В чем сила ОПД

Единственный известный мне метод, благодаря которому люди добиваются своего, заключается в том, чтобы привлечь на свою сторону сейчас же. Я назвал такой подход к работе Сделайте это сейчас же.

Если следовать этому принципу, сейчас же из противника превращается в союзника. Итак, как вы поступите с делами, которые накопились на вашем столе? Вы сделаете их сейчас же.

Это позволит вам четче организовать свою работу, обеспечить контроль за тем, когда, где, как и что вы делаете, а также лучше относиться к себе и своей работе. Неудивительно, что Сделайте это сейчас же — первое правило программы ОПД.

Вам ничего не напоминает такая история? Вы пришли в офис, сели на свое место, глянули на заваленный бумагами стол и взяли одну из них. Это от Мэри. «О, я должен позвонить Мэри», — думаете вы. Исполненный чувства долга, вы заводите папку «Срочные дела» и кладете туда эту бумагу. Затем вы берете другую бумагу — на этот раз письмо, содержащее претензии клиента. Вы думаете: «Я должен ответить на это письмо», — и кладете его в ту же папку. Третья бумага касается вопроса, который должен быть решен с руководством. «Об этом нужно поговорить с боссом», — бормочете вы, и бумага отправляется туда же. Вы берете четвертый лист бумаги: «Это не срочно. Я могу разобраться с этим попозже». Вы заводите новую папку для дел, которые можно выполнить во вторую очередь, и так далее. Покончив с сортировкой бумаг, вы возвращаетесь к папке «Срочные дела», читаете все бумаги заново и теряете, таким образом, время на прочтение каждого документа дважды. В результате вы выполняете двойную работу, удваиваете затраты времени и чего-то не успеваете.

Все это было бы не так страшно, если бы вы возились с каждой бумагой дважды, но некоторые из нас берутся за одну и ту же бумагу трижды, четырежды или даже пять раз, прежде чем что-нибудь предпринимают. Естественно, что, возвращаясь к одному и тому же делу по несколько раз, мы теряем гораздо больше времени, чем, если бы сделали его с первого раза.

Первое правило повышения эффективности работы заключается в следующем:

Если вы взяли бумагу и прочли ее, действуйте сейчас же.

Я не имею в виду те дела, которые нельзя сделать сразу, или те, которые не должны быть сделаны сразу. Я говорю о всех тех делах, которые вы можете и должны сделать, но не делаете. Я говорю о рутинной работе с бумагами и электронной почтой, с которой вы сталкиваетесь ежедневно. Придерживайтесь правила обрабатывать документ после первого прочтения и вы, в конце концов, сэкономите себе массу времени (и избавитесь от бумаг!).

Позвоните Мэри. Немедленно отреагируйте на сообщения электронной почты. Ответьте на претензии клиента. Отреагируйте на сообщения, записанные автоответчиком. Обсудите проблему с боссом. Сделайте это сейчас же. Вас поразит, как мало времени это займет и как хорошо вы себя почувствуете, когда все это будет сделано.

Если вы не собираетесь заниматься бумагами, не листайте их. Если не собираетесь отвечать на записанные телефонные сообщения, не прослушивайте их. Если не намерены отвечать на сообщения электронной почты, не просматривайте их. Не засоряйте свой день делами, которые вы не собираетесь делать. Вместо этого обратитесь к тому, что вы собираетесь делать, и сделайте это сейчас же.