Кто чаще всего врывается в вашу жизнь?

Может быть это - Наименее Значительные Лица? Вам стоит это выяснить. Если перерывы в вашей работе, вызываемые внешним вмешательством, создают вам серьезные трудности, то постарайтесь вести учет звонков и посетителей.

Майкл Летчер рассказал мне случай, который произошел с двумя его хорошими знакомыми.

После одного из семинаров руководитель компании мистер Джексон решил вести такой учет в течение недели. Он записы­вал имена тех, кто его отвлекал от дел и по какой причине, а за­тем отмечал, были ли у него заранее намечены беседы и встречи с этими расхитителями времени. Результаты учета подтвердили

справедливость правила 80/20. Восемьдесят процентов вмеша­тельств в его дела осуществляли 20 процентов посетителей и те­лефонных собеседников.

Наибольший урон нанесли два человека: его помощник и дру­гой подчиненный. Такая активность вполне поддается регулиро­ванию, и я вам покажу, каким образом это можно делать. Но даже если у вашего начальника есть привычка вызывать вас утром в свой кабинет и уничтожать тщательно подготовленный вами план действий, неожиданно давая вам задание, выполнение которого займет большую часть дня, вам не стоит совершать харакири.

Попробуйте испытать на практике следующие идеи. Поста­райтесь тактично убедить вашего начальника в том, что гораздо лучше будет не только для вас, но и для него, если вы будете за­ранее знать о его заданиях. В этом случае вы сможете более реа­листично оценивать ваши возможности и планировать свой день. Возможно, что ваш начальник (или клиент) придает неоправдан­но большое значение делам, которые можно сделать не в спешке, а в порядке очередности. Вам следует подумать и о том, не явля­ется ли привычка начальника сваливать на вас неожиданные за­дания результатом того, что вы сами его приучили к такому по­ведению. Если это так, то постарайтесь сделать себя трудно уло­вимым или попытайтесь перепоручить другим исполнение этих заданий. Аналогичным образом следует действовать и в отноше­нии чрезмерно требовательного покупателя.

Проблемы мистера Джексона были легко разрешимы. В про­шлом у помощника была привычка врываться в кабинет мистера Джексона как на пожар, как только возникала какая-либо про­блема. Теперь мистер Джексон вместе с помощником составил расписание, которое предусматривало три посещения начальни­ка в течение дня: в 9.30,13.30 и 15.30.

Помощник мистера Джексона должен был накапливать все возникавшие проблемы к этому времени, за исключением чрез­вычайных ситуаций. Лишь в том случае, когда помощник был твердо убежден, что дело не требует отлагательства, он позволял себе внеочередной визит к мистеру Джексону.

С другим подчиненным дело было посложнее. Служащий по фамилии Андерсен не чувствовал уверенности в себе. Для того, чтобы он выполнял свои обязанности, ему надо было постоянно говорить, что он все делает правильно. Он постоянно отвлекал вам лучше всего отвечать на все телефонные звонки и принимать всех посетителей. Но если вы выполняете две роли, при этом од­на из них связана с общением, а другая - с обдумыванием про­блем наедине, то вам надо каким-то образом уравновесить тре­бования этих двух ролей таким образом, чтобы ваше общение не мешало вашим размышлениям.

Пример моего бухгалтера Чарльза Бина в этом случае очень показателен и я хочу навести его. Чарльз имел свою фирму, ко­торая занималась бухгалтерским обслуживанием клиентов.

Хотя мистер Бин постоянно твердил себе, что ему надо сосре­доточиться над разработкой новой системы учета, он всякий раз беседовал с посетителем, даже если визит был связан с малозна­чительным вопросом, который мог легко разрешить любой его подчиненный. Мистер Бин знал, что пересмотр системы учета - это важное и нужное дело "А-1", и каждый вечер по дороге до­мой он огорчался из-за того, что мало продвинулся в своей рабо­те. Он винил в этом задержки, вызываемые посетителями и те­лефонными звонками. На самом же деле мистер Бин неадекватно реагировал на эти помехи.

Иногда он сам их провоцировал, иногда же у него вызывали раздражение даже важные встречи и звонки. Если ему звонил очень важный клиент, мистер Бин не думал: "Это мне звонит моя работа". Вместо этого он злился и заявлял: "Я так вообще ничего не смогу сделать!"

Вместо того чтобы найти разумный компромисс между двумя ролями, мистер Бин метался между ними, мешая нормальному выполнению и той, и другой роли.