кнопку Добавить как стандартную схему.

8. Чтобы применить новый цвет только к текущему слайду, нажмите кнопку Применить. Чтобы применить цвет ко всем слайдам презентации, нажмите кнопку Применить ко всем.

2.5. Режимы PowerPoint

В PowerPoint для удобства работы над презентациями существуют разные режимы. Два основных режима, используемые в PowerPoint - обычный режим и режим сортировщика слайдов. Для быстрого переключения режимов служат кнопки в левом нижнем углу окна PowerPoint.

2.5.1. Обычный режим

В обычном режиме отображаются три области: область структуры, область слайда и область заметок. Эти области позволяют одновременно работать над всеми аспектами презентации. Размеры областей можно изменять, перетаскивая их границы.

Область структуры. Область структуры служит для организации и развертывания содержимого презентации. В ней можно вводить текст презентации и приводить в порядок пункты списка, абзацы и слайды.

Область слайда. В области слайда отображается текст каждого слайда с учетом форматирования. На отдельные слайды можно добавлять рисунки, фильмы, звуки, анимацию и гиперссылки.

Область заметок. Область заметок служит для добавления заметок докладчика или сведений для аудитории. Если в заметках должен быть рисунок, добавлять заметки следует в режиме страниц заметок.

Эти три области также присутствуют при сохранении презентации как Web-страницы. Единственное отличие состоит в том, область структуры отображается как содержание, позволяющее перемещаться по презентации.

2.5.2. Режим сортировщика слайдов

В режиме сортировщика слайдов на экране в миниатюре отображаются сразу все слайды презентации. Это упрощает добавление, удаление и перемещение слайдов, задание времени показа слайдов и выбор способов смены слайдов. Кроме того, можно просматривать анимацию на нескольких слайдах, выделив требуемые слайды и выбрав команду Просмотр анимации в меню Показ слайдов.

При создании презентации в любой момент можно запустить показ слайдов и просмотреть презентацию, нажав кнопку Показ слайдов.

2.6. Работа со слайдами

Создание слайда:

1. В меню Вставка выберите команду Новый слайд.

2. Просмотрите макеты с помощью полосы прокрутки и выберите подходящий.

Копирование слайда из одной презентации в другую:

1. Откройте слайд, после которого требуется вставить другой слайд.

2. В меню Вставка выберите команду Слайды из файлов.

3. Найдите и выберите презентацию, из которой требуется скопировать слайд.

4. Нажмите кнопку Показать.

5. Выберите один или несколько слайдов, которые требуется скопировать, и нажмите кнопку Вставить. Чтобы скопировать презентацию полностью, нажмите кнопку Вставить все.

Дублирование слайдов в пределах презентации:

1. Выберите слайды, которые требуется дублировать.

2. В меню Вставка выберите команду Дублировать слайд.

Совет. Слайды также можно дублировать нажатием комбинации клавиш CTRL+SHIFT+D.

Удаление слайда:

1. Выберите слайд, который требуется удалить.

2. В меню Правка выберите команду Удалить слайд.

Совет. Чтобы удалить несколько слайдов одновременно, переключитесь в режим сортировщика слайдов. Выберите слайды, удерживая нажатой клавишу CTRL, и выполните команду Удалить слайд.

Вставка рисунка:

В PowerPoint можно добавить картинку или рисунок из коллекции клипов, либо рисунок или сканированную фотографию из другого приложения или папки.

Добавление собственного графического объекта в коллекцию клипов:

1. Используя кнопки панели инструментов Рисование, нарисуйте требуемый объект.

2. Выберите нарисованный графический объект.

3. Выберите в меню Правка команду Копировать.

4. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить картинку. В коллекции клипов выберите категорию, в которую требуется добавить графический объект.

5. Нажмите в коллекции клипов кнопку Вставить.

6. В ответ на запрос введите имя объекта.

Примечание. При вставке из коллекции клипов картинки, являющейся графическим объектом Microsoft Office, в приложение, поддерживающее инструменты рисования Office (например, в Microsoft Word или Microsoft Excel), вставленная картинка будет являться графическим объектом Office. При вставке из коллекции клипов картинки, являющейся графическим объектом Microsoft Office, в приложение, не поддерживающее инструменты рисования Office, картинка будет являться метафайлом Windows.