Когда звоните вы.

Прежде всего, в какое время лучше звонить? Если требуется позвонить по внезапно возникшему делу, важному и срочному, звонить нужно немедленно. Если же дело несрочное, то, во-первых, следует помнить, что разрешенное этикетом время для деловых звонков – с 9.00 до 21.00 часа, а, во-вторых, нужно определиться: либо звонить сразу, либо выбрать наилучшее время для звонка, удобное как для вас, так и для абонента.

Важно помнить, что когда вы звоните, вы делаете это в момент, удобный вам, но, возможно, не вашему собеседнику. Не обижайтесь поэтому, если вас попросят перезвонить попозже. Ведь вы, скорее всего, не бросили все свои дела ради этого звонка, и логично поэтому предположить, что тот, кому вы звоните, также может сказать: «Сейчас мне неудобно разговаривать». Если звоните человеку, привычек которого пока не знаете, начните разговор с вежливого вопроса: «У вас сейчас есть время со мной поговорить?».

Вы набрали номер учреждения и услышали на другом конце линии «Алло», «Да», «Слушаю». Это самые распространенные варианты ответа в снятую телефонную трубку. Будучи совершенно одинаковыми по информативности, они различаются по длительности на какие-то доли секунды. Все они безличны, никак не характеризуют того, кто снимает трубку, и в этом отношении равноценны.

Слово «Алло» универсально, оно интернационально. Ведь любой иностранец, приехавший в нашу страну, услышав по телефону родное «Алло», чувствует себя как дома. А «Да» требует перевода – ведь иностранец может и не знать русского языка. И это «Да» часто кажется более сухим, чем тот тон, которым оно произнесено. Иногда в нем слышится даже раздражение. В этом отношении оно не способствует, а даже несколько затрудняет налаживание психологического контакта. Сказать в трубку «Слушаю» - значит, сказать все правильно. Человек объясняет, что он именно делает – слушает. Сказать «Слушаю» более логично, чем «Да». Практически оказывается, что «Слушаю» - русский вариант слова «Алло». Эти слова, пожалуй, эквивалентны.

Некоторые очень занятые люди отвечают, снимая трубку: «У меня для разговора две минуты. Слушаю». Такое начало разговора, а одной стороны, сразу ориентирует собеседника на жесткое ограничение во времени, исключая возможность подробного неспешного вступления, а с другой – никого не обижает, поскольку вызываемый абонент еще не знает, на чей звонок он отвечает. Но, тем не менее, столь необычное начало разговора может показаться некоторым людям излишне резким, они могут даже растеряться.

Случается, что, сняв трубку, человек вместо отзыва вообще молчит. Безусловно, это неэтичный вариант. Или же, сняв трубку, кладет ее на стол, не сказав ни слова, и продолжает заниматься текущими делами. Абонент на том конце провода слышит обрывки разговора, какие-то шумы и реплики, и пребывает в недоумении – надолго ли это и что будет дальше? Поэтому, если в данный момент у вас нет возможности ответить, скажите всего два слова: «Подождите, пожалуйста».

Отзывы «Алло», «Слушаю», «Да» мы называем нейтральными, поскольку они не несут информации о том, кто именно снял трубку и в какой организации. Иной разговор продолжается достаточно долго, пока, наконец, не обнаруживается, что позвонивший попал не туда, куда хотел. Поэтому специалисты рекомендуют в деловой сфере отказаться от нейтральных отзывов, заменив их информативными. Рациональным оказывается соединение в ответе названия организации и фамилии. Даже если этот информативный отзыв заметно длиннее, чем «Алло», это в конечном счете экономит время.

Однако в идеале, прежде, чем начать непосредственный разговор, этика телефонного общения рекомендует всегда называть себя, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу. Наверное, многие из вас ощущали определенную неловкость, начиная телефонный разговор и одновременно лихорадочно листая записную книжку, чтобы отыскать имя и отчество собеседника, назвавшего лишь свою фамилию. Чтобы не ставить в такое же неловкое положение тех, с кем вы взаимодействуете не так уж часто, представляйтесь, называя не только свою фамилию, но также имя и отчество. Это свидетельствует о вашей культуре и задает деловой тон всему разговору.