Не откладывайте в долгий ящик

Привычка откладывать работу на потом съедает, наверное, больше времени, чем, что бы то ни было. Если вы страдаете этим пороком, принцип Сделайте это сейчас же поможет вам определить, где он проявляется в вашей работе, и затем избавиться от него. Большинство людей удивительно изобретательны, почти гениальны в изыскании причин отложить дело на потом. «У меня нет времени» — самое распространенное объяснение. «Кажется, они сказали, что сегодня их не будет, так что я не буду им звонить», «Это дело займет целую вечность, так что я лучше дождусь свободного дня, чтобы начать его», «Это не столь важно». Перечень причин, по которым дело может быть отложено, бесконечен.

Я предлагаю такой подход: «Проявляй столько же изобретательности, чтобы сделать дела сразу же, сколько ты ее проявляешь, чтобы отложить их». Пусть Мэри сегодня нет. Кто еще может дать вам информацию? Ее помощник? Где еще можно получить эту информацию? Кому можно перепоручить это задание? Как можно выполнить эту работу? Не правда ли, все дело в том, чтобы, взяв это письмо, эту папку, этот отчет из лотка «Входящие документы», переложить их в лоток «Исходящие документы» и никогда больше к этому не возвращаться? На это, а не на поиски оправданий отсрочки должны быть направлены ваши усилия.

Пусть это звучит банально, но эту горькую пилюлю надо проглотить: слишком часто вы не делаете что-то лишь потому, что вы это не делаете. Однако вы можете изменить эту вредную тенденцию, если начнете сейчас — прямо сейчас — учиться, как избавиться от привычки откладывать дела на потом и как увеличить продуктивность работы. Как? Есть восемь способов преодоления этой привычки. Они окажут вам неизмеримую помощь.

1. Делай за один раз. Сортировка бумаг, лежащих на столе, на более и менее срочные — дело обычное. Если вы относитесь к типу «сортировщиков бумаг», вы вовсе не в одиночестве. Я знаю одну даму, которая проделывает это регулярно. Первое перебирание бумаг она называет «чтением для ознакомления». Во второй раз она их прочитывает, откладывая в сторону те, которыми можно «заняться позже». Надо заметить, что эта дама блестяще окончила престижный университет и занимает ответственную должность в бизнесе! Взяв на вооружение принцип Сделайте это сейчас же, она могла бы сразу почувствовать непосредственные преимущества программы ОПД: Делайте это сейчас же и делайте все с первого раза.

Бесполезно перечитывать бумаги, заваливающие ваш стол, или электронную почту просто так, ничего не предпринимая. Читая в первый раз письмо с претензиями клиента, вы уже знаете, что надо предпринять. Читая его дважды, вы удваиваете время работы с ним, а ответ на письмо еще не готов. Ответьте на письмо после первого прочтения, Сделайте это сейчас же — и вы сэкономите время, успокоите клиента и выполните задание, которое в другой раз может отвлечь вас от более важных дел.

2. Уясните себе, чего вы хотите. Как-то один клиент рассказал мне, что с ним произошло, когда он возвращался на машине домой в конце дня. Проезжая мимо заправки, он подумал: «Мне нужна запасная покрышка. Недавно у меня спустило колесо, а я так и не купил запаску». Дальше по пути он увидел аптеку и подумал: «Витамин С. Нам нужен витамин С. Близится зима, и он может понадобиться от простуды». Проезжая мимо супермаркета, он подумал: «Жена просила меня купить хлеб. Да ну, обойдемся». По приезде домой он почувствовал страшную усталость. Он пожаловался мне, что даже тяжело дышал. Ему пришлось выпить, чтобы успокоиться. «Куда ни глянь, все напоминает о делах, которые не сделаны! » — сетовал он. Подумать только, он ни разу не остановился, чтобы хоть какое-нибудь из дел сделать по пути! Но при этом у него было ощущение, будто он над всем этим потрудился. Он устал от того, что откладывал все эти вещи на потом.

Подумайте, сколько задач и проектов связано с вашей работой. Сто? Двести? Теперь подумайте, сколько задач, невыполненных дел и отдельных пожеланий связано с вашей семьей. Сколько задач и пожеланий, связанных с вашими увлечениями, друзьями, общественными делами, церковью или чем-либо еще, вы можете перечислить? Когда вы подытожите все это, окажется, что только важных дел, которые вы должны сделать, наберется, возможно, от пятисот до тысячи.

Опыт учит нас, что число задач, которыми мы можем заниматься в течение определенного промежутка времени, ограничено. Как это отражается на вашей работе? Воспользуемся примерами с письмом от клиента или с электронной почтой. Вы прочли первую строку: «Пришлите мне, пожалуйста, информацию о новой продукции». Вы тотчас вспоминаете об информации, которую вы должны были послать кому-то еще, но до сих пор не сделали этого. Вы возвращаетесь к письму и читаете дальше: «Не могли бы вы встретиться с моими коллегами, чтобы обсудить один проект? » И снова ваше внимание переключается на другие встречи, которые вы должны были подготовить, но пока не сделали этого. И вновь вы пытаетесь углубиться в задание, которое содержится в письме. Куча несделанных дел не дает вам сосредоточиться на той работе, которая сейчас у вас перед глазами. Вот вам и приоритеты!

Разумеется, установка приоритетов может быть важной частью вашей работы. Но она может также оказаться лучшим оправданием решения не делать что-нибудь. Установка приоритетов означает, что «неважные» дела откладываются на потом и, возможно, вообще не делаются. Из-за того, что многие работы не выполнены вовремя, вы не можете сконцентрировать свое внимание на том, что делаете в настоящий момент, ведь в вашей голове постоянно звучат голоса, напоминающие вам о нерешенных задачах.

Был ли у вас когда-нибудь список предстоящих дел, насчитывающий десять позиций, из которых пять последних долгое время оставались на своих местах? Мы стараемся сконцентрировать внимание на делах первостепенной важности, а менее важные дела проигнорировать. Поэтому мы приписываем им низкий приоритет, хотя все же считаем их важными.

По-моему, дела или должны, или не должны быть сделаны. Если есть четкие сроки, это, конечно, нужно учитывать, но если сделать что-то важно, сделайте это. В противном случае не делайте вообще.

Лучший способ освободиться от перегрузки — избавиться от тех мелочей, которые дают вам ощущение загруженности и отвлекают ваше внимание от основных задач. Займитесь этими малыми, «менее важными» делами. Составьте их перечень, отведите на них немного свободного времени и переделайте их одно за другим. Или примите решение некоторые дела вообще не делать и забудьте о них. А лучше всего — заставьте себя организовать работу в соответствии с идеями, изложенными в этой книге, и, самое главное, не позволяйте нерешенным задачам накапливаться.

Освободившись таким образом, от кучи дел, вы избавитесь от суеты. Вам будет легче сосредоточиться и вы не только сделаете больше дел, но сделаете их лучше и быстрее, чем прежде. Говорят, что Комар как-то сказал:

Настоящая сосредоточенность в чистом виде означает способность сконцентрировать внимание на одном-единственном деле.

Если вам удастся сосредоточиться на том, что вы стараетесь сделать, вы сможете привнести в решение задачи самые важные элементы успеха.

3. Разрешайте проблемы, пока они не разрослись. Набираясь опыта работы, вы начинаете замечать те маленькие красные флажки, которые подсказывают вам, что что-то не так и что, если не начать действовать, будет еще хуже. Возникает вопрос: когда и как реагировать на эти малозаметные сигналы? К сожалению, слишком часто мы под давлением более сложных проблем склонны игнорировать их.

Иногда я указываю на непонятную кучу бумаг на углу какого-нибудь письменного стола. Его хозяин застенчиво признается: «Это куча моих проблем. Я надеюсь, что если прошло столько времени и ничего не случилось, они отпадут сами собой». И время от времени они действительно отпадают.

Вы слышали о законе Мерфи. В Англии его называют содомским: если неприятность может случиться, она случается. Есть королларий этого закона: если возможны десять неприятностей, можете быть уверены, что случится та, которая принесет наибольший ущерб! Быть может, большинство проблем решатся сами собой, если пройдет достаточно времени. Но можете быть уверены: одна проблема — именно та, которой вы страшитесь более всего, — возникнет обязательно. Так не лучше ли не доводить до беды, а вовремя среагировать на знаки ее приближения?

Приучитесь разбираться с такими вещами сразу, и вы будете решать проблемы в зародыше, пока они еще не разрослись, пока их решение не требует массы времени и сил. В итоге у вас останется больше времени для решения важных задач.

4. Старайтесь не отвлекаться на работе. Нередко мне приходится слышать жалобы клиентов на то, что их постоянно отвлекают на работе. Большинство людей признает, что они тратят много сил, чтобы избежать перерывов. Однако эти перерывы рассматриваются как нечто, неподвластное смертным, и считаются причиной всех наших проблем. Как часто вам приходилось слышать или говорить: «Конечно, я бы сделал это, если бы меня постоянно не отрывали! »

Мне вспоминается время, когда я выполнял какую-то работу для одного банка в Люксембурге. Я провел там занятия и затем послал счет. Два месяца спустя деньги получены не были. Тогда я позвонил управляющему и услышал в ответ: «Я только что разобрался с этим, подписал чек и направил его в отдел оплаты счетов». Мы посмеялись над этим, и я решил позвонить в отдел оплаты. Юная леди, к которой я обратился и чисто по-американски спросил: «Где мои деньги? », ответила: «Мне очень жаль, что вы не получили денег. Но я была так занята, объясняя людям, почему им не заплатили, что у меня не было времени оплачивать счета! »

Очень часто, не сделав что-нибудь, люди оправдываются тем, что их отвлекают. Из-за этого они не только создают самим себе лишние трудности, но и вынуждены иметь объяснения с теми, кто зависит от того, сделана ли эта работа. Излишние объяснения отнимают у них массу времени! Я уже не говорю о том, как неприятно объяснять, почему что-то не сделано. Даже если у вас есть весьма уважительная причина и ваш собеседник на другом конце провода симпатичен вам, у вас появляется неприятный привкус во рту, когда вы уже не в первый раз виноватым голосом должны давать объяснения и извиняться.

Если хотите избавиться от перерывов, доводите работу до конца. Тогда у вас останется больше времени для работы, и вы будете тратить его меньше на объяснения, почему вы ее не выполнили. Добейтесь репутации человека, выполняющего работу вовремя, и вас будут меньше отрывать от нее надоедливыми требованиями промежуточных отчетов о положении дел.

Надо иметь в виду, что иногда перерывы бывают уместны. Например, если продажа зависит от получения ответной информации, разумеется, торговые агенты вынуждены ждать. Мы ведем речь о том, что нужно избегать ненужных перерывов и не ухудшать ситуацию созданием предпосылок для новых заминок. Другим положительным следствием избавления от неоправданных перерывов в вашей работе является повышение ее качества за счет возможности сконцентрировать внимание и выполнить больший объем работ за то время, когда вам никто не мешает.

5. Избавьтесь от «хвостов». Если вам приходится иметь дело с непрерывным потоком трудных задач и в то же время у вас накопились невыполненные дела, необходимо обратиться к ним, коль скоро вы хотите держать ход своих работ под контролем. Помните, «хвосты» добавляют работы, избавившись от них, вы снизите свою загрузку в гораздо большей мере, чем может показаться на первый взгляд. Вот пять важнейших шагов на пути избавления от «хвостов»:

1) выявите все недоделки;

2) обозначьте очередность избавления от них;

3) ежедневно выделяйте часть времени на эту работу;

4) определите причину невыполнения каждой задачи в срок;

5) примите меры к устранению этих причин, чтобы предотвратить появление недоделок в будущем.

Подчистив старые «хвосты» и устранив причины их появления, вы будете увереннее смотреть в будущее.

6. Начните работать на будущее, а не на прошлое. На рисунке 1. 1 изображено, о чем вы думаете, когда у вас много дел, не выполненных в прошлом, или старых задач, которые нужно решить. Иксы (ххх) символизируют все задачи, которые должны быть решены. Ваше внимание занято задачами из прошлого. Психологи утверждают, что показателем духовного здоровья личности является сравнительная степень концентрации внимания на задачах прошлого, настоящего и будущего. Работа с задачами настоящего, обращенными в будущее, рассматривается как показатель духовного здоровья. Неудивительно, что мы буквально сходим с ума, когда над нами висит множество недоделок.

Когда ваше внимание обращено в прошлое, вы сосредоточиваетесь на том, что могло бы произойти, на упущенных благоприятных возможностях. Помните, что все, что устремляет вас в будущее, здоровее того, что тянет в прошлое.

Представьте себе, что вы стартуете в настоящем и устремляетесь в будущее, где находится финиш. Если вместо старта в настоящем вы начнете стартовать в прошлом, вам придется пробежать еще добавочный путь до старта! Рисунок 1. 2 иллюстрирует, как мы, выполнив задачи, которые отвлекали наше внимание на прошлое, концентрируемся целиком на настоящем. Это важно, потому что объем нашего внимания ограничен в большей степени, чем мы можем себе представить. А внимание — это самое важное условие понимания сути дела, позволяющее довести его до завершения.

7. Перестаньте нервничать. Конечно, терять время, делать что-то заново, сталкиваться с дополнительными заминками или крупными авралами плохо, но главный вред от откладывания дел заключается в их эмоциональном воздействии на вас.

Почти все стараются отложить неприятные дела на потом. Столкнуться с неприятной задачей и решать ее нелегко, но надо отдавать себе отчет в том, что неприятности от последствий невыполнения этой задачи могут оказаться гораздо хуже, чем те, которые связаны с работой над ней.

Отгородившись от проблемы, большинство людей не просто откладывают ее решение со дня на день, но и постоянно размышляют об этом, глубоко переживают, что задание не выполнено. На переживания уходит гораздо больше времени, чем можно предположить, и это еще больше осложняет принятие действенных мер для завершения работы.

Вспомните некоторые проблемы, с которыми вы сталкивались в прошлом. Помогали ли вам когда-нибудь задержки с решением этих проблем? Нет. Лишь когда вы все-таки начинали что-то делать, проблема сдвигалась с мертвой точки. Если вы сталкиваетесь с крупными проблемами и неприятными задачами и начинаете сразу действовать, они довольно быстро оказываются решенными.

Мне как-то пришлось работать с группой высококвалифицированных, умных молодых специалистов по техническому обслуживанию в крупной датской компании. Я заметил какое-то большое устройство на углу одного из их столов и спросил, что это такое. Один из специалистов ответил: «Это мое упущение. Я взял эту машину в ремонт у клиента месяц назад и до сих пор не отремонтировал». — «Это ужасно! » — сказал я. «Я знаю, — ответил он. — Я много об этом думал, но был настолько занят, что не смог найти времени на ее ремонт. — Потом он добавил: — Вообще-то вы могли бы мне помочь». — «Каким образом? » — спросил я. «Вы могли бы объяснить боссу, насколько я занят», — ответил он.

Однако моя помощь пошла в другом направлении. Я сказал: «Сделайте это сейчас же». — «Я не могу сделать это сейчас, — ответил он. — На два часа у меня назначена встреча, и... » — «Ладно. Просто начните делать это сейчас, и давайте поглядим, что вы успеете», — предложил я.

И он, ворча себе под нос, пошел в мастерскую и занялся ремонтом. Через пятнадцать минут он вернулся. «Нет, — подумал я. — Наверное, там большие сложности». Он посмотрел на меня и сказал: «Все в порядке». — «Сделал? » — спросил я. «Да, сделал, — ответил он. — Но это могло занять дня два».

Разумеется, не всегда нам так везет. Ремонт мог занять два дня. Но как часто с нами случаются такие вещи! Приступив, наконец, к какому-нибудь делу, которое долго откладывали, вы вдруг с удивлением выясняете, что оно оказывается совсем не таким сложным, как вы думали.

Большинство из нас обычно преувеличивает то время, которое должно отнять у нас дело, и то, насколько неприятным оно будет. Мы боимся взяться за него и оттягиваем этот неприятный момент. Тот человек откладывал ремонт стоявшего на его столе аппарата в течение месяца, боясь к нему подступиться. Это дело лежало тяжким грузом на его совести и усложняло отношения с боссом. Вместо того чтобы потратить четверть часа на ремонт, он был вынужден морочить голову боссу своей занятостью. Он просто откладывал дело в долгий ящик, а клиент оставался без аппаратуры в течение месяца.

Вывод один! Надо браться за неприятное дело и делать его сейчас же.

М. Скотт Пек в своей книге «The Road Less Traveled» («Дорога не для каждого») (Simon & Schuster, 1978) назвал выполнение неприятных дел отложенным вознаграждением. Пек ссылается на трудности жизни. Люди, откладывающие неприятные дела в долгий ящик, ожидают немедленной награды. Он пишет:

Отложенное вознаграждение достигается распределением во времени неприятностей и удовольствий таким образом, чтобы умножить удовольствие, сначала пережив неприятность, а затем избавившись от нее. Это самый подходящий образ жизни.

Какую часть вашей работы вы бы хотели выполнять по принципу «сначала худшее»? Использование принципа Сделайте это сейчас же помогает преодолевать отвращение к неприятной работе. Этот принцип поможет вам браться за неприятные дела ради удовольствия от сознания того, что они будут сделаны. Некоторые люди испытывают почти непреодолимую гордость из-за своей способности делать сначала самые неприятные, трудные и сложные дела. Большинство из нас способно повысить свое умение бороться с трудностями. Вспомните, что сказал Марк Твен: «Если вам нужно проглотить двух лягушек, глотайте сначала ту, что побольше, и не смотрите на нее долго». Итак, если вы каждый день имеете возможность определять последовательность ваших дел, выберите самое неприятное и сразу же его сделайте. Мало того, что второе дело по сравнению с первым покажется менее неприятным, решение в первую очередь самой трудной задачи укрепит вашу веру в себя.

8. Поверьте в себя. Д-р Линда Сэпэдин в своей книге «It's about Time» («О времени») (Penguin Books, 1997) пишет:

Откладывая дела в долгий ящик, вы неизбежно снижаете уважение к себе, а это ведет к утрате оптимизма, радостных ощущений и творческой энергии. Людям, которые постоянно откладывают дела и отлынивают от них, становится все труднее не только решать стоящие перед ними задачи, но даже формулировать их.

Не всегда легко заметить, как из-за откладывания дел под разными предлогами подспудно накапливаются отрицательные эмоции. На одном занятии по программе ОПД недавно вышедшая замуж молодая женщина стала громко хохотать, когда об этом зашла речь. На вопрос, что вызвало у нее такую реакцию, она ответила: «Я подумала о гофрированной рубашке моего мужа. Видите ли, я терпеть не могу гладить, особенно эту его рубашку с гофрированной манишкой. Я вытаскиваю из груды белья для глажки все вещи, кроме этой рубашки, и глажу их». На вопрос «Что происходит, когда остается только эта рубашка? » — она ответила: «Да я опять бросаю ее в стиральную машину! Мой муж никак не может понять, куда подевалась его любимая рубашка». С этой привычкой откладывать дела на потом связана масса отрицательных эмоций, что очень сильно влияет на самооценку человека.

Придерживаясь принципа Сделайте это сейчас же, выполняя неприятную работу в первую очередь, решая шаг за шагом сложные задачи, вы избавитесь от тяжелого груза стрессов и забот, связанных с вашей работой. У вас повысится вера в себя и самоуважение. Даже после одного дня исполнения предписаний программы ОПД слушатели курса обрабатывают все бумаги, документы и сообщения, скопившиеся у них на столах, в ящиках с файлами и в их компьютерах. Они с удивлением обнаруживают, что могут сделать за день гораздо больше, чем раньше. Они уже не испытывают угрызений совести. При этом почти всегда они начинают чувствовать себя гораздо лучше.

Знать, когда не надо усердствовать, не менее важно,