Стандартизация в делопроизводстве

Организация производства и его управление характерны повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда возможность и необходимость унификации и стандартизации в делопроизводстве.

Суть стандартизации заключается в разработке и возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований, принятых в установленном порядке для многократного их применения в делопроизводстве.

Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

– безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

– технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

– качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии, единства измерений;

– экономии всех видов ресурсов;

– безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

– обороноспособности и мобилизации готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

– государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ), применяемые в установленном порядке международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

− ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

− ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

− ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;

− ГОСТ 6.10-5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;

− ГОСТ 6.106-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец:

− ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации;

− ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

− ГОСТ 14487-К3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистрации первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Проектирование и использование бланков определяется помимо ранее названных ГОСТов на унифицированные системы документации: техническими стандартами на форматы бумаги – ГОСТ 9327-60, ее качество – ГОСТ 6861-73, шага письма, т.е. размера букв и пробелом между ними печатающих устройств (2,6 мм – шаг письма, 4,25 мм – межстрочный интервал – ГОСТ 8274-78).