Соблюдаем регламент!

Известно, что древние греки могли беспрерывно слушать и произносить речи, продолжительность которых составляла до 6 часов. Но в наш информационный век каждый настолько дорожит временем и объёмом собственной памяти и внимания, что произносить длинные речи – это значит не уважать права других людей. Поэтому в публичном выступлении важно соблюдать регламент – время, устанавливаемое на собрании, конференции и т. п. для выступления каждого участника. Доклад обычно занимает до 20 мин., сообщение – до 10, речь на митинге длится около 8 мин., приветственное слово – 5 мин. Превышение регламента раздражает слушателей, в этом случае ведущий мероприятия часто прерывает говорящего. Вспомните, как надоедает всем долгая история, рассказанная в виде тоста!

Чтобы уложиться в отведённое время, следует рассчитать объём подготавливаемого текста из расчёта 1 лист формата А4, напечатанный с одинарным интервалом 14-м шрифтом – 2,5 минуты звучания при нормальном темпе (100 – 120 слов в минуту).

Продолжительные выступления не могут быть целиком охвачены вниманием. Где-то к 15-ой минуте с момента начала выступление внимание рассеивается. Если вам хочется, чтобы вас слушали и слышали, то стоит позаботиться о том, чтобы слушатели расслабились именно в те минуты, которые кратны 15: в эти минуты их внимание наиболее рассеянно. Покажите фрагмент видеозаписи, расскажите историю, используйте юмор. После незначительной паузы, заполненной приятным восприятием легкого материала, слушатели будут снова готовы размышлять о серьезном.

Иногда слушатели просят выступающего пораньше завершить речь, мотивируя это объективными причинами. В таких случаях лучше пойти им навстречу или хотя бы договориться о менее продолжительном сокращении выступления. Если же этого не сделать, то раздраженные люди все равно не будут хорошо воспринимать сказанное.

Чтобы уложиться в отведённое для выступление время, некоторые преувеличивают темп речи. Этого делать не следует, так как слушатели не понимают речь, произносимую скороговоркой.

Если вы ведёте совещание, то его время надо рассчитать так, чтобы всем присутствующим была дана возможность высказаться. Это следует учитывать при обсуждении регламента совещания. Обычно на совещании не произносят длинных речей, а объёмную информацию раздают участникам совещания для ознакомления в печатном виде заранее. Если вы ведёте дебаты, то должны помнить, что ваша задача – строго следить за соблюдением регламента, не позволять ни секунды больше, чем определено, говорить ни одному участнику мероприятия.

Сэкономить время и передать больше информации вы сможете, если подкрепите свои слова наглядными материалами. И тут неоценимую помощь окажут не только презентации, но и раздаточные материалы. При планировании выступления обязательно учитывайте время, которое нужно будет потратить для ответов на вопросы.