Функции ОУП

Для успешной работы в рамках предприятия, ОУП с первого дня своей работы должен выполнять следующие функции:

· Содействие сокращению продолжительности циклов выполнения проектов — для реализации данной функции сотрудникам ОУП наибольшую пользу дает применение системного подхода, который должен быть нацелен на изучение и устранение ограничений, связанных с одновременным успешным выполнением множества проектов и устранением ограничений по отдельным проектам путем изменения подходов к оценке проектов;

· Содействие правильному выбору состава одновременно выполняемых проектов — эффективный ОУП создает условия для комплексного и взаимосвязанного протекания в организации процессов стратегического планирования и управления проектами, помогает руководству обеспечить сбалансированность портфеля проектов;

· Организация и поддержание информационного обеспечения руководства данными о состоянии основных портфелей предприятия — ОУП с самого начала своего существования должен стать источником ценной информации о состоянии портфелей проектов, ресурсов, активов и стратегических целей для руководителей;

· Отслеживание хода выполнения проектов и представление отчетов руководству — высокоэффективный ОУП должен иметь возможность предоставлять точную и своевременную информацию в доступной форме руководителям;

· Наставничество — квалифицированные специалисты по управлению проектами, входящие в состав ОУП должны пользоваться доверием и наладить коммуникации с исполнителями проектов на любом уровне;

· Инструменты управления — входящие в состав ОУП технические специалисты по применению средств и методов управления проектами, являются персоналом справочного бюро ОУП;

· Справочное бюро — ОУП должен иметь возможность быстро и грамотно отвечать на любые вопросы о проектах и ходе их выполнения;

· Методология — задачей эффективного ОУП является экспертиза, пропаганда и поощрение применения методов управления проектами на предприятии без принуждения.

· Корректирующие действия — ОУП должен осуществлять корректирующие действия по организации работ в масштабах всего предприятия для исключения любых оценок и измерений, служащих причинами увеличения сроков выполнения работ.

· Содействие Совету по управлению проектами — ОУП должен следить за сбалансированностью состава Совета управления проектами, в котором должны быть представлены в равной степени представители производственных и рыночных подразделений предприятия, должен создать методику установления приоритетов проектов, чтобы помочь руководству формировать потрфель максимально соответствующий стратегическим целям организации. В обязанности ОУП также входит доведение до всех исполнителей решений руководства, принятых на собраниях.

· Установление приоритетов для проектов, включенных в портфель предприятия — от ОУП требуется создание единого подхода, позволяющего каждому подразделению предприятия понимать принципы ранжирования проектов по уровню важности.

· Оказание помощи в реализации проектов, вызывающих опасения — ОУП должен провести полный анализ такого проекта с целью выявления глубинных причин проблем, возникших при реализации проекта и обеспечить их решение. Задачей эффективного ОУП является предупреждение возникновения подобных ситуаций.

· Подготовка руководителей проектов — ОУП должен играть ведущую роль в создании стандартизированной, высоко квалифицированной стратегии организации в обучении и подготовке кадров руководителей и исполнителей проектов.

· Маркетинг и коммуникация — Эффективный ОУП должен уметь постоянно и осмысленно общаться со всеми потребителями его услуг;

· Архивы — ОУП должен обеспечить хранение архива всех проектов организации в одном месте.