Деловое совещание

форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Само существование группы обусловливает возникновение определенной психологической напряженности ее членов, вследствие чего актуализируются индивидуальные механизмы психологической защиты. В группах, существующих продолжительное время, уровень напряженности устанавливается достаточно стабильный. В группах, неоднородных по своему составу, установление стабильного уровня затруднено, что усиливает действие защитных механизмов.

При подготовке и проведении делового совещания следует помнить, что особенности группового поведения (от распределения ролей в группе до группового давления) будут оказывать серьезное влияние на характер межличностного взаимодействия его участников.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Это своеобразный форум по выработке ключевых решений и способ координации активности людей и подразделений. Совещание – средство управления, и, как любое средство достижения желаемого результата, оно должно быть использовано надлежащим образом. Неудачное совещание может вызвать материальные и психологические потери в результате принятия неадекватных решений.

Успех совещания зависит от тщательного планирования таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения. Уже на этапе планирования учет особенностей группового поведения становится важным. Решая вопрос, стоит ли созывать совещание, полезно иметь в виду следующее. Опыт показывает, что при решении проблем группу следует использовать в тех случаях, когда:

· проблема является скорее сложной, чем простой, и невелика вероятность того, что один человек будет обладать всей информацией, необходимой для решения;

• разумно разделить ответственность за решение этой проблемы;
• желателен не один, а несколько вариантов решения проблемы;
• полезна проверка различных взглядов;
• руководитель стремится утвердить демократический стиль управления или хочет заручиться доверием подчиненных;
• членам группы необходимо лучше узнать друг друга.

Взаимодействие в любой организованной группе – процесс направляемый. К деловым совещания это относится в полной мере. Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников таким образом, чтобы они были включены в обсуждение поставленных вопросов и стремились к их решению. Для достижения этой цели руководитель должен осуществить ряд действий, учитывающих особенности группового поведения. В их числе:

• обеспечение начала работы совещания в точно назначенное время, представление участников, объявление повестки дня и изложение предмета и цели совещания;
• четкое и понятное всем присутствующим изложение выдвинутой на обсуждение проблемы, постановка вопросов, выделение основных моментов, способствующих возникновению на совещании творческой дискуссии;
• фиксация всех высказываний, выявляющих трудности и препятствия и указывающих пути их преодоления;
• экономия времени;
• корректное прерывание выступлений, повторяющих уже изложенные факты, а также носящих нерациональный, пространный, противоречивый и поверхностный характер или лишенных конкретности;
• периодические обобщения уже достигнутого, четкая формулировка задач, которые еще предстоит решить, немедленное выяснение всех недоразумений, возникающих между участниками совещания;
• подведение итогов совещания, определение вытекающих из него задач, указание лиц, ответственных за их выполнение, благодарность сотрудникам за участие в работе совещания.

НАУЧНЫЕ ИДЕИ ОТЕЧЕСТВЕННЫХ ИССЛЕДОВАТЕЛЕЙ

Интересное наблюдение действия группового фактора приводится в небольшой, но информативно емкой работе Л. Д. Тюличевой. Анализируя психологию отечественных менеджеров в период смены форм собственности, автор ставит вопрос о причинах стремления к обогащению без прироста общественного богатства, которое демонстрируют руководители очень многих российских предприятий и организаций. Реализация личных экономических интересов стала настолько доминировать в деятельности управленцев, что пришла в резкое противоречие с общественными функциями этой социальной группы – добиваться благополучия подчиненных им организаций. Самонаграждение руководителя благополучной организации оскорбляет чувство справедливости подчиненных, возмущает акционеров, ухудшает психологический климат внутри предприятия, наносит урон его имиджу. Самонаграждение руководителя организации, сворачивающей производство, теряющей потребителей, поставщиков, кадры, – вопиющий факт с точки зрения хозяйственной этики.

Среди причин утверждения в сознании руководителей установки на обогащение любой ценой автор, в частности, выделяет ролевую идентификацию управленцев. Высшие менеджеры представляют собой ролевые модели. Если ты достиг определенных ступеней в служебной иерархии, то изволь соответствовать ожиданиям окружающих, как бы это ни было трудно с психологической точки зрения. Одним из важнейших факторов, определяющих стратегию поведения менеджера, является выбор им референтной группы. Недовольство персонала предприятия потому мало меняет поведение руководителя, что подчиненные не являются для него ни нормативной, ни компаративистской группами соотнесения. Для «номенклатуры» такими группами традиционно являлись представители либо того же уровня служебной иерархии, либо высших, но реально достижимых уровней. Это во многом определяло уровень их притязаний на долю того, что еще недавно называлось общенародной собственностью. Имущественное расслоение группы менеджеров шло невиданными темпами, баснословные состояния особенно удачливых формировались на глазах у всех – все это вместе взятое держало директорский корпус в состоянии постоянной неудовлетворенности своим имущественным положением и темпами его изменения.

(См. Тюличева Л. Д. Кризис экономической психологии менеджеров в период

смены форм собственности // Гуманитарные науки. – 1998. – № 3~4.)

Организационная среда формирует определенные ожидания и относительно эмоционального поведения людей. В деловых отношениях стороны предпочитают контролировать свои эмоции. Демонстрируемая экспрессия носит подчеркнуто деловой характер, а ту, что проявляется непроизвольно, партнеры стараются не замечать. В целом отношение к эмоциям в деловой среде носит, как правило, объясняющий характер. В деловых контактах люди гораздо снисходительнее к эмоциональным проявлениям друг друга. Резкость слов и жестов, повышенный голос – все это направлено на привлечение внимания к сути сказанного и, как правило, именно так и воспринимается, если в процессе делового разговора собеседники не переходят к выяснению личных отношений.

Разумеется, особенности поведения человека при деловом контакте не остаются вне нашего внимания. Наблюдая их проявление, мы выносим суждения и оценки, касающиеся личности собеседника. Увязывая в единое целое цепь поступков, высказываний, демонстрируемых и сдерживаемых эмоций, мы как-то понимаем и объясняем для себя внутренний мир другого человека: его мотивы, нравственную позицию, способности и возможности. Все это влияет на наше отношение к нему, вызывая симпатию или антипатию. Испытывая взаимный интерес или симпатию, люди часто переходят от делового к дружескому общению, поначалу включая в круг обсуждаемых вопросов темы, выходящие за пределы совместной цели. Потребность в эмоциональных отношениях с другими людьми, желание быть понятым и понять другого делают человека наблюдательным в отношении различных проявлений чувств собеседника.