Средства ведения бухгалтерского учёта

С изменением системы экономических отношений в России резко возросла потребность в автоматизированных системах бухгалтерского учёта. В рамках рыночной экономики предприятия и организации имеют определенную свободу в выборе и формировании учётной политики. При этом учётная политика, как совокупность принятых способов ведения бухгалтерского учёта, включающая в себя способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способов применения счетов бухгалтерского учёта, системы регистров бухгалтерского учёта и других приёмов ведения учета, может существенно отличаться у разных хозяйствующих субъектов даже в общей сфере деятельности.

В настоящее время на рынке пакетов программ автоматизированных систем бухгалтерского учёта (АСБУ) присутствует ряд известных решений, в том числе, серия продуктов фирмы “1С” (“1С:Предприятие” и его компоненты: “1С:Бухгалтерия”, “1С:Торговля и склад” и др.), корпорации “Парус” (“Парус” в различных конфигурациях), компании “Инфо-1” (“Инфо-бухгалтер”), компании “Интеллект-сервис” ( БЭСТ) и др.

По способу построения пакетов программ выделяют:

· системы, построенные на основе единого программного ядра (характерно для “1С:Бухгалтерия”);

· комплексы специализированных программных модулей, интегрированные по данным (характерно для конфигураций “Парус”).

Системы первого типа предполагают наличие главного программного модуля, интегрирующего основные функции обработки данных бухгалтерского учёта. Основой модели является концепция расширенной проводки, в соответствии с которой данные всех или большей части разделов бухгалтерского учёта логически представляются и интерпретируются в виде проводок, имеющих дополнительные реквизиты, позволяющие помимо синтетического учёта реализовывать функции аналитического учёта, включая учёт в натуральных показателях и мультивалютный учёт.

По критерию технологии внедрения и настройки большинство АСБУ относятся к системам прямой алгоритмизации (редко реализуют подход с параметрической алгоритмизацией), в которых алгоритмы решения частных задач должны быть запрограммированы на специализированном языке. Для этого АСБУ оснащается набором инструментальных средств, позволяющих осуществлять модификацию (перенастройку) системы непосредственно в процессе ее эксплуатации. Как правило, такие программы представляют собой интегрированные системы, работающие в едином интерфейсе с единой базой данных без явного разделения труда учётных работников по участкам бухгалтерского учёта, что позволяет настаивать систему в соответствии с требованиями конкретного предприятия или отрасли.

Такой подход реализован, в частности, в программных продуктах “1С: Предприятие” фирмы “1С”. В них встроены мощные инструментальные средства, потенциально позволяющие автоматизировать решение любой учётной задачи. При этом в комплект поставки, как правило, входят готовые унифицированные настройки для автоматизации отдельных участков, бухгалтерский учёт на которых не имеет отраслевой специфики. Для решения специальных (частных) задач программные продукты должны быть индивидуально настроены либо самими пользователями, либо партнёрами производителей этих программ. Нередко такие настройки являются самостоятельными программными продуктами. В последние годы программы автоматизированного бухгалтерского учёта фирмы “1С” получили наибольшее распространение в хозрасчётных организациях в целом по России.

Система программ “1С: Предприятие” в типовом наборе представляет собой объединение трёх компонент (отдельных программ): “1С: Бухгалтерия”, “1С: Зарплата и кадры”, “1С: Торговля и склад” (на практике во многих случаях используются различные сочетания компонент).

“1С: Бухгалтерия” - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учёта. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности. “1С:Бухгалтерия” предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учёта:

· произвольная структура кода счёта даёт возможность использовать длинные коды счетов (субсчетов) и вести многоуровневые планы счетов с большим уровнем вложенности;

· возможность работы с несколькими планами счетов позволяет вести учёт в нескольких системах учёта (например, российской и международной системе GAAP);

· “1С:Бухгалтерия” содержит встроенные механизмы ведения количественного и валютного учёта;

· на любом счёте можно вести многомерный (до пяти разных разрезов) и многоуровневый (до 10-ти уровней вложенности) аналитический учёт;

· “1С:Бухгалтерия” поддерживает ведение консолидированного учёта, поэтому может применяться в централизованных бухгалтериях.

Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учёта:

· операции по банку и кассе;

· учёт валютных операций;

· основные средства и нематериальные активы;

· материалы и МБП;

· товары и услуги;

· взаиморасчёты с организациями;

· расчёты с подотчётными лицами;

· расчёт заработной платы;

· расчёты с бюджетом и др.

Типовая конфигурация “1С: Бухгалтерии” соответствует принятой в настоящий момент методологии бухгалтерского учета. Предусмотрен как ручной ввод бухгалтерских операций, так и работа “от документа” с автоматическим формированием проводок по различным разделам учета. В комплект поставки включено более 30 форм отчетности в налоговые органы и внебюджетные фонды. Программа поставляется с типовой конфигурацией, предназначенной для учета в хозрасчетных организациях. Для ведения учета в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, предназначена поставляемая отдельно конфигурация “Бухгалтерия для бюджетных организаций”. Для ведения учета в войсковых частях и организациях Минобороны, состоящих на бюджете, предназначена конфигурация “Войсковая часть”. “1С: Бухгалтерия” может также использоваться с другими (специально созданными) конфигурациями, учитывающими различные особенности учета.

“1С: Бухгалтерия” представляет собой “1С: Предприятие” с компонентой “Бухгалтерский учет” и типовой конфигурацией. Компонента “Бухгалтерский учет” может быть использована для реализации практически любой схемы бухгалтерского учета.

Программа “1С:Зарплата и Кадры” предназначена для автоматизации расчета заработной платы и ведения кадрового учета на предприятиях различных типов финансирования и форм собственности. Программа позволяет:

· автоматизировать расчет заработной платы по любым видам начислений и удержаний;

· организовать кадровый учет сотрудников;

· регистрировать служебные перемещения;

· получать статистические справки по кадровому составу;

· формировать отчеты для предоставления в различные контролирующие органы и др.

Типовая конфигурация, поставляемая с программой, может быть использована как для простейшего расчета зарплаты на небольшом предприятии, так и для автоматизации предприятий со сложной системой оплаты персонала.

Программа “1С:3арплата и Кадры” представляет собой “1С:Предприятие” с компонентой “Расчет” и типовой конфигурацией “Зарплата + Кадры”, реализующей расчет заработной платы и учет персонала. Компонента “Расчет” может быть также использована для автоматизации учета квартплаты, учета акций, расчета дивидендов и других сложных периодических расчетов.

Программа“1С:Торговля и Склад” предназначена для учета любых видов торговых операций. Программа способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов. Программа позволяет:

· вести раздельный управленческий и финансовый учет;

· вести учет складских операций;

· оформлять закупку и продажу товаров;

· отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами, резервировать товары и контролировать оплату;

· вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации;

· формировать необходимые первичные документы, счета-фактуры, книги продаж и покупок и др.

Благодаря гибкости и настраиваемости, программа может адаптироваться к особенностям торгового и складского учета конкретной организации. “1С:Торговля и склад” представляет собой компоненту “Оперативный учет” системы “1С:Предприятие” с типовой конфигурацией для автоматизации складского учета и торговли. Компонента “Оперативный учет” предназначена для учета наличия и движения материальных и денежных средств. Области применения компоненты: автоматизация торговли, складской учет, учет материальных ценностей, учет в сфере обслуживания и др.

Комплексная конфигурация“Бухгалтерия + Торговля + Склад + Зарплата + Кадры”. В поставку входят три компоненты “1С:Предприятие”, объединенные в одну программу и работающие с единой конфигурацией. Сохраняя все возможности программ системы, эта конфигурация обеспечивает интегрированное ведение учета: единую систему нормативно-справочной информации, автоматическое отражение торгово-складских операций и расчета зарплаты в бухгалтерском учете, финансовый учет по нескольким юридическим лицам, консолидированный управленческий учет.

В программный продукт также входят отдельные конфигурации, реализующие автоматизацию бухгалтерского учета (типовая конфигурация), оперативного торгового учета (конфигурация “Торговля + Склад”), расчет зарплаты и кадровый учет (конфигурация “Зарплата + Кадры”).

Любые компоненты “1С:Предприятие” могут использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами. При совместном использовании компоненты “1С:Предприятие” не только работают с общими данными в одной информационной базе, но и полностью объединяют свою функциональность. Пользователь работает, фактически, с единой системой, комплексно отражающей хозяйственную деятельность предприятия с использованием возможностей установленных компонент.

“1С:Предприятие” обеспечивает ряд средств администрирования системы: авторизацию и контроль прав пользователей; ограничение прав на различные функции по категориям; монитор работы пользователей для просмотра списка работающих пользователей и истории их работы.

В комплект поставки входит диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) текущего выпуска, а также бесплатная трехмесячная подписка на ИТС. В состав диска ИТС входят:

· рекомендации пользователям по эффективному использованию возможностей программ системы “1С:Предприятие” и заложенной в них методологии учета, информация об особенностях различных режимов работы, методики конфигурирования, дополнительные формы документов и отчеты, материалы по интеграции “1С:Предприятия” с программными комплексами других фирм и др.;

· актуальные типовые формы бухгалтерской отчетности, ежеквартально выпускаемые фирмой “1С” в соответствии с инструкциями МНС и Минфина РФ;

· новые релизы (версии) программ и конфигураций системы “1С:Предприятие”.

· учебные и методические материалы по эксплуатации, настройке и конфигурированию системы, подготовленные сотрудниками фирмы “1С”, аудиторами и специалистами Финансовой академии при Правительстве РФ;

· ответы линии консультаций “1С” на типовые вопросы пользователей о способах ведения учета и нюансах настройки программ на предприятиях различного масштаба и профиля;

· ежеквартальные практические рекомендации известных аудиторов по ведению учета и составлению отчетности;

· консультации по актуальным вопросам учета для профессиональных бухгалтеров и аудиторов от журнала “Бухгалтерский учет” и газеты “Экономика и жизнь”;

· оперативная информационно-методическая поддержка по материалам международного еженедельника “Финансовая газета”;

· система правовой поддержки, интегрированная с программами семейства “1С:Предприятие”. Раздел правовой поддержки составляется компанией “Гарант-Сервис”, ежемесячно обновляется и содержит нормативную базу данных по бухучету и налогообложению, налоговый календарь, справочник бухгалтера, курсы валют и др.

В стоимость оплаты при покупке программного продукта фирмы “1С” входят также услуги продавца по установке (инсталляции) этого продукта на компьютерах покупателя, элементарный курс обучения (2-3 часа) правилам работы с продуктом, а также получение покупателем у продавца периодических обновлений (релизов) продукта.

Конфигурация“Производство + Услуги + Бухгалтерия” предназначена для автоматизации небольших предприятий, основным видом деятельности которых является производство продукции, выполнение работ или оказание услуг, а также торговля покупными товарами в качестве сопутствующей деятельности. Конфигурация позволяет вести:

· учет производства продукции, работ и услуг:

· оперативный управленческий учет производства продукции, выполнения работ и оказания услуг с высокой степенью детализации;

· учет складских запасов, движения материалов, товаров и готовой продукции; выпуска готовой продукции;

· партионный учет стоимости материалов и товаров и стоимости готовой продукции, списание по методам LIFO, FIFO “по средней”;

· расчет себестоимости готовой продукции и оказанных услуг и другие возможности и др.;

· бухгалтерский учет практически по всем разделам учета:

· учет основных средств и нематериальных активов, МБП, операций по банку и кассе;

· взаиморасчеты с организациями, дебиторами, кредиторами;

· расчеты с подотчетными лицами, учет начисления и выплаты заработной платы;

· расчеты с бюджетом и др.

Для использования конфигурации требуется установка компонент “Оперативный учет” и “Бухгалтерский учет” или продуктов, содержащих комплексную конфигурацию.

Основным программным продуктом фирмы “1С” является семейство программ “1С: Предприятие 7.7”, ориентированных на создание и поддержку массовых прикладных решений различного масштаба, совместимых с различными, популярными современными операционными системами (в конце 2002 г. представлена ознакомительная версия новой технологической платформы “1С: Предприятие 8.0”).

В настоящее время фирма “1С” поддерживает две версии программ для автоматизированного бухгалтерского учёта на компьютерах с операционной системой MS-DOS: “Бухгалтерия” 5.0 и “Бухгалтерия” 2.0 (конфигурация ПРОФИ обладает большими функциональными возможностями); имеется как однопользовательская, так и многопользовательская (сетевая) версии программ. Кроме того, поддерживается более ранняя версия “Бухгалтерия” 6.0 для среды ОС Windows, не входящая в состав “1С: Предприятие”.

В каталоге программных продуктов фирмы “1С” присутствует ряд других самостоятельных программных продуктов, разработанных на базе системы программ “1С:Предприятие”, в том числе, “1С:Платёжные документы”, “1С:Налогоплательщик”, “1С:Аспект” и др.

Программа “1С:Платежные документы” предназначена для формирования, учета и вывода на печать первичных документов: платежных поручений, счетов-фактур, приходных и расходных кассовых ордеров, счетов, накладных, доверенностей, авансовых отчетов, а также платежных требований, требований-поручений, заявлений на аккредитив и инкассовых поручений.

Программ “1С:Налогоплательщик” предназначена для реализации норм Закона “О подоходном налоге с физических лиц” в части предоставления данных на магнитных носителях в государственные налоговые инспекции.

Программа “1С:Аспект”содержит все необходимое для торгового учета на предприятиях оптовой и мелкооптовой торговли. Программа может также использоваться для ведения торгового учета на малых предприятиях, применяющих упрощенную схему налогообложения. Реализованы основные торговые операции, возможность оформления всех необходимых документов, ведение раздельного оперативного учета по проектам, партионный учет и другие возможности.

При разработке программных продуктов фирмы “1С”серьезное внимание уделяется расширению возможностей встроенных конфигураторов. Они позволяют создавать для различных категорий пользователей индивидуальные интерфейсы, включающие пункты меню, панели инструментов, функциональные клавиши. Такой интерфейс обеспечивает быстрый доступ к режимам и функциям программы, которые необходимы пользователям в соответствии с кругом их обязанностей; возможности конфигуратора позволяют настроить внешний вид программы под практически любые требования пользователей. При конфигурировании системы все основные действия по описанию структуры информационной базы (документов, справочников, планов счетов и других объектов) и определению их свойств выполняются визуальными средствами. Для проектирования форм ввода и просмотра информации используется редактор диалогов. Редактор табличных документов позволяет создавать печатные формы документов и отчетов любой сложности с использованием широких оформительских возможностей: шрифтов, рамок, цветов, рисунков, встроенных объектов. Имеется возможность размещать в отчетах различные диаграммы. Для описания специфических алгоритмов поведения объектов используется предметно-ориентированный встроенный язык. Для упрощения написания алгоритмов на встроенном языке в “1С:Предприятие” предусмотрены различные вспомогательные инструменты. При необходимости изменения в коды программ могут вноситься как на английском языке, так и на русском.

Франчайзинговая сеть фирмы “1С” осуществляет торговлю программными продуктами фирмы “1С” (и её совместными разработками с другими фирмами, например, с фирмой “Рарус”), поддержку (обновления, консультации), доработку конфигураций в соответствии с пожеланиями покупателей, обучение по различным целевым программам и др.

Краткие сведения о программных продуктах для автоматизации бухгалтерского учёта и финансово-хозяйственной деятельности предприятий от различных разработчиков можно найти, в частности, в журнале “Бухгалтер и компьютер”.

Средства подготовки бизнес-планов

Project Expert является профессиональной прикладной программой, предназначенной для решения задач управления. Project Expert – это мощное средство моделирования, которое делает возможным анализ группы проектов и создание с ее помощью бизнес-планов (под бизнес-процессом принято понимать совокупность одной или более связанных между собой процедур или операций, которые совместно реализуют некую бизнес-задачу организации, как правило, в рамках его структуры). Программа также помогает изучать влияние внешних факторов на процесс реализации финансовых планов и осуществлять оперативный контроль за ходом выполнения проектов.

Последняя версия программы - Project Expert 7 - позволяет описать внутреннюю структуру компании и определить финансовые результаты деятельности каждого подразделения. Реализована возможность учета происхождения любого вида издержек и расчета себестоимости отдельного продукта. Группу проектов компании можно анализировать совместно. Статистический анализ позволяет определить устойчивость проекта при воздействии вероятностных факторов. Имеются удобные средства для работы с различными вариантами проекта, анализ по схеме “Что-Если” позволяет разрабатывать сценарии при изменяемых значениях параметров и оценивать их эффективность. Результаты анализа наглядно отображаются различными типами графиков, в том числе, объемными, способными поворачиваться в трех измерениях. Программа реализована на 32-разрядной системной платформе, позволяющей эффективно использовать потенциальные возможности компьютеров.

Финансовое моделирование на основе программы Project Expert обеспечивает следующие возможности:

· построение имитационной модели для воспроизведения деятельности компании и, в том числе, при принятии решений по использованию денежных средств. Построение модели предполагает описание всех существенных особенностей предполагаемого для реализации на практике сценария. Условия, от которых зависит ход сценария, определяются как параметры программы. Изменяя параметры, можно наблюдать, к каким последствиям приводят те или иные решения или изменения внешних факторов;

· анализ денежных потоков. Программа, как инструмент финансового анализа выполняет две основные функции:

- преобразует описание деятельности предприятия с языка пользователя в формализованное описание денежных потоков;

- вычисляет показатели, по которым можно судить о результативность принятого решения;

· разработку бизнес-плана с использованием общепринятого стандарта, определяющего содержание и форму представления предложений о финансировании. Важнейшим результатом применения программы Project Expert для разработки инвестиционного проекта является создание бизнес-плана, удовлетворяющего стандартам UNIDO;

· формирование финансовой отчетности для государственных учреждений и акционеров компании, по которой можно определить состояние компании в любой момент времени.

Программа Project Expert построена в виде набора функциональных блоков, к важнейшим из которых относятся:

· блок моделирования, содержащий модули, позволяющие смоделировать текущее состояние компании, налоговый режим, сценарии инфляции, методы бухгалтерского учета, планы по использованию трудовых ресурсов. В блоке можно сформировать перечень продукции и услуг, осуществить формирование вновь созданных активов, а также разнообразных схем поступлений и выплат денежных средств, а также осуществить ряд других операций;

· блок генерации финансовых документов, обеспечивающий автоматическое формирование следующих финансовых форм (имеется возможность создания финансовых отчетов произвольной формы):

- прогноз движения денежных средств;

- отчет о прибылях и убытках;

- балансовая ведомость;

- отчет об использовании прибыли;

- отчет о финансовых результатах подразделений компании;

· блок анализа, содержащий:

- модуль расчета стандартных финансовых показателей;

- модуль анализа чувствительности;

- модуль анализа эффективности проекта по отношению к различным его участникам (банкам, инвесторам и др.);

- модуль вариантного анализа;

- модуль статистического анализа;

· блок группирования проектов,позволяющий сформировать суммарный план группы проектов (суммарный отчет о движении денежных средств) и рассчитать основные показатели эффективности инвестиций для группы проектов;

· блок контроля процесса реализации проекта, позволяющий определить соответствие между планируемым и фактическим объемами продаж, между планируемыми и фактическими затратами на постоянные издержки, между планируемой и фактически полученной суммы прибыли и другое, содержащий:

· модуль ввода актуальных данных о реализации проекта, позволяющий описать фактические денежные поступления и выплаты;

· модуль подготовки отчетов;

· генератор отчетов, включающий в себя:

- модуль редактирования и генерации бизнес-плана (позволяет построить безупречно оформленный документ);

- модуль построения графиков и диаграмм;

- модуль печати (позволяет вывести на принтер и передать в текстовый редактор WORD отчетные документы).

Основное меню окна программы (состав меню может изменяться во время работы с некоторыми модулями) содержит следующие пункты:

· Проект – в немсгруппированы команды, обеспечивающие работу с файлами (“Создать новый проект”, “Открыть проект”, “Сохранить как…”, “Отправить…“ и др.), и печать отчетов;

· Обмен, содержащий команды, запускающие процедуры экспорта и импорта данных в проект (“Библиотеки”, “Audit Expert…” и др.);

· Результаты,открывающий доступ к командам, обеспечивающим просмотр результатов отчетов (“Детализация результатов”, “Таблицы пользователя” и др.);

· Окно, содержащий команды, определяющие параметры размещения экранных форм программы;

· Справка, обеспечивающий доступ к командам для работы со справочными материалами и к странице технической поддержки на специализированном Web–сервере.

Данные, подготовленные в других приложениях, в формате текстовых или dbf-файлов, могут вводиться в наборы данных программы Project Expert с помощью процедуры импорта. В свою очередь, Project Expert может экспортировать данные в текстовые файлы или dbf-файлов.

В целом использование программы Project Expert при построении финансовой модели компании позволяет решить следующие задачи:

· разработать детальный финансовый план и определить потребность в денежных средствах на перспективу;

· определить схему финансирования предприятия, оценить возможность и эффективность привлечения денежных средств из различных источников;

· разработать план развития предприятия или реализации инвестиционного проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование ресурсов;

· воспроизвести различные сценарии развития предприятия;

· сформировать стандартные финансовые документы, рассчитать наиболее распространенные финансовые показатели, провести анализ эффективности текущей и перспективной деятельности предприятия;

· подготовить безупречно оформленный бизнес-план инвестиционного проекта, полностью соответствующий международным требованиям (с возможностью оформления на русском и нескольких европейских языках).

Программа Project Expert является мощным средством моделирования, с помощью которого финансовый менеджер может увидеть свою компанию именно в той проекции, которая необходима для принятия единственно верного решения. Для инвестора эта программа даст реальную оценку эффективности вложений и поможет взвесить все аргументы “за” и “против”. Для тех же, кто делает первые шаги в управления финансами, Project Expert может стать хорошим тренажером.