Требования к документации

Общие положения

Документация системы менеджмента качества должна включать:

а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;

б) руководство по качеству;

в) документированные процедуры, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008;

г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;

д) записи, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (раздел стандарта 4.2.4).

Пример иерархии документации СМК представлен на рисунке 9.5

На первом уровне иерархии документации представлены Политика и цели в области качества, а также Руководство по качеству, документ описывающий реализацию требований ГОСТ Р ИСО 9001-2008 в организации. Руководство по качеству также называют справочником по

Рисунок 9.2 – Сеть процессов СМК СибГТУ

Рисунок 9.3 – Сеть процессов деревообрабатывающего предприятия

Рисунок 9.4 – Организационная структура управления организацией

качеству. В общем виде Руководство отвечает на вопросы «Что делает организация?», «Кто за это отвечает?». Этим документом, в основном пользуется высшее руководство и потребители. На втором уровне находятся обязательные документируемые процедуры, требуемые ГОСТ Р ИСО 9001-2008, к ним относятся следующие:

управление документацией,

управление записями,

управление несоответствующей продукцией,

внутренний аудит,

корректирующие действия,

предупреждающие действия (две последних могут быть объединены).

Организация, по мере необходимости, разрабатывает также и дополнительные документированные процедуры, например, «Управление проектированием», «Закупки» и другие. Документированные процедуры предназначены, прежде всего, для руководителей структурных подразделений. Документированные процедуры описывают порядок действия и, в основном, отвечают на вопросы «Кто, что, когда, где?»

Рисунок 9.5 – Иерархия документации системы менеджмента качества организации

На третьем уровне расположены методики, инструкции, стандарты организации, дополнительные документированные процедуры (например, управление оборудованием, закупки и другие). Эти документы предназначены, в основном, для исполнителей (работников), они, прежде всего, отвечают на вопрос «как?» Пятый уровень представлен записями – свидетельствами о выполнении действий. Нижний, базовый уровень – это нормативная документация (ГОСТы, ГОСТ Р, СНИПы и другие).

Там, где в стандарте встречается термин «документированная процедура», это означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии.

Документированная процедура представляет собой утвержденный документ, который описывает то, как организация выполняет какие-либо действия, например проектирование, управление документацией, внутренние аудиты и другие.

Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться от другой в зависимости от:

а) размера организации и вида деятельности;

б) сложности и взаимодействия процессов;

в) компетенции персонала.

Термин «документ» применяется в стандарте для обозначения спо­собов представления информации, которая требуется руководителю и его подчи­ненным для выполнения действий в рамках деятельности организации. Для обозначения носителей этой инфор­мации можно использовать любые подходящие термины. К числу некоторых общепринятых терминов относятся:

- рабочие методики, рабочие процедуры, рабочие инструкции;

- оперативные методики, процедуры, инструкции.

Каждая методика должна устанавливать, кто, что, где, когда, зачем и как делает. Она не должна представлять собой перечень благих пожеланий того, что хотелось бы иметь в вашем бизнесе, но точно и ясно отра­жать реальное состояние дел.

Документация может быть в любой форме и на любом носителе. Например, методики могут быть представлены в лю­бом виде и существенно отличаться друг от друга. Они могут существо­вать в виде отдельных формализованных документов, спецификаций на чертежах или указаний в руководствах по эксплуатации оборудования. Они могут быть представлены в графической форме, в виде видеофильма, модели или образца.

Зачастую простой ряд картинок способен изложить желаемые требования более точно, неже­ли их пространное и детальное описание. Выбор того или иного способа представления методик целиком вхо­дит в компетенцию организации.