Состав прикладного программного обеспечения компьютерных информационных технологий

Применительно к области секретарского обслуживания при­кладные программные средства информационных технологий клас­сифицируются следующим образом (рис. 7.4):

Рис. 7.4. Структура прикладного программного обеспечения информационных технологий

— системы подготовки текстовых документов;

— системы обработки финансово-экономической информации;

— системы управления базами данных;

— личные информационные системы;

— системы подготовки презентаций;

— экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

— системы интеллектуального проектирования и совершен­ствования систем управления;

— прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления управленческих документов и различных информа­ционных материалов текстового характера. Они включают в себя:

— текстовые редакторы;

— текстовые процессоры;

— настольные издательские системы.

Текстовые редакторы представляют собой программы, с помо­щью которых создаются и модифицируются файлы с текстом. Они позволяют выполнять над содержимым файла операции редакти­рования (вставку, удаление, перемещение, копирование, поиск и замену фрагментов текста). Файлы, созданные с помощью тексто­вых редакторов, содержат только символы с кодами, значение Ко­торых меньше 32, т. е. не содержат символов, интерпретируемых многими периферийными устройствами как управляющие (ис­ключение составляют символы возврата каретки и новой строки, означающие конец текстовой строки).

В силу этого обстоятельства текстовые редакторы совместимы друг с другом, т. е. файл, подготовленный с помощью одного редак­тора, может быть обработан другим. За достаточно длительный пери­од применения ЭВМ для обработки текстов (последние 30—35 лет) было создано большое количество программ этого класса, первона­чально используемых для создания текстов программ на языках высокого уровня. Это и предопределило их нынешнее положение, когда текстовые редакторы используются не как самостоятельные программы, а как встроенные компоненты систем программирова­ния и командно-файловых процессоров.

Текстовые процессоры существенно расширяют возможности редакторов текста, добавляя к их возможностям реализацию опе­раций форматирования (разнообразное шрифтовое оформление, оформление абзацев и страниц, разбиение на разделы и страницы, оформление сносок и колонтитулов, формирование различных ин­дексов и т. п.), что позволяет готовить документы, удовлетворяю­щие всем требованиям соответствующих стандартов. Такие воз­можности текстовых процессоров привели к тому, что в файлах, помимо собственно содержательного текста, появились управляю­щие символы и их комбинации, интерпретация которых и обес­печивает указанное разнообразие оформления документов. Как следствие текстовые процессоры несовместимы друг с другом, по­скольку используют различные по составу и смыслу наборы управ­ляющих символов. Современные текстовые процессоры обладают возможностями преобразования содержимого файлов для наибо­лее распространенных форматов хранения, что частично снимает проблему совместимости.

Настольные издательские системы представляют собой про­граммные комплексы, предназначенные для профессиональной подготовки документов на уровне, характерном для полиграфической продукции. К возможностям текстовых процессоров в них добавлены операции произвольной верстки текстовых фрагментов и обработки графических материалов.

Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризую­щих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и составления соответствующих управленче­ских документов и информационно-аналитических материалов. Они включают в себя:

— универсальные табличные процессоры;

— специализированные бухгалтерские программы;

— специализированные банковские программы (внутрибанков­ские и межбанковские расчеты);

— специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для со­здания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема. По выполняемым функциям СУБД в наибольшей степени отвечают потребностям деятельности секретарского обслужива­ния и обеспечивают такие функции информационных технологий, как упорядочение, хранение, поиск и выдача данных.

Личные информационные системы предназначены для инфор­мационного обслуживания рабочего места управленческого работ­ника и по существу выполняют функции секретаря. Они, в частно­сти, позволяют осуществлять:

— планирование личного врёмени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступле­нии запланированных мероприятий;

— ведение персональных или иных картотек с возможностью автоматической выборки необходимой информации;

— соединение по телефонным линиям с ведением журнала те­лефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;

— ведение персональных информационных блокнотов для хра­нения разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квали­фицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подго­товки презентаций характерно подключение к традиционным графике и тексту таких форм информации, как видео- и аудиоин­формация, что позволяет говорить о реализации гипермедиа- технологий как технологий, обеспечивающих реализацию функ­ций представления и выдачи данных.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на ос­нове применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта. Как таковые они не отно­сятся к сфере собственно секрётарского обслуживания, но, будучи непосредственно инструментом выработки и принятия управлен­ческих решений, функционируют в соответствующей среде, со­здаваемой информационными технологиями, и могут включать в себя компоненты вышеперечисленных программных средств.

Системы интеллектуального проектирования и совершен­ствования управления предназначены для использования так на­зываемых CASE-технологий (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организацион­ного управления.