Структура и состав службы контроллинга

Контрόлера нельзя отождествлять с контролéром. Контролéр выполняет рутинные функции из проверки того, что состоялась раньше, его работа направлена на проверку минувших событий. Контрόлер – специалист по разработке систем контроллинга и обеспечение функционирования этой системы в отдаленной перспективе, поэтому его работа нестандартна, требует широты кругозора, стратегического мышления, видение взаимосвязей между экономическими показателями, явлениями и процессами, требует аналитических способностей и умения синтезировать разрозненные факты, наблюдение, выявление тенденций в разной среде.

В службе контроллинга, состоящей из 3—4 сотрудников (контроллеров), у каждого есть свои должностные обязанности, и в то же время должен соблюдаться командный принцип работы, когда какое-то крупное аналитическое задание со­трудники службы контроллинга выполняют все вместе, по­могая друг другу.

Опыт внедрения контроллинга на ряде крупных российских предприятий показывает, что рациональным является следую­щий состав службы контроллинга:

• начальник службы контроллинга;

• контроллер-куратор цехов;

• контроллер-специалист по управленческому учету;

• контроллер-специалист по информационным системам.

Начальник службы контроллинга — наиболее квалифициро­ванный специалист с достаточным опытом работы на предпри­ятии, который "изнутри" знает, как организованы бухгалтерия и плановый отдел на предприятии. Начальник службы контрол­линга должен знать бухгалтерский учет и разбираться в техно­логических вопросах работы своего предприятия. Для данной должности, возможно, подойдет заместитель главного бухгалте­ра или начальника планового отдела, а также кто-либо из эко­номистов предприятия. Начальник службы контроллинга несет ответственность за выходящие документы, аналитические рас­четы и прогнозы перед своим непосредственным начальником — заместителем директора по экономике (финансовым дирек­тором), а также перед генеральным директором. Такое положение предъявляет повышенные требования к квалификации и интел­лектуальным возможностям начальника службы контроллинга.

Контроллер-куратор цехов — квалифицированный специа­лист, знакомый с организацией работы и проблемами всех це­хов предприятия, понимающий суть работы и технологические аспекты работы каждого цеха. Если предприятие очень крупное и цехов много (больше 10), то на эту должность требуются два че­ловека, которые разделят между собой цеха по группам (например, один возьмет цеха основного производства, другой — вспомога­тельного).

Обязанности контроллера-куратора цехов:

• разработка форм сбора аналитической информации по цехам предприятия;

• сбор аналитической (плановой и фактической) информа­ции от цехов (центров ответственности);

• обработка и анализ полученных данных, разработка нор­мативов затрат по цехам и поддержание их актуальности;

• расчет аналитических показателей работы цехов и пред­приятия в целом;

• прогнозирование выручки, затрат и прибыли с помощью методики контроллинга;

• анализ отклонений фактических данных от плановых, выявление причин отклонения и установление виновных;

• составление аналитических отчетов для заместителя ге­нерального директора по экономике (финансового ди­ректора);

• экспертиза управленческих решений, связанных с затра­тами курируемых цехов.

На эту должность целесообразно приглашать экономистов цехов (можно молодых), экономистов планово-экономического отдела, бухгалтерии, финансового отдела, службы сбыта. Здесь решающую роль играют активность и желание работать.

Контроллер-специалист по управленческому учету — специа­лист, способный к аналитическому мышлению, владеющий теорией и инструментами контроллинга, обладающий высоким уровнем эрудиции.

Если объемы обрабатываемой информации в службе контрол­линга велики, то создается должность контроллера-специалиста по управленческому учету, в чьи обязанности входит работа с бухгал­терией в плане получения аналитических данных из учетных реги­стров. Основным требованием, предъявляемым к такому специа­листу, является теоретическое и практическое знание бухгалтер­ского учета на предприятии, знание особенностей и недостатков чучёта на данном конкретном предприятии.

Обязанности контроллера-специалиста по управленческому учету:

• разработка процедур передачи данных из бухгалтерии в службу контроллинга;

• контроль за сбором и анализом фактической учетной информации в службе контроллинга;

• разработка предложений по оптимизации учетного про­цесса в бухгалтерии с позиции аналитической службы;

• экономическая экспертиза управленческих решений.

Возможно, что во избежание раздувания штата службы кон­троллинга на первом этапе ее существования начальник служ­бы контроллинга сможет лично курировать работу с бухгалте­рией и решать вопросы передачи данных для анализа в службу контроллинга, но если объем работы на данном участке крити­чески велик, а выполнение обязанностей начальника службы контроллинга не позволяет ему решать эту проблему лично, следует подобрать кандидатуру специалиста по управленческо­му учету.

Контроллер-специалист по информационным системам — ква­лифицированный специалист из отдела автоматизации, деталь­но знающий документооборот на предприятии и способный поставить задачу автоматизации контроллинговой работы.

Сбор аналитической информации должен быть максималь­но автоматизирован, чтобы избежать искажений, ошибок и злоупотреблений. Поскольку алгоритм сбора информации и формы отчетности в службе контроллинга свои, специфиче­ские, то целесообразно иметь в штате специалиста, который будет отвечать за автоматизацию контроллинговой работы, за то, чтобы в процессе автоматизации, которую ведет отдел авто­матизации, учитывались потребности службы контроллинга. Существующий на предприятии отдел автоматизации, как пра­вило, занимается автоматизацией "вообще" и руководствуется запросами отдельных финансово-экономических служб (чаще всего бухгалтерии) вместо того, чтобы решать интегрированную задачу создания информационной среды работы предприятия. Контроллер-специалист по информационным системам должен решать свою задачу автоматизации в масштабе предприятия и координировать решение своей задачи с задачами автоматиза­ции других служб.

Обязанности контроллера - специалиста по информационным системам:

• оценка целесообразности автоматизации контроллинго­вой работы на отдельных этапах;

• оценка вариантов и предложений отдела автоматизации по автоматизации контроллинговой работы;

• расчеты и обоснование затрат на автоматизацию кон­троллинговой работы;

• разработка форм для автоматизированного сбора инфор­мации;

• оптимизация документооборота на предприятии;

• координация работы отдела автоматизации в области ав­томатизации контроллинговой работы;

• оценка качества функционирования существующих сис­тем автоматизации финансово-хозяйственной деятельно­сти предприятия и выработка предложения по улучше­нию работы этих систем.