Механизм и автоматизация делопроизводственного труда

Основными способами совершенствования работы служб документационного обеспечения является механизация и автоматизация делопроизводственных процессов. Механизация и автоматизация позволяет черновую, творческую часть работы управленческого персонала и работников делопроизводственных служб передавать техническим средствам, снижая трудозатраты на подготовку и повышая качество их оформления.

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, принято именовать оргтехникой.

В соответствии с назначением все технические средства можно разделить на пять групп:

¾ средства для составления документов;

¾ копировальная и множительная техника;

¾ средства обработки документов;

¾ средства хранения, поиска и передачи документов;

¾ техника управленческой связи.

Для составления документов используются способы:

- рукописные;

- машинописные (пишущие машинки, портативные, механические, электрические, с речевым вводом информации, видеотерминальные устройства);

- диктофонная техника и электронная аппаратура.

Копировально-множительная техника занимает все большее место в делопроизводстве. Среди многообразных способов копирования (термокопирование, светокопирование, микрофильмирование, др.) наибольшее распространение получил способ электрофотографирования. Известны отечественные ротационные аппараты типа Р, зарубежные японского производства ЕП-870 и др. Производительность их до 60 копий в минуту.

Для хранения, поиска, передачи документов используют факсимильную связь. Особенное значение для повышения эффективности работы административно-управленческого персонала приобретает применение средств вычислительной техники — персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ).

Электронная техника стала реальной Необходимостью при решении задачи документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

¾ документирование;

¾ организация работы с документами.

При документировании, т. е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки.

Клавиатура ПЭВМ, предназначенная для набора текста, подобна клавиатуре пишущей машинки. Все, что набирается на клавиатуре, появляется на экране дисплея в том месте, где находится курсор.

ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанной текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.'

В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, ведь в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Согласно определению, предложенному фирмой XEROX, документ — это совокупность информации, доступная человеческому восприятию.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, Word for Windows и др.

При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т. д.

У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества. Рассмотрим основные преимущества работы с программами, функционирующими под управлением оболочки Windows.

Одним из основных преимуществ оболочки Windows является ее многозадачность, т. е. возможность работать с несколькими программами одновременно или выполнять сразу несколько процессов (в DOS, для того чтобы запустить новую программу или начать новый процесс, сначала надо закончить предыдущий). Например, открыты две программы: NC и MS Word, переключиться между которыми можно либо путем нажатия комбинации клавиш [Alt+Tab], либо путем одинарного щелчка по соответствующей кнопке в строке главного меню.

Второе преимущество Windows-программ заключается в том, что они предоставляют пользователю неизмеримо больший спектр воз­можностей, чем это делают аналогичные DOS-программы. Особенно это касается разного рода текстовых и графических редакторов, электронных таблиц, программ обработки баз данных и т.п. продуктов.

Основными программами в Windows являются программы с текстовым редактором MS DOS, электронные таблицы MS Excel, информационно-правовая система «Кодекс» и бухгалтерские.

Отметим, что DOS-программы могут работать в среде Windows как приложения, но не наоборот.